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Eine Klausel zu Studienkosten muss absolut eindeutig sein: Ist unklar, welche Kosten gedeckt sind und wie sie berechnet werden, kann der Arbeitnehmer die Rückzahlung möglicherweise vermeiden. Ein Richter bestätigte dies kürzlich, was zur Stornierung von Betreuungskosten in Höhe von über 15.000 € führte. Darüber hinaus gelten strenge Anforderungen an eine gültige Klausel zu Studienkosten. Im Folgenden erfahren Sie mehr über diese Bedingungen und wie Sie Probleme vermeiden können.
Was ist eine Studienkostenklausel?
Eine Weiterbildungskostenklausel ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wonach der Arbeitnehmer (einen Teil) der Weiterbildungskosten zurückzahlen muss, wenn er innerhalb einer bestimmten Frist nach Abschluss der Weiterbildung ausscheidet. Dies ist gängige Praxis in Unternehmen, die viel in Weiterbildung investieren. Für solche Klauseln gelten strenge Anforderungen, und Unklarheiten führen schnell zu Problemen.
Beispiel: Unklare Klauseln verursachen Probleme
In einem Fall (ECLI:NL:RBDHA:2023:12734) hatte ein Anbieter von Arbeitsschutzdienstleistungen eine Klausel zur Kostenübernahme für eine Weiterbildung zum Arbeitsmediziner in den Vertrag aufgenommen. Die Weiterbildungskosten beliefen sich auf 56.250 Euro zuzüglich Betreuungskosten und der während der Arbeitszeit für die Weiterbildung aufgewendeten Stunden. Nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters entstand ein Streit – hauptsächlich über die Betreuungskosten.
Der Angestellte war nie ordnungsgemäß darüber informiert worden, was unter seine „Aufsicht“ fiel und wie die Kosten berechnet wurden. Das Amtsgericht entschied zu seinen Gunsten: Er musste die Kosten nicht erstatten. Dadurch wurden über 15.000 Euro eingezogen.
Voraussetzungen für eine gültige Studienkostenklausel
Für eine gültige Klausel gelten unter anderem folgende Anforderungen:
- Der Arbeitgeber hat in der Regel keinen Anspruch auf Erstattung der Studienkosten, wenn er das Arbeitsverhältnis selbst beendet
- Die Klausel muss die Höhe der Studienkosten klar angeben;
- Es muss eine gleitende Skala enthalten: Die Rückzahlungsverpflichtung verringert sich, je länger der Arbeitnehmer beschäftigt bleibt;
- Obligatorische Schulungen müssen kostenlos angeboten werden und als Arbeitszeit angerechnet werden – dies ist eine Folge der Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen.
Bei der Aushandlung einer Aufhebungsvereinbarung können Sie von der Klausel über die Studienkosten abweichen, beispielsweise indem Sie vereinbaren, dass der Arbeitnehmer nichts oder nur einen Teil zurückzahlt.
Häufig gestellte Fragen
Müssen Mitarbeiter bei Ausscheiden aus dem Unternehmen immer die Studienkosten zurückzahlen?
Nein. Nur wenn die Klausel gültig und eindeutig ist. Unklarheiten darüber, welche Kosten gedeckt sind, können die Erstattung ungültig machen.
Kann ich die Studienkosten zurückfordern, wenn ich den Mitarbeiter selbst kündige?
In der Regel nicht. Kündigt der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis, ist eine Entschädigung – abgesehen von Ausnahmen – oft nicht möglich.
Muss ich die Kosten für Pflichtschulungen erstatten?
Ja. Obligatorische Schulungen, die für die Stelle erforderlich sind, müssen kostenlos angeboten werden und gelten als Arbeitszeit; Klauseln bezüglich Studienkosten dürfen hierfür nicht gelten.
Was ist eine Gleitskala?
Eine Vereinbarung, bei der die Rückzahlungsverpflichtung mit der Zeit abnimmt, sodass der Arbeitnehmer umso weniger zurückzahlen muss, je länger er im Unternehmen beschäftigt ist.
Lassen Sie die Klausel zu den Studienkosten sorgfältig formulieren?
Kostenklauseln für Studienleistungen können mitunter Zehntausende von Euro umfassen, daher lohnt sich eine sorgfältige Prüfung. Dank unserer Erfahrung im Arbeits- und Vertragsrecht formulieren wir klare Klauseln, die Probleme vermeiden, und unterstützen Sie in Kündigungsfällen.
Unsere für Arbeitsrecht helfen Ihnen gerne weiter. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
