MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Sobald der Notar die Gründungsurkunde beurkundet hat, existiert Ihre BV rechtlich – die praktische Umsetzung steht jedoch noch aus. Innerhalb von acht Tagen müssen Sie den wirtschaftlich Berechtigten benachrichtigen, der Notar kümmert sich um die Anmeldung bei der Handelskammer, Sie beantragen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eröffnen ein Geschäftskonto, fassen die ersten Beschlüsse von Vorstand und Gesellschaftern zusammen und richten die rechtlichen Rahmenbedingungen ein (Gesellschaftervereinbarung, Hauptversammlung, Geschäftsführungsvertrag). Dieser Prozess dauert in der Regel zwei bis vier Wochen nach der Beurkundung.
Anouk dachte, nach dem Notartermin sei alles erledigt. Weit gefehlt. Am ersten Arbeitstag ihrer BV wurde die Registrierung bei der Handelskammer abgeschlossen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer traf jedoch erst drei Wochen später ein, und die Eröffnung des Geschäftskontos dauerte weitere zwei Wochen. Nachfolgend finden Sie die vollständige Liste der nach der Übertragung zu erledigenden Schritte – in der angegebenen Reihenfolge.
Die kurze Antwort
- Eintragung bei der Handelskammer (durch einen Notar, am selben Tag oder innerhalb von 24 Stunden).
- UBO-Meldung (erforderlich innerhalb von 8 Tagen).
- Beantragen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (wird innerhalb von 1–3 Wochen erteilt).
- Eröffnen Sie ein Geschäftskonto (Bearbeitungszeit 1–3 Wochen).
- Erste Beschlüsse des Vorstands und der Aktionäre.
- Rechtliche Infrastruktur (Aktionärsvereinbarung, Managementvertrag, Hauptversammlung).
- Versicherung, Buchhaltung, Lohnbuchhaltung.
Schritt 1: Registrierung bei der Handelskammer
Der Notar veranlasst in der Regel unmittelbar nach der Übertragung die Eintragung bei der Handelskammer. Sie erhalten einen Handelsregisterauszug mit Ihrer Handelsregisternummer – ab diesem Zeitpunkt ist Ihre BV auch für Dritte einsehbar. Der Auszug dient als offizieller Identitätsnachweis gegenüber Banken, Lieferanten und dem Finanzamt.
Falls der Notar dies nicht erledigt hat, müssen Sie es selbst tun – beachten Sie die Frist. Aktivieren Sie außerdem umgehend Ihre SBI-Codes (die Hauptaktivitätscodes); Banken und Versicherungen benötigen diese.
Schritt 2: UBO-Benachrichtigung
Der wirtschaftlich Berechtigte (UBO) muss der Handelskammer innerhalb von acht Tagen nach der Registrierung gemeldet werden. Dies gilt für natürliche Personen mit einer wirtschaftlichen Beteiligung oder Kontrolle von mehr als 25 % an der BV. Eine verspätete Meldung zieht eine Geldbuße (in Höhe von mehreren Tausend Euro) nach sich.
Der Notar erledigt dies üblicherweise automatisch bei der Eintragung. Sollte dies nicht geschehen sein, veranlassen Sie es bitte umgehend selbst über die Online-UBO-Meldung bei der Handelskammer.
Schritt 3: Beantragen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten Sie nicht sofort: Sie wird von der Finanz- und Zollverwaltung nach eigener Prüfung vergeben, in der Regel innerhalb von ein bis drei Wochen. Gegebenenfalls erhalten Sie einen zusätzlichen Fragebogen zur Ermittlung Ihrer Umsatzsteuerpflicht.
Keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer = Sie können noch keine Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer ausstellen. In der Zwischenzeit können Sie Angebote erstellen; geben Sie dabei bitte ausdrücklich an, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer noch beantragt wird.
Schritt 4: Geschäftskonto
Banken führen vor der Eröffnung eines Geschäftskontos eigene Geldwäscheprüfungen durch. Rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von ein bis drei Wochen, die bei internationalen Gesellschaftern oder komplexen Strukturen unter Umständen länger dauern kann. Was Sie benötigen:
- Auszug aus dem Handelskammerregister und Gründungsurkunde.
- UBO-Übersicht.
- Identifizierung der Direktoren.
- Beschreibung Ihrer Tätigkeiten (oft detaillierter als im Handelsregister).
- Für internationale Aktionäre: zusätzliche Dokumente.
Tipp: Beginnen Sie den Bankantrag unmittelbar nach Abschluss der Handelskammerregistrierung; die Bankprüfung läuft oft parallel zum Umsatzsteuerantrag.
Schritt 5: erste Beschlüsse von Vorstand und Aktionären
Nicht sexy, aber wichtig:
- Beschluss des Vorstands , ein Bankkonto zu eröffnen, das Geschäftsjahr festzulegen und einen Buchhalter einzustellen.
- Beschluss der Aktionäre zur Einsetzung des Verwaltungsrats (formell, gemäß der Satzung) und gegebenenfalls zur Festlegung der Vergütung der Verwaltungsratsmitglieder.
- eines Aktionärsregisters ist praktisch obligatorisch und dessen Führung sinnvoll.
Der Notar stellt bei der Firmengründung oft eine Reihe von Standardvorlagen zur Verfügung. Bewahren Sie diese digital und in Papierform auf.
Schritt 6: rechtliche Infrastruktur
Die Dokumente, die Sie benötigen, sind fast sofort verfügbar:
- Gesellschaftervereinbarung für mehrere Gesellschafter – siehe Was ist eine Gesellschaftervereinbarung?
- Managementvertrag zwischen Ihnen (privat oder über eine Holdinggesellschaft) und der BV — siehe Managementvertrag.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen für Ihre Kunden – siehe Erstellung allgemeiner Geschäftsbedingungen.
- Datenschutzerklärung , falls Sie eine Website oder eine Kundendatenbank besitzen.
- Beschäftigungsverhältnis oder Dienstleistungsvertrag für Angestellte oder selbstständige Fachkräfte.
Beauftragen Sie einen Anwalt, diese Infrastruktur gleich beim ersten Mal korrekt einzurichten – so vermeiden Sie, später auf unausgereifte Lösungen angewiesen zu sein.
Schritt 7: Praktische Angelegenheiten
- Haftpflichtversicherung für die Geschäftsführer und das Unternehmen selbst.
- Buchhalter für die Jahresabschlüsse und die Körperschaftsteuererklärung.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung, wenn Sie Angestellte haben oder als Geschäftsführer/Hauptaktionär ein Gehalt beziehen.
- Domainname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
- Regelungen für einen eventuellen Verkauf oder eine Nachfolge – heute noch nicht relevant, aber innerhalb der nächsten fünf Jahre.
Ehrliche Empfehlung
Die notarielle Gründung ist der Anfang, nicht das Ende. Planen Sie im ersten Monat nach der Unterzeichnung ausreichend Zeit ein: Handelsregistereintrag, Unternehmensregistrierung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Kontoeröffnung und die rechtliche Infrastruktur. Ein Gesellschaftervertrag ist bei mehreren Gesellschaftern keine zusätzliche Option – diesen regelt man in den ersten zwei Wochen, nicht erst im sechsten Monat.
Für den gesamten Gründungsprozess: Schritt-für-Schritt-Plan zur Gründung einer BV im Jahr 2026.Für die rechtliche Infrastruktur: Gesellschaftervertrag, Geschäftsführungsvertrag und Allgemeine Geschäftsbedingungen.
Häufig gestellte Fragen
Anmeldung bei der Handelskammer (oft bereits vom Notar erledigt), UBO-Mitteilung innerhalb von 8 Tagen, Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Eröffnung eines Geschäftskontos, erste Beschlüsse des Vorstands und der Gesellschafter, rechtliche Infrastruktur (Gesellschaftervereinbarung, Hauptversammlung, Managementvertrag) und praktische Angelegenheiten wie Versicherung und Buchhalter.
Die Bearbeitung dauert in der Regel 1–3 Wochen nach der Anmeldung bei der Handelskammer. Das Finanzamt prüft den Antrag eigenständig und kann Rückfragen stellen. Bis zur Erteilung Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dürfen Sie keine offiziellen Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer ausstellen – Sie können jedoch Angebote mit dem Hinweis „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt“ erstellen.
In Standardfällen dauert es 1–3 Wochen. Banken führen ihre eigenen Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsprüfungen durch. Bei komplexen Strukturen (internationale Aktionäre, hohe Beträge, ungewöhnliche Branchen) verlängert sich die Bearbeitungszeit auf 4–6 Wochen. Stellen Sie den Antrag unmittelbar nach Ihrer Anmeldung bei der Handelskammer.
Die obligatorische Registrierung der wirtschaftlich Berechtigten – natürliche Personen mit einem wirtschaftlichen Interesse oder der Kontrolle über mehr als 25 % an der BV – erfolgt innerhalb von acht Tagen nach der Registrierung über die Handelskammer. Der Notar veranlasst dies in der Regel automatisch. Verspätung führt zu einer Geldstrafe.
Bei mehreren Gesellschaftern: idealerweise unmittelbar bei oder kurz nach der Gründung. Ein Gesellschaftervertrag regelt Ausscheiden, Dividenden, Pattsituationen und Wettbewerb – Vereinbarungen, die man im Vorfeld treffen sollte, nicht erst im Konfliktfall.
Innerhalb der ersten Monate sollte ein Gespräch über die Eröffnungsbilanz und die Steuerstruktur angestoßen werden. Der erste Jahresabschluss und die Körperschaftsteuererklärung folgen später. Die frühzeitige Einbindung eines Steuerberaters beugt grundlegenden Fehlern vor.
Prüfen Sie die Registrierung, reichen Sie die UBO-Meldung ein oder lassen Sie sie einreichen, beantragen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eröffnen Sie ein Bankkonto, unterzeichnen Sie die ersten Beschlüsse und lassen Sie die Verträge (Gesellschaftervereinbarung, Gesellschaftervertrag, Managementvertrag) von einem Anwalt aufsetzen. Planen Sie für den gesamten Gründungsprozess ein bis anderthalb Monate ein.
