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Was ist ein Schreiben zur Gewährung oder Ablehnung von Elternzeit? Es handelt sich um die schriftliche Antwort des Arbeitgebers auf die Urlaubsanmeldung eines Mitarbeiters. Darin werden die gewährten Stunden, die Art der Inanspruchnahme und die Auswirkungen auf Gehalt, Urlaubsansprüche und Arbeitszeiten dargelegt. Der Begriff „Ablehnung“ im allgemeinen Sprachgebrauch ist irreführend. Der Arbeitgeber kann das Recht auf Elternzeit an sich nicht verweigern. Er kann lediglich die gewünschte Art der Inanspruchnahme ändern, und dies auch nur aus zwingenden betrieblichen oder dienstlichen Gründen. Im Folgenden werden die rechtliche Situation und die praktische Funktion des Schreibens erläutert.
Die kurze Antwort
- Recht, keine Gunst: Jeder Arbeitnehmer mit einem Kind unter acht Jahren hat Anspruch auf Elternzeit (Art. 6:1 Wazo).
- Umfang: 26 Mal die wöchentliche Arbeitszeit pro Kind (Art. 6:2 Wazo).
- Bezahlter Anteil: Neun dieser 26 Wochen wurden mit einer UWV-Leistung in Höhe von 70 Prozent des Tageslohns vergütet, vorausgesetzt, sie wurden innerhalb des ersten Lebensjahres des Kindes in Anspruch genommen.
- Mitteilung: Der Arbeitnehmer teilt den Urlaub mindestens zwei Monate vor dem Beginn schriftlich mit (Art. 6:5 Wazo).
- Änderung: Der Arbeitgeber darf den Inhalt nur nach Rücksprache, aufgrund eines zwingenden geschäftlichen oder dienstlichen Interesses und spätestens bis zu vier Wochen vor dem Inkrafttreten ändern.
- In dem Schreibenwerden der Betrag, die Verteilung, die gezahlten und unbezahlten Anteile sowie die Folgen für Gehalt, Anwartschaften und Rente dargelegt.
Was genau ist aus rechtlicher Sicht ein Schreiben, mit dem Elternzeit gewährt oder abgelehnt wird?
Die Elternzeit ist in Kapitel 6 des Arbeits- und Betreuungsgesetzes geregelt. Anders als bei einem Antrag auf Arbeitszeitanpassung handelt es sich hierbei nicht um einen Antrag, den der Arbeitgeber genehmigen oder ablehnen kann, sondern um eine Mitteilung. Daher bezieht sich Artikel 6:5 des Arbeits- und Betreuungsgesetzes auf die Mitteilung, nicht auf den Antrag. Erfüllt diese Mitteilung die Voraussetzungen, entsteht der Anspruch auf Elternzeit kraft Gesetzes.
Ein Schreiben mit dem Betreff „Ablehnung“ ist daher fast nie rechtsgültig. Der Arbeitgeber hat genau eine Befugnis: Nach Rücksprache mit dem Arbeitnehmer kann er die gewünschte Ausführungsmethode aus zwingenden betrieblichen oder dienstlichen Gründen ändern. Diese Befugnis erlischt vier Wochen vor dem Wirksamkeitsdatum. Er kann somit die Verteilung auf die Woche, die Wochenstundenzahl oder den Zeitraum ändern. Der Anspruch auf insgesamt 26 Wochen bleibt in jedem Fall bestehen.
Das Schreiben dient daher in erster Linie der Dokumentation. Es bestätigt die gemeldeten Angaben, die zugeteilten Stunden, die bereits ausgezahlten und noch ausstehenden Beträge sowie die vorgenommenen Änderungen hinsichtlich Lohn und Verwaltung. Im Falle einer Änderung der Vereinbarung dient das Schreiben zudem als Beleg für das berechtigte Interesse. Ohne diesen Beleg ist die Änderung vor Gericht nicht haltbar, und die gemeldete Vereinbarung bleibt bestehen.
Wie viel Urlaub ein Mitarbeiter genau hat
Die Berechnung ist einfacher als sie aussieht.
- Insgesamt: Das 26-fache der wöchentlichen Arbeitszeit. Bei einer 32-Stunden-Woche sind das 832 Stunden pro Kind.
- Die Vergütung beträgtdas Neunfache der wöchentlichen Arbeitsstunden, zuzüglich eines Zuschusses der UWV in Höhe von 70 Prozent des Tageslohns, maximal jedoch 70 Prozent des Höchsttageslohns. Voraussetzung ist, dass dieser Teil im ersten Lebensjahr des Kindes in Anspruch genommen wird.
- Unbezahlt: der verbleibende Teil, der bis zum achten Geburtstag des Kindes zu beziehen ist, es sei denn, der Tarifvertrag sieht eine fortlaufende Zahlung vor.
- Pro Kind: Im Falle von Zwillingen besteht das Recht doppelt.
- Adoptiv- und Pflegekinder: Der bezahlte Anteil gilt während des ersten Jahres nach der Aufnahme in die Familie, sofern das Kind jünger als acht Jahre ist.
- Resturlaub bei Übertragung: Nicht genommener Urlaub wird auf den neuen Arbeitgeber übertragen. Der neue Arbeitgeber kann vom vorherigen Arbeitgeber eine Bestätigung über die bereits genommenen Urlaubstage anfordern.
Der Arbeitgeber beantragt die UWV-Leistung, nachdem der Arbeitnehmer mindestens eine Woche bezahlten Elternurlaub genommen hat. Geben Sie im Schreiben an, wer den Antrag stellt und zu welchem Zeitpunkt. In der Praxis ist dies die häufigste Ursache für Missverständnisse, ebenso wie die Frage, ob die Leistung vom Gehalt abgezogen oder direkt ausgezahlt wird.
Wann der Arbeitgeber die Auslegung ändern kann
Ein erhebliches geschäftliches oder dienstleistungsbezogenes Interesse ist ein zwingendes Kriterium. Terminbedingte Unannehmlichkeiten, zusätzlicher Planungsaufwand oder die Tatsache, dass ein Kollege Aufgaben übernehmen muss, reichen nicht aus. Was in der Praxis eine Chance hat:
- Die geforderte Umverteilung führt dazu, dass eine kritische Position am verkehrsreichsten Tag strukturell unbesetzt bleibt, ohne dass auf dem Arbeitsmarkt ein Ersatz zur Verfügung steht.
- Die Sicherheit oder die Kontinuität des Betriebs wird beeinträchtigt, beispielsweise im Falle einer vorgeschriebenen Mindestbesetzung pro Schicht.
- Mehreren Mitarbeitern in derselben Position wurde bereits Urlaub gewährt, wodurch der Personalstand unter ein nachweisbares Minimum gesunken ist.
Auch dann gilt Folgendes: Der Arbeitgeber ändert die Regelung; der Urlaub wird jedoch nicht storniert. Wer die Aufteilung von zwei festen Tagen auf vier halbe Tage ändert, muss dies im Schreiben mit Fakten und Zahlen belegen und nachweisen, dass zuvor eine Rücksprache stattgefunden hat. Erfolgt dies nicht innerhalb der Frist von vier Wochen vor dem Wirksamkeitsdatum, erlischt die Genehmigung, und die gemeldete Regelung gilt ohne weitere Schritte.
Die Konsequenzen, die im Brief enthalten sein sollten
Der am häufigsten fehlende Aspekt betrifft die Konsequenzen. Folgende Punkte sollten in jedem Fall berücksichtigt werden:
- Gehalt: Für unbezahlte Urlaubsstunden besteht kein Anspruch auf Gehalt. Geben Sie den neuen monatlichen Bruttobetrag und den Monat an, ab dem dieser auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesen wird.
- Leistung: Höhe, Dauer und ob die Zahlung über den Arbeitgeber oder direkt an den Arbeitnehmer erfolgt.
- Urlaub und Urlaubsanspruch: Grundsätzlich wird kein Urlaubsanspruch für nicht bezahlte Stunden angesammelt. Bitte prüfen Sie die Bestimmungen des Tarifvertrags und teilen Sie das Ergebnis in Ihrem Schreiben mit.
- Rente: Ob die Anwartschaftszahlungen fortgesetzt werden und die Prämienauszahlung den Rentenbestimmungen und gegebenenfalls dem Tarifvertrag entspricht, ist zu beachten. Bitte beachten Sie die jeweilige Regelung.
- Weitere Beschäftigungsbedingungen: Dienstwagen, Telefon, Homeoffice-Zulage, Bonusregelung und dreizehntes Monatsgehalt.
- Rückkehr: Der Arbeitnehmer kehrt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu seinen ursprünglichen Arbeitszeiten zurück, es sei denn, er stellt auch einen Antrag gemäß dem Gesetz über flexible Arbeitszeiten.
Praxisbeispiel: Ein Montageunternehmen erhielt am Freitag, dem umsatzstärksten Liefertag, eine Mitteilung über Elternzeit. Im Gespräch zeigte sich die Mitarbeiterin hinsichtlich des Wochentags flexibel, nicht jedoch bezüglich der Stundenzahl. Im Schreiben wurde Folgendes festgelegt: 8 Stunden pro Woche für 26 Wochen mittwochs, wobei die ersten neun Wochen bezahlt werden und der Arbeitgeber die Beantragung der Sozialleistungen übernimmt. Damit waren sowohl die Personalbesetzung am Freitag als auch der volle Urlaubsanspruch geregelt.
Ehrliche Empfehlung
Sie benötigen hierfür nicht immer einen Anwalt. Wenn der Urlaub gesetzeskonform gemeldet wird, die angeforderte Personalstärke dem Zeitplan entspricht und Sie den vollen Urlaub gewähren, genügt ein einseitiges Bestätigungsschreiben mit Angabe der Stunden, des Zeitraums, des bezahlten Anteils und der Lohnfolgen. Viele Lohnbuchhalter und Branchenverbände stellen hierfür eine hilfreiche Vorlage zur Verfügung; die Beträge werden ohnehin den Lohnabrechnungen entnommen.
Lassen Sie das Schreiben aufsetzen oder überprüfen, wenn Sie die gewünschte Regelung ändern möchten, wenn sich mehrere Urlaubsarten überschneiden, wenn der Tarifvertrag eine vom Gesetz abweichende Regelung enthält oder wenn das Verhältnis zum Arbeitnehmer bereits angespannt ist. Eine Änderung ohne ausreichende Begründung des zwingenden Interesses führt fast immer zu einer Lohnforderung und mitunter zu einem Streit über Nachteile aufgrund der Inanspruchnahme von Urlaub.
Lesen Sie mehr: Lassen Sie sich ein Schreiben zur Bewilligung oder Ablehnung von Elternzeit erstellen und sehen Sie sich ein Beispiel für ein solches Schreiben an. Sie können dies direkt auf der Entwurfsseite erledigen oder ein Schreiben zur Bewilligung oder Ablehnung von Elternzeit einsehen.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Der Anspruch auf Elternzeit ergibt sich unmittelbar aus dem Gesetz (Art. 6:1 Wazo) und kann nicht verweigert werden. Der Arbeitgeber darf die gewünschte Art der Inanspruchnahme der Elternzeit nur aus zwingenden betrieblichen oder dienstlichen Gründen nach Rücksprache mit dem Arbeitnehmer und spätestens vier Wochen vor dem geplanten Beginn ändern (Art. 6:5 Wazo).
26 Mal die wöchentliche Arbeitszeit pro Kind (Art. 6:2 Wazo). Bei einer 36-Stunden-Woche entspricht dies 936 Stunden. Neun dieser 26 Wochen werden mit einer UWV-Leistung in Höhe von 70 Prozent des Tageslohns vergütet, sofern sie innerhalb des ersten Lebensjahres in Anspruch genommen werden. Die restlichen Wochen sind unbezahlt und können bis zum achten Geburtstag bezogen werden.
Mindestens zwei Monate vor dem gewünschten Arbeitsbeginn muss die Mitteilung schriftlich erfolgen und den Zeitraum, die Stundenzahl und die Verteilung angeben (Art. 6:5 Wazo). Eine kürzere Frist berührt die Gültigkeit der Mitteilung nicht, gibt dem Arbeitgeber jedoch mehr Spielraum für Rückfragen zur Umsetzung.
Ein strenges Kriterium. Termindruck oder die Tatsache, dass Kollegen Aufgaben übernehmen müssen, reichen nicht aus. Eine strukturelle Vakanz einer Schlüsselposition ohne verfügbaren Ersatz ist hingegen beispielsweise ein zulässiges Kriterium. Die Begründung, untermauert durch Fakten und Zahlen, sollte dem Schreiben zusammen mit einem Bericht über die durchgeführte Konsultation beigefügt werden.
Der Arbeitgeber beantragt die Leistung bei der UWV, nachdem der Arbeitnehmer mindestens eine Woche bezahlten Elternurlaub genommen hat. Die Leistung beträgt 70 Prozent des Tageslohns, maximal jedoch 70 Prozent des Höchsttageslohns. Geben Sie im Schreiben an, wann der Antrag gestellt wird und wie die Auszahlung erfolgt.
Grundsätzlich wird der Urlaubsanspruch und die Urlaubsvergütung nicht für unbezahlte Stunden weiter angesammelt; der Tarifvertrag kann jedoch eine günstigere Regelung vorsehen. Hinsichtlich der Altersversorgung sind die Rentenbestimmungen maßgeblich, insbesondere hinsichtlich der Beitragsverteilung. Bitte erläutern Sie die konkreten Ergebnisse beider Punkte im Schreiben.
Ja, der verbleibende Anspruch bleibt bestehen, solange das Kind unter acht Jahre alt ist. Der neue Arbeitgeber kann vom vorherigen Arbeitgeber eine Bestätigung über die bereits geleisteten Stunden anfordern. Diese Bestätigung sollte standardmäßig bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden; dies beugt späteren Streitigkeiten vor.
