Mitarbeiterfotos auf der Website veröffentlichen: Ist das ohne Weiteres erlaubt?

Sie dürfen Fotos von Mitarbeitern auf Ihrer Website veröffentlichen, jedoch nicht ohne triftigen Grund. Ein erkennbares Foto gilt als personenbezogenes Datenmaterial, daher benötigen Sie eine gültige Rechtsgrundlage. In der Praxis ist dies fast immer die freiwillige, informierte und ausdrückliche Einwilligung des betreffenden Mitarbeiters. Diese Einwilligung dokumentieren Sie getrennt vom Arbeitsvertrag, erläutern, wo und zu welchem ​​Zweck das Foto verwendet wird, und der Mitarbeiter kann seine Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenn Sie dies nicht ordnungsgemäß regeln, riskieren Sie den Schutz der Privatsphäre, und ein Mitarbeiter kann die Entfernung des Fotos verlangen.

Dürfen Sie ein Foto eines Mitarbeiters auf der Website veröffentlichen?

Kunden möchten wissen, mit wem sie Geschäfte machen. Ein Gesicht zu einem Namen macht Ihr Unternehmen persönlicher und zugänglicher. Deshalb veröffentlichen viele Unternehmer Fotos ihres Teams auf ihrer Website. Verständlich, aber nicht so beiläufig, wie es scheint.

Ein erkennbares Foto einer Person stellt personenbezogene Daten. Die Veröffentlichung eines solchen Fotos ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt daher den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie benötigen daher eine gültige Rechtsgrundlage, um das Foto veröffentlichen zu dürfen. Bei Mitarbeiterfotos auf einer öffentlichen Website ist diese Rechtsgrundlage in der Regel die Einwilligung des Mitarbeiters selbst.

Darüber hinaus Persönlichkeitsrechte eine Rolle. Die abgebildete Person hat ein persönliches Interesse an ihrem Porträt. In der Praxis gehen die Einwilligung zur Datenverarbeitung gemäß DSGVO und die Wahrung der Persönlichkeitsrechte Hand in Hand: Man bittet den Mitarbeiter höflich um seine Einwilligung und verwendet das Foto ausschließlich für den Zweck, für den diese Einwilligung gilt.

Welche Genehmigung benötigen Sie?

Die Einwilligung nach der DSGVO ist keine bloße Formalität. Damit eine Einwilligung gültig ist, muss sie eine Reihe von Anforderungen erfüllen.

Explizit und spezifisch

Die Einwilligung muss ausdrücklich und konkret . Eine allgemeine Formulierung wie „Ich stimme der Bildnutzung zu“ ist nicht ausreichend. Sie müssen genau angeben, wo und zu welchem ​​Zweck Sie das Foto verwenden. Es besteht ein Unterschied zwischen einem Foto, das nur im internen Intranet , und einem Foto, das Sie öffentlich auf Ihrer Website, auf LinkedIn oder in einer Anzeige einsetzen. Für jede Verwendung muss der/die Mitarbeiter/in ausdrücklich zugestimmt haben.

Informiert

Der Mitarbeiter muss wissen, wozu er seine Zustimmung gibt. Geben Sie ihm daher klare Informationen darüber, wofür das Foto verwendet wird, wo es veröffentlicht wird, wer es sehen kann und wie lange es online bleibt. Nur wenn der Mitarbeiter diese Informationen kennt, kann er eine fundierte Entscheidung treffen.

Freigegeben

Dies ist der heikelste Punkt am Arbeitsplatz. Die Zustimmung muss freiwillig erfolgen und darf nicht unter Druck oder Zwang erzwungen werden. Gerade im Arbeitsverhältnis ist dies von besonderer Bedeutung, da zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein hierarchisches Verhältnis besteht. Der Vorgesetzte prüft genau, ob ein Mitarbeiter in einer solchen Situation wirklich den Mut hat, freiwillig „Nein“ zu sagen. Daher muss unmissverständlich klargestellt werden, dass eine Ablehnung erlaubt ist und keine negativen Folgen hat.

Wie frei ist die „freie“ Zustimmung im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses?

Das Kernproblem: Aufgrund des Machtungleichgewichts kann sich ein Mitarbeiter verpflichtet fühlen, seine Zustimmung zu erteilen, selbst wenn er dies eigentlich nicht möchte. Genau aus diesem Grund betonen die europäischen Datenschutzbestimmungen, dass eine Einwilligung nur dann gültig ist, wenn sie wirklich freiwillig erfolgt.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet dies, dass Sie aktiv ausschließen müssen, dass ein „Ja“ tatsächlich auf sozialem Druck beruht. Einige praktische Anhaltspunkte:

• Verknüpfen Sie eine Verweigerung nicht mit negativen Konsequenzen. Wer kein Foto möchte, kann dies ohne Angabe von Gründen ablehnen und darf dies weder in seiner Arbeit noch in seiner Bewertung vermerken. Dokumentieren Sie dies ebenfalls schriftlich.
• Die Einwilligung sollte formal von anderen Dokumenten, wie dem Arbeitsvertrag oder der Personalordnung, getrennt werden. Eine implizite Einwilligung in einem ohnehin zu unterzeichnenden Vertrag wird in der Regel nicht freiwillig erteilt.
• Üben Sie keinen sozialen Druck aus. Fragen Sie neutral, nicht in einer Plenarsitzung, in der Kollegen zusehen. Manche Arbeitgeber überlassen es bewusst den Führungskräften, selbst zu entscheiden, ob sie auf dem Foto erscheinen möchten oder nicht, um deutlich zu machen, dass eine Ablehnung erlaubt ist.

Wenn Sie dies für Ihre gesamte Organisation sorgfältig einrichten möchten, kann Ihnen unsere Expertise im Bereich Datenschutz und Datensicherheit .

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos gemäß DSGVO

Wollen Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen? Dann befolgen Sie diese Reihenfolge:

1. Ermitteln Sie die Nutzung pro Kanal. Legen Sie fest, wo das Foto erscheinen soll: Website, LinkedIn, Print oder Intranet.
2. Informieren Sie den Mitarbeiter. Geben Sie Zweck, Kommunikationswege, Sichtbarkeit und Aufbewahrungsfrist an, bevor Sie um Zustimmung bitten.
3. Fordern Sie eine schriftliche, individuelle Einwilligung an. Verwenden Sie hierfür ein separates Formular, das unabhängig vom Arbeitsvertrag ist.
4. Sorgen Sie dafür, dass eine Ablehnung risikofrei bleibt. Legen Sie fest, dass ein „Nein“ keine Konsequenzen hat.
5. Behalten Sie den Überblick. Notieren Sie sich, welche Fotos wo gespeichert sind, damit Sie schnell eine Abhebung durchführen können.
6. Sicher aufbewahren und gezielt lagern. Originale sicher aufbewahren und Bilder löschen, sobald die rechtliche Grundlage abgelaufen ist.

Widerruf der Einwilligung: Was sollten Sie dann tun?

Ein Mitarbeiter kann seine Einwilligung jederzeitund ohne Angabe von Gründen widerrufen. Ab diesem Zeitpunkt besteht keine rechtliche Grundlage mehr für Sie, und Sie müssen das Foto entfernen. Beachten Sie, dass der Widerruf nicht nur Ihre eigene Website betrifft:

• Entfernen Sie das Foto von der Website und aus allen Zwischenspeichern.
• Denken Sie auch an Kopien für: Newsletter, Social Media, Broschüren und Präsentationen.
• Bitten Sie gegebenenfalls externe Parteien (z. B. einen Webentwickler oder eine Marketingagentur) um die Entfernung.

Stellen Sie sicher, dass Sie intern wissen, wo sich jedes Foto befindet, damit Sie einen Widerrufsantrag schnell und vollständig bearbeiten können. Dadurch wird verhindert, dass ein Foto nach einer Abreise oder Ablehnung irgendwo unentdeckt bleibt.

Sicherheit und Aufbewahrungsdauer von Mitarbeiterfotos

Da es sich bei einem Foto um personenbezogene Daten handelt, gelten auch die anderen Pflichten der DSGVO. Sie müssen angemessen schützen und dürfen sie nicht länger als nötig aufbewahren.

Konkret bedeutet dies unter anderem: Originaldateien sicher speichern, Fotos ausgeschiedener Mitarbeiter löschen (oder beim Ausscheiden um Erlaubnis fragen, ob sie online bleiben dürfen) und überlegen, wie leicht Ihre Fotos online kopiert werden können. Technische Kopierschutzmaßnahmen lassen sich zwar mit einem Screenshot leicht umgehen, zeigen aber, dass Sie sorgsam mit den Bildern umgehen. Noch wichtiger ist jedoch ein reibungsloser Workflow: eindeutige Einwilligung, eine stets aktuelle Übersicht und die Möglichkeit, Bilder schnell zu entfernen.

Warum ein individuelles Einwilligungsformular erforderlich ist

Früher regelten viele Unternehmen die Verwendung von Bildern in einem einzigen Satz im Arbeitsvertrag. Nach der DSGVO ist dies in der Regel nicht mehr ausreichend, da die Einwilligung dann nicht spezifisch und nicht frei genug ist. Ein separates, individuelles Einwilligungsformular ist daher der sicherste Weg.

Eine gute Form:

1. Gibt genau an, welche Bilder betroffen sind und für welche Kanäle (Website, Intranet, soziale Medien, Print).
2. Es wird klargestellt, dass die Zustimmung freiwillig und ohne Konsequenzen verweigert werden kann.
3. die Einwilligung widerrufen, und erklärt, wie dies geschieht.
4. Getrennt vom Arbeitsvertrag und anderen obligatorischen Dokumenten.
5. Aktuell oderist eine erneute Zustimmung erforderlich.

Gerade diese Kombination aus Spezifität, Freiwilligkeit und Widerrufbarkeit macht die Erstellung schwieriger als gedacht. Ein rechtlich fehlerhaftes Formular vermittelt ein trügerisches Sicherheitsgefühl: Man glaubt, alles geregelt zu haben, doch die Einwilligung ist ungültig.

Häufig gestellte Fragen zu Mitarbeiterfotos auf der Website

Darf ich ohne Erlaubnis ein Foto eines Mitarbeiters auf der Website veröffentlichen?

Grundsätzlich nein. Sie benötigen in der Regel die Einwilligung, um ein erkennbares Foto eines Mitarbeiters auf einer öffentlichen Website zu veröffentlichen. Ohne gültige Rechtsgrundlage verstößt die Veröffentlichung gegen die DSGVO, und der Mitarbeiter kann die Entfernung verlangen.

Reicht eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag aus?

In der Regel nicht. Die im Arbeitsvertrag enthaltene Einwilligung ist oft nicht präzise genug und nicht flexibel genug, da der Arbeitnehmer den Vertrag ohnehin unterzeichnen muss. Ein separates Einwilligungsformular ist daher vorzuziehen.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter seine Einwilligung widerruft?

In diesem Fall erlischt Ihre Rechtsgrundlage und Sie müssen das Foto entfernen, auch auf anderen Kanälen wie sozialen Medien und in Printmedien. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Muss ich einem Mitarbeiter für die Nutzung seines Fotos bezahlen?

Die DSGVO schreibt dies nicht vor. Eine Entschädigung kann zwar Bestandteil von Vereinbarungen sein, aber eine Zahlung macht eine fehlende oder ungültige Einwilligung nicht rechtsgültig.

Gilt dies auch für Fotos im Intranet oder in einem privaten Bereich?

Auch die interne Nutzung erfordert eine Rechtsgrundlage, die Beurteilung kann sich jedoch von der einer öffentlichen Website unterscheiden. Es empfiehlt sich, für jede Nutzung (intern vs. öffentlich) eine separate Genehmigung einzuholen und dies klar zu dokumentieren.

Darf ich ein altes Mannschaftsfoto behalten, nachdem jemand das Team verlassen hat?

Nicht automatisch. Mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen entfällt in der Regel der Grund für die Veröffentlichung. Entfernen Sie das Foto oder treffen Sie im Voraus eine klare Vereinbarung darüber, was nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen mit dem Bild geschieht.

Welche Risiken bestehen, wenn ich das nicht ordnungsgemäß organisiere?

Ohne gültige Einwilligung kann ein Mitarbeiter Einspruch erheben, die Entfernung verlangen und im Extremfall eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichen. Neben dem rechtlichen Risiko besteht auch ein Vertrauensrisiko: Mitarbeiter, die sich in die Enge getrieben fühlen, sind weniger bereit, mit Bildmaterial zu kooperieren.

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Fotos Ihres Teams auf der Website sind wertvoll für Ihr Marketing, vorausgesetzt, Sie stellen die Einwilligung rechtssicher sicher. Unsere Rechtsexperten erstellen ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Einwilligungsformular und unterstützen Sie bei der Entwicklung Ihrer umfassenden Datenschutzrichtlinie.

• Mehr zum Thema Datenschutz und DSGVO: Datenschutz und Datensicherheit.
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