MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Sie beauftragen ein Inkassobüro, sobald Ihre zweite schriftliche Mahnung unbeantwortet bleibt und die Frist Ihres Zahlungsaufforderungsschreibens abgelaufen ist. In der Praxis: etwa 30 bis 45 Tage nach dem ursprünglichen Fälligkeitstermin, nach mindestens einer Mahnung und – für Verbraucher – einem 14-tägigen Mahnschreiben. Wenn Sie zu früh handeln, halbieren sich Ihre Chancen auf Zahlung, falls Sie zu spät handeln. Im Folgenden finden Sie die Warnsignale, die ersten rechtlichen Schritte, die Sie einleiten müssen, und den richtigen Zeitpunkt für ein entschlossenes Handeln.
Der Stuckateur Piet wartete einmal vier Monate, bevor er jemanden einschaltete. In der Zwischenzeit war der Schuldner zweimal umgezogen, eine E-Mail war manipuliert worden, und es stellte sich heraus, dass sich die Firma in stiller Liquidation befand. Ein zuvor beauftragtes Inkassobüro hatte das Geld wahrscheinlich bereits eingetrieben. Warten heißt, Geld zu verschwenden – im wahrsten Sinne des Wortes.
Die kurze Antwort: 5 Signale zum Einschalten
- Das Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung ist um mehr als 30 Tage überschritten.
- Sie haben mindestens eine Erinnerung gesendet, auf die keine Antwort erfolgte.
- Für Verbraucher: Ihre 14-tägige Frist ist abgelaufen.
- Der Schuldner reagiert nicht oder verspricht nur „bald“, ohne zu zahlen.
- Der Betrag ist hoch genug, dass sich der Aufwand lohnt (zur Berechnung der Gewinnschwelle siehe „ Ab welchem Betrag sollte ein Inkassobüro eingeschaltet werden?“).
Mindestens drei von fünf Punkten sind erfüllt? Dann ist entschlossenes Handeln meist die klügste Wahl.
Was müssen Sie als Erstes selbst tun?
Die Schritte vor dem Inkassobüro, in der Reihenfolge:
- Eine korrekte Rechnung auszustellen, klingt selbstverständlich und ist es auch – doch Fehler auf der Rechnung (falsche Adresse, fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fehlendes Fälligkeitsdatum) geben dem Schuldner Anlass zum Zögern. Beachten Sie die Regelungen zum Fälligkeitsdatum auf Rechnungen.
- Eine erste Mahnung. Freundlich, mit neuer Frist. Keine Inkassogebühren, kein Stress.
- Ein formelles Mahnschreiben. Für Verbraucher ist die 14-tägige Frist obligatorisch; für Geschäftskunden ist sie nicht zwingend erforderlich, aber empfehlenswert.
- Vielleicht sollten Sie ein paar Anrufe tätigen. Manchmal löst ein Telefonat das Problem, das ein Brief nicht lösen kann.
Erst wenn diese Schritte erfolglos bleiben, ist es Zeit für ein Inkassobüro. Verzichten Sie nicht auf vermeintliche Tricks, um schneller ans Ziel zu kommen – diese Schreiben dienen als Beweismittel, falls später ein Verfahren notwendig wird.
Das 14-tägige Schreiben für Verbraucher
Für Verbraucher ist eine formelle Mahnung nicht freiwillig. Artikel 6:96 Absatz 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches schreibt vor, dass Sie ein Schreiben mit einer Zahlungsfrist von mindestens 14 Tagen versenden und die Inkassokosten angeben müssen, die dem Verbraucher bei Nichtzahlung innerhalb dieser Frist entstehen. Ohne dieses Schreiben dürfen Sie die Inkassokosten später nicht weitergeben – ein häufiger Fehler, der sich später negativ auswirkt. Weitere Informationen zur Berechnung von Inkassokosten finden Sie.
Wie lange ist Warten zu lange?
Für die meisten Ansprüche gilt die Regel: Je älter sie sind, desto schwieriger ist ihre Durchsetzung. Konkrete Faustregeln:
- 30 Tage nach dem Fälligkeitstermin: Versenden Sie eine Zahlungserinnerung. Viele Schuldner sind noch nicht „verloren“, sondern nur im Verzug.
- 45 Tage nach dem Fälligkeitstermin: Versenden Sie eine Zahlungserinnerung (14-Tage-Frist für Verbraucher).
- 60 Tage nach dem Fälligkeitstermin: Ein Inkassobüro einschalten.
- Nach 90 Tagen halbiert sich statistisch gesehen die Wahrscheinlichkeit einer vollständigen Auszählung. Je älter der Patient, desto geringer die Wahrscheinlichkeit.
Die Gründe sind praktischer Natur: Schuldner ziehen um, Unternehmen gehen bankrott, und Geld fließt zuerst zu denen, die am dringendsten darum bitten. Frühes Handeln findet mehr Beachtung als spätes.
Wann genau sollte man es nicht einschalten?
Drei Situationen, in denen eine kurze Pause ratsam ist:
- Für einen Stammkunden, der vorübergehend finanzielle Schwierigkeiten hat, kann eine Zahlungsvereinbarung – die manchmal selbstständig, manchmal über einen Anwalt getroffen wird – die Geschäftsbeziehung sichern. Lesen Sie auch über Zahlungsvereinbarungen, die nicht wie geplant verlaufen.
- Bei einer strittigen Rechnung: Beschwert sich der Kunde darüber, dass er etwas nicht erhalten hat oder dass es mangelhaft ist? Dann ist ein außergerichtliches Verfahren nicht zielführend. Klären Sie die Streitigkeit zunächst, bevor Sie gegebenenfalls die Forderung einziehen. Siehe auch: Einzug strittiger Rechnungen.
- Bei einem unerreichbaren Schuldner sollten Sie zunächst prüfen: Lebt er noch? Wohnt er noch an der angegebenen Adresse? Ist er insolvent? Ein Inkassobüro kann helfen, aber wenn der Schuldner tatsächlich unerreichbar ist, ist eine frühere Beitreibungsmaßnahme zielgerichteter.
Der richtige Zeitpunkt: eine kurze Checkliste
Bevor Sie ein Inkassobüro anrufen oder eine E-Mail senden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Ist die Rechnung korrekt (Betrag, Mehrwertsteuer, Fälligkeitsdatum, Adresse)?
- Wurde dem Schuldner eine faire Chance eingeräumt – zumindest eine Mahnung und (für Verbraucher) ein 14-tägiges Zahlungsaufschubschreiben?
- Sind meine Allgemeinen Geschäftsbedingungen korrekt anwendbar (entscheidend für die Weitergabe von Zinsen und Inkassokosten)?
- Ist der Betrag hoch genug, um den Aufwand und eine mögliche Provision zu rechtfertigen?
- Habe ich alle erforderlichen Unterlagen (Rechnung, Auftragsbestätigung, Korrespondenz) beisammen?
Viermal ja? Dann sind Sie bereit für den nächsten Schritt. Die genaue Vorgehensweise: Ein Inkassobüro beauftragen in 5 Schritten.
Ehrliche Empfehlung
Erledigen Sie Ihre Vorarbeiten, aber warten Sie nicht zu lange. Eine gute Faustregel: maximal 60 Tage nach dem Fälligkeitsdatum; andernfalls sinken Ihre Zahlungschancen rapide. Wenn Sie Zweifel haben, ob Ihre Schritte korrekt sind – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsaufforderung des WIK an die Verbraucher – lassen Sie sich vor der Einreichung kurz rechtlich beraten. Ein Gespräch mit einem Anwalt kann Sie davor bewahren, in ein Verfahren zu geraten, das sich formal und rechtlich als unhaltbar erweist.
Sind Sie bereit, entschlossen zu handeln? Informieren Sie sich über die Einleitung des Inkassos bei MKB Juristen oder beginnen Sie mit dem umfassenden Leitfaden zur Beauftragung eines Inkassobüros.
Häufig gestellte Fragen
Sobald Ihre zweite Mahnung ignoriert wird und die Mahnfrist abgelaufen ist (in der Praxis ca. 30 bis 60 Tage nach dem ursprünglichen Fälligkeitstermin), sollten Sie eine Mahnung veranlassen. Warten Sie nicht länger als 90 Tage – danach halbiert sich die Wahrscheinlichkeit einer vollständigen Beitreibung statistisch gesehen.
Senden Sie eine korrekte Rechnung, eine freundliche Zahlungserinnerung und – für Verbraucher – ein 14-tägiges Mahnschreiben. Ohne dieses Schreiben dürfen Sie später keine Inkassokosten berechnen. Einige Telefonate können ebenfalls hilfreich sein, bevor Sie die Forderung übergeben.
Praktisch maximal 60 Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Danach sinkt die Zahlungswahrscheinlichkeit rapide: Schuldner ziehen um, Unternehmen gehen in Konkurs, und das Geld geht an denjenigen, der am hartnäckigsten fragt. Je schneller Sie handeln, desto höher ist Ihre Chance auf vollständige Beitreibung.
Ja, wenn Sie die Inkassokosten weitergeben möchten. Artikel 6:96 Absatz 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches verlangt eine förmliche Aufforderung mit einer Mindestfrist von 14 Tagen, in der die Inkassokosten aufgeführt sein müssen. Ohne dieses Schreiben erlischt Ihr Anspruch auf Erstattung dieser Kosten – ein häufiger Fehler.
Rechtlich gesehen ja, aber in der Praxis ist es ratsam, zunächst mindestens eine Mahnung und ein Aufforderungsschreiben zu versenden. Das ist eine bewährte Vorgehensweise, stärkt Ihre Position hinsichtlich der Beweislage und verhindert unnötigen Schaden für die Kundenbeziehung. Ein guter Kunde, der vorübergehend Schwierigkeiten mit der Verwaltung hat, erspart Ihnen ein Inkassoverfahren und den Verlust eines Kunden.
Beauftragen Sie in diesem Fall kein außergerichtliches Inkassobüro. Diese arbeiten mit unstrittigen Forderungen; Streitigkeiten erfordern eine eingehende Beratung oder ein Gerichtsverfahren. Suchen Sie zunächst einen Rechtsexperten oder Anwalt auf, um die Streitigkeit beizulegen.
Ja, mit einer Zahlungsvereinbarung über einen Anwalt oder die Agentur. Im Falle eines vorübergehenden Rückschlags mit einem ansonsten guten Kunden ist ein Zahlungsplan oft sinnvoller als ein Gerichtsverfahren – schnellere Ergebnisse, Erhalt der Kundenbeziehung. Ein Gerichtsverfahren bleibt eine Option, falls die Vereinbarung nicht eingehalten wird.
