MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Um die DSGVO einzuhalten, benötigt praktisch jede Organisation verschiedene Dokumente: eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, eine Datenschutzerklärung und Cookie-Richtlinie, Datenschutzbestimmungen, ein Protokoll für Datenschutzverletzungen und eine Einwilligungserklärung für visuelle Inhalte. Diese Dokumente belegen, dass Sie die erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben – und beugen Bußgeldern, Reputationsschäden und Schadensersatzansprüchen vor. Im Folgenden erfahren Sie, welche fünf Dokumente Sie benötigen.
Warum DSGVO-Dokumentation?
Die DSGVO verpflichtet Sie zum sorgfältigen und transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten von Kunden und Mitarbeitern. Die Einhaltung der DSGVO beugt nicht nur Bußgeldern, sondern auch Reputationsschäden und Schadensersatzansprüchen vor. Ein wichtiger Bestandteil ist die Erstellung von Dokumenten, die belegen, dass Sie die erforderlichen Maßnahmen ergriffen haben.
1. Datenverarbeitungsvereinbarung
Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung ist ein Vertrag zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter. Sie stellt sicher, dass der Auftragsverarbeiter die Daten nur für den vereinbarten Zweck verwendet und angemessen schützt. Sie ist unerlässlich, wenn Sie die Datenverarbeitung auslagern, beispielsweise Cloud-Speicherung oder Lohnabrechnung. Die Vereinbarung beschreibt unter anderem Zweck, Dauer, Art und Größe der Daten sowie die Rechte und Pflichten beider Parteien.
2. Datenschutz- und Cookie-Erklärung
Nahezu jede Organisation mit einer Website muss eine Datenschutzerklärung und eine Cookie-Richtlinie veröffentlichen. Darin wird erläutert, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, warum und wie Cookies verwendet werden und wie Besucher ihre Daten einsehen, ändern oder löschen können. Dies gilt nicht nur für Online-Shops
3. Datenschutzrichtlinie
Eine Datenschutzerklärung schafft Klarheit für Kunden und Mitarbeiter darüber, welche personenbezogenen Daten Sie erheben, warum und an wen Sie diese weitergeben. Sie erläutert außerdem die Rechte der betroffenen Personen gemäß DSGVO, wie beispielsweise das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Eine Datenschutzerklärung ist für jede Organisation, die personenbezogene Daten verarbeitet, erforderlich.
4. Datenschutzverletzungsprotokoll
Das Protokoll für Datenschutzverletzungen beschreibt die Schritte, die Sie nach Entdeckung einer Datenschutzverletzung , einschließlich der Meldung an die niederländische Datenschutzbehörde und – falls erforderlich – an die betroffenen Personen. Es ist für jede Organisation, die personenbezogene Daten verarbeitet, von entscheidender Bedeutung.
5. Genehmigung zur Verwendung von Bildmaterial von Mitarbeitern
Mit einem Einwilligungsformular erhalten Sie die Erlaubnis, Fotos und Videos von Mitarbeitern zu Kommunikationszwecken zu verwenden, beispielsweise auf Ihrer Website, in Broschüren oder in sozialen Medien.
Häufig gestellte Fragen
Welche DSGVO-Dokumente benötigt meine Organisation mindestens?
Üblicherweise umfasst dies eine Datenschutzerklärung und Cookie-Richtlinie, Datenschutzbestimmungen und ein Protokoll für Datenschutzverletzungen sowie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, falls die Verarbeitung ausgelagert wird. Oft wird auch ein Verarbeitungsverzeichnis geführt.
Benötige ich eine Datenschutzerklärung nur, wenn ich einen Webshop habe?
Nein. Praktisch jede Organisation mit einer Website, die personenbezogene Daten verarbeitet, benötigt eine Datenschutzerklärung und eine Cookie-Richtlinie.
Wann benötige ich eine Datenverarbeitungsvereinbarung?
Wenn Sie die Verarbeitung an einen Dritten auslagern, der personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, wie beispielsweise einen Cloud- oder Gehaltsabrechnungsanbieter.
Darf ich Fotos von Mitarbeitern auf der Website veröffentlichen?
Nur mit gültiger Genehmigung. Dies ist in einem Einwilligungsformular für die Verwendung von Bildmaterial zu dokumentieren.
Haben Sie Ihre Organisation DSGVO-konform gemacht?
Wir erstellen diese und weitere Dokumente, wie beispielsweise ein DSGVO-Verarbeitungsverzeichnis, und stellen deren Klarheit und Korrektheit sicher. Im Rahmen eines DSGVO-Screenings erfassen wir Ihren gesamten Bedarf.
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