Die Beauftragung eines Inkassobüros umfasst fünf Schritte: Zuerst senden Sie selbst eine Zahlungserinnerung, dann eine formelle Zahlungsaufforderung mit einer 14-tägigen Frist (für Verbraucher verpflichtend), anschließend wählen Sie ein seriöses Inkassobüro, reichen die erforderlichen Unterlagen ein und – falls der außergerichtliche Weg scheitert – leiten Sie ein Gerichtsverfahren ein. Klingt einfach. In der Praxis wird der erste Schritt jedoch oft viel zu lange hinausgezögert, einfach weil man keine Lust hat, sich damit auseinanderzusetzen.
Piet, der Stuckateur – unser lokaler Unternehmer – hatte einmal einen Kunden, der 9.000 € nicht zahlte. Drei Monate lang E-Mails, zwei Mahnungen, ein Anruf, auf den der Kunde nicht reagierte. Als er schließlich ein Inkassobüro einschaltete, waren 80 % des Falls bereits durch rechtzeitiges und konsequentes Handeln geklärt. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass sich das von selbst regelt. In diesem Artikel: die Schritt-für-Schritt-Anleitung, wann Sie handeln sollten, was es kostet und was Sie auf keinen Fall tun sollten.
Die Kurzfassung: So beauftragen Sie ein Inkassobüro in 5 Schritten
- Senden Sie eine freundliche, schriftliche Zahlungserinnerung mit einer neuen Zahlungsfrist von 14 Tagen. Keine Inkassogebühren, kein Ärger.
- Senden Sie ein formelles Mahnschreiben (das sogenannte „14-Tage-Schreiben“). Für Verbraucher ist dies zwingend erforderlich, bevor Sie Inkassokosten erheben dürfen – Sie müssen den geschuldeten Betrag, die Frist und die andernfalls anfallenden Inkassokosten angeben.
- Beauftragen Sie ein Inkassobüro. Reichen Sie die Vereinbarung, die Rechnung(en) und den Schriftverkehr ein. Das Inkassobüro versendet ein formelles Mahnschreiben, tätigt Telefonate und regelt die Angelegenheit außergerichtlich.
- Zahlt der Schuldner weiterhin nicht, kann über einen Anwalt eine Vorladung ausgestellt werden – dies ist die gerichtliche Phase.
- das Verfahren gewonnen, kommt ein Gerichtsvollzieher zum Einsatz, der die Vollstreckung durchführt: Beschlagnahme, Verkauf und sonstige Vollstreckungsmaßnahmen.
Für Einzelheiten zum Verfahren siehe das Inkassoverfahren und, für den außergerichtlichen Teil, siehe das außergerichtliche Inkassoverfahren.
Schritt 1: Freundlich beginnen – die Erinnerung
Eine unbezahlte Rechnung ist selten böswillig gemeint. Häufiger liegt es an Nachlässigkeit, einem überlasteten Sachbearbeiter oder einem Kunden, der seine Ansprüche zu hoch ansetzt. In der Praxis genügt in den allermeisten Fällen eine erste, freundliche, schriftliche Mahnung mit einer neuen Zahlungsfrist.
Inhalt: Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliches Fälligkeitsdatum, neue Zahlungsfrist (oft 14 Tage) und ein höflicher Ton. Vorsicht mit dem Begriff „Zahlung auf Rechnung“ – das ist kein Rechtsbegriff und gibt Ihrem Schuldner Anlass zum Streit. Lesen Sie die Zahlungserinnerung als ersten Schritt.
Schritt 2: die Erinnerung (14-Tage-Brief)
Reagiert Ihr Kunde nicht? Dann senden Sie ein formelles Mahnschreiben. Für Verbraucher ist dies verpflichtend: Artikel 6:96 Absatz 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches schreibt vor, dass Sie ein formelles Mahnschreiben mit einer Mindestzahlungsfrist von 14 Tagen versenden und darin die Inkassokosten angeben müssen, die dem Verbraucher bei Nichtzahlung innerhalb dieser Frist entstehen. Ohne dieses Schreiben dürfen Sie die Inkassokosten später nicht weitergeben.
Die detaillierten Regelungen finden Sie im Gesetz über Inkassokosten (WIK) und in unserem Artikel zur Berechnung von Inkassokosten. Für Geschäftskunden ist diese 14-tägige Frist nicht zwingend vorgeschrieben, es empfiehlt sich jedoch, eine angemessene Frist einzuräumen.
Schritt 3: Beauftragen Sie ein Inkassobüro
Hat Ihr Schuldner immer noch nicht gezahlt? Dann ist es Zeit, entschieden zu handeln. Ein Inkassobüro übernimmt den Prozess: Mahnschreiben, telefonische Kontaktaufnahme, gegebenenfalls eine Zahlungsvereinbarung und die Einleitung rechtlicher Schritte zur Zahlungsaufforderung.
Was reichen Sie ein?
- Die Originalrechnung und etwaige Auftragsbestätigung.
- Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (falls Sie vertragliche Zinsen oder Inkassokosten geltend machen).
- Ihre Zahlungserinnerung und Zahlungsaufforderung sowie der gesamte Schriftverkehr.
- Name und Anschrift des Schuldners.
- Eine kurze Beschreibung dessen, was wann geschah.
Wie gut eine Inkassofirma ihre Aufgabe erfüllt, ist unterschiedlich. Informationen zu Qualitätsmerkmalen und wichtigen Kriterien finden Sie unter „ So wählen Sie eine gute Inkassofirma aus“.
Schritt 4: Die Angelegenheit vor Gericht bringen
Zahlt der Schuldner auch nach außergerichtlicher Beitreibung nicht, kann Ihre Forderung durch einen Anwalt und eine Klageschrift vor Gericht gebracht werden. Bei Streitwerten bis zu 25.000 € ist das Amtsgericht zuständig, darüber hinaus das Landgericht. Ein Gerichtsurteil dient der Vollstreckung – damit kann ein Gerichtsvollzieher Vermögenswerte pfänden, ein Haus verkaufen oder eine Lohnpfändung durchführen.
Der Schritt von der außergerichtlichen Einigung zum Gerichtsverfahren ist keine reine Formalität. Er ist mit Gerichtsgebühren, gegebenenfalls Anwaltskosten und Bearbeitungszeit verbunden. Bei einem tatsächlichen Zahlungsausfall ist er jedoch manchmal der einzige Weg. Mehr zum gerichtlichen Inkassoverfahren.
Schritt 5: Vollstreckung durch den Gerichtsvollzieher
Ein Gerichtsvollzieher ist die Person mit den rechtlichen Befugnissen zur Vollstreckung eines Urteils. Dazu gehören die Pfändung von Bankkonten, Lohnpfändungen, die Zwangsvollstreckung in Vermögenswerte und gegebenenfalls die Pfändung von Immobilien. Ein Inkassobüro hat diese Befugnisse nicht – dafür benötigen Sie einen Gerichtsvollzieher. Wir erklären Ihnen den Unterschied zwischen Inkassobüro und Gerichtsvollzieher.
Wie viel kostet die Beauftragung eines Inkassobüros?
Drei Modelle, die Ihnen auf dem Markt begegnen:
- Keine Heilung, kein Honorar. Sie zahlen nur im Erfolgsfall – oft 10 bis 20 Prozent des eingetriebenen Betrags.
- Weitergabe der WIK-Kosten. Sie geben die gesetzlichen Inkassokosten an Ihren Schuldner weiter; im Falle einer vollständigen Zahlung entstehen Ihnen keine Kosten.
- Festzins oder Abonnement. Für Unternehmer mit vielen Schuldnern.
Die vollständige Erklärung mit Zahlenangaben finden Sie unter „ Was kostet ein Inkassobüro?“. Zum rechtlichen Rahmen: die Verordnung über die Erstattung außergerichtlicher Inkassokosten.
Wann schaltest du ein (und wann wartest du noch etwas)?
Faustregel: Sobald Ihre zweite schriftliche Mahnung unbeantwortet bleibt und die vereinbarte Frist für die Geltendmachung der Forderung abgelaufen ist, sollten Sie handeln. Warten Sie nicht länger als einen Monat nach dem ersten Fälligkeitstermin – je älter die Forderung ist, desto schwieriger ist sie einzutreiben.
Speziell für Verbraucher: Stellen Sie sicher, dass die 14-tägige Zahlungsaufforderung zuerst versandt wurde; andernfalls dürfen Sie keine Inkassokosten berechnen. Für Geschäftskunden gibt es kein verbindliches Vorgehen, jedoch sind ein bis zwei Mahnungen plus ein Aufforderungsschreiben empfehlenswert. Lesen Sie mehr dazu unter „ Wann Sie ein Inkassobüro beauftragen sollten“.
Was Sie auf keinen Fall tun dürfen
- Das Versenden wütender E-Mails oder das Aussprechen von Drohungen in sozialen Medien ist unprofessionell und rechtlich riskant – Verleumdung und Datenschutzverletzungen können Sie mehr kosten als die Rechnungssumme.
- Versuchen Sie es so lange wie möglich selbst. Je älter der Anspruch ist, desto geringer sind die Chancen auf eine Zahlung. Ziehen Sie für die zweite Hälfte des Prozesses einen Experten hinzu.
- Die Geschäftsbeziehung ohne triftigen Grund zu zerstören. Für einen guten Kunden mit vorübergehenden Schwierigkeiten ist eine Zahlungsvereinbarung oft die bessere Lösung als ein Gerichtsverfahren.
Ehrliche Empfehlung
Die Beauftragung eines Inkassobüros ist am effektivsten, wenn Sie zuvor alle erforderlichen Schritte korrekt durchgeführt haben: eine eindeutige Rechnung, zwei Mahnungen und – für Verbraucher – eine ordnungsgemäße 14-tägige Zahlungsaufforderung. Erst dann ist ein Inkassobüro der logische nächste Schritt. Sollte das außergerichtliche Verfahren erfolglos bleiben, ist der Gang zum Anwalt der nächste Schritt.
Informieren Sie sich über die Möglichkeiten zur Einleitung eines Inkassoverfahrens mit MKB Juristen oder lassen Sie sich im Zweifelsfall zunächst unverbindlich rechtlich beraten. Ein einstündiges Gespräch mit einem Anwalt kann oft eine Klage mit Kosten in Höhe von Tausenden von Euro verhindern.
Häufig gestellte Fragen
In fünf Schritten: Zuerst eine Mahnung versenden, dann eine formelle Zahlungsaufforderung mit einer 14-tägigen Frist (für Verbraucher verpflichtend), ein Inkassobüro auswählen, die Unterlagen einreichen und – falls das nicht zum Erfolg führt – über einen Anwalt ein Gerichtsverfahren einleiten. Der Gerichtsvollzieher wird erst zur Vollstreckung eines Urteils eingeschaltet.
Sobald Ihre zweite Mahnung unbeantwortet bleibt und die Frist abgelaufen ist, sollten Sie handeln. Warten Sie nicht länger als einen Monat nach dem Fälligkeitsdatum; je älter die Forderung ist, desto schwieriger ist deren Eintreibung. Verbrauchern muss zunächst ein 14-tägiges Mahnschreiben zugestellt werden.
Drei Modelle sind üblich: „Keine Einziehung, keine Zahlung“ (10–20 % Provision auf den eingezogenen Betrag), Weitergabe der gesetzlichen Inkassokosten an den Schuldner oder ein Festpreis/Abonnement. Zahlt der Schuldner den vollen Betrag, ist die Einziehung für den Gläubiger oft kostenlos.
Ein Inkassobüro arbeitet außergerichtlich – mit formellen Mahnungen, Telefonanrufen und Zahlungsvereinbarungen. Ein Gerichtsvollzieher hingegen hat gesetzliche Befugnisse zur Vollstreckung eines Urteils: Pfändung von Vermögenswerten, Versteigerung. Für die Durchführung von Vollstreckungsmaßnahmen ist stets ein Gerichtsvollzieher erforderlich.
Für Verbraucher gilt: Artikel 6:96 Absatz 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches schreibt eine förmliche Zahlungsaufforderung mit einer Frist von 14 Tagen vor, in der die anfallenden Inkassokosten aufgeführt sind. Ohne dieses Schreiben dürfen Sie die Inkassokosten nicht weitergeben. Für Geschäftskunden ist dies zwar nicht verpflichtend, aber empfehlenswert.
Die Originalrechnung, Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Auftragsbestätigung (falls zutreffend), das vorherige Mahnschreiben, Name und Anschrift des Schuldners sowie eine kurze Sachverhaltsbeschreibung. Je vollständiger die Unterlagen, desto schneller und effektiver die Beitreibung.
Ja, sofern die Angaben sachlich korrekt sind. Eine förmliche Mitteilung kann auf eine mögliche Vorladung oder Beschlagnahme hinweisen. Irreführende oder einschüchternde Aussagen sind nicht zulässig – dies ist im Branchenverhaltenskodex und, im Falle von Gerichtsvollziehern, im Disziplinarrecht geregelt.
