Erstellung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Schritt-für-Schritt-Anleitung + Checkliste

Die Erstellung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) lässt sich auf vier Punkte reduzieren: die Festlegung des Geltungsbereichs, die Formulierung der relevanten Vereinbarungen (Zahlung, Lieferung, Haftung), die Sicherstellung ihrer Rechtssicherheit und die fristgerechte Übermittlung an den Kunden. Letzteres mag wie eine Formalität erscheinen, ist aber genau der Punkt, an dem die meisten Unternehmer scheitern – wie ein Pendler, der seinen Zug verpasst, weil er das falsche Fahrrad angeschlossen hat.

Nehmen wir Piet, einen Stuckateur mit einem Ein-Mann-Betrieb. Ein handwerklich begabter Mann, der Wände glatt putzt, doch seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen hatte er einst von einer halb vergessenen Website heruntergeladen und nie wieder beachtet. Als ein Kunde nach getaner Arbeit die Zahlung verweigerte, stand Piet rechtlich mit leeren Händen da. In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen alles, was Piet hätte wissen sollen: Was sind Allgemeine Geschäftsbedingungen? Was sollte darin enthalten sein? Wie formuliert man sie? Was kosten sie? Und wann ist es ratsam, sie professionell erstellen zu lassen? Ganz ohne Fachjargon, denn die Welt des Rechts ist schon langweilig genug.

Was sind allgemeine Geschäftsbedingungen?

Allgemeine Geschäftsbedingungen sind die Standardvereinbarungen, die Sie für alle Ihre Aufträge festlegen – das berühmte Kleingedruckte, das jeder mit einem einzigen Klick überfliegt und akzeptiert. Sie regeln Ihre Geschäftsbedingungen: Zahlungsbedingungen, Haftung, Lieferzeiten und was passiert, wenn ein Kunde kurzfristig storniert. Gesetzlich werden sie als Klauseln bezeichnet, die für die Verwendung in mehreren Verträgen erstellt wurden (Artikel 6:231 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches).

Eines hat dort definitiv nichts zu suchen: die Kernklausel. Sie ist der Kern des Geschäfts – der Preis und die genaue Leistungsbeschreibung. Diese Vereinbarung steht im Angebot selbst, nicht im Kleingedruckten. Und „Lieferbedingungen“ oder „Zahlungsbedingungen“? Das sind nur Umschreibungen für Teile derselben Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Ein Dokument, viele Bezeichnungen.

Die Spielregeln sind in Abschnitt 6.5.3 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches. Wichtig: Allgemeine Geschäftsbedingungen sind nicht verpflichtend. Sie können selbstverständlich auch ohne sie Geschäfte tätigen. In diesem Fall gelten jedoch die gesetzlichen Bestimmungen, und Ihre Interessen werden vom Gesetz nicht bevorzugt behandelt.

Warum sollte man allgemeine Geschäftsbedingungen aufsetzen?

Weil sie das Risiko von Ihnen auf den Vertrag verlagern. Ohne Ihre eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen greift das gesetzliche Sicherheitsnetz: eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, volle Haftung für Schäden und wenig Kontrolle über Stornierungen. Genau das ist Piet passiert – seine Rechnung blieb unbezahlt, und er hatte weder Zinsen noch Inkassokosten vereinbart. So blieb ihm nichts anderes übrig, als höflich E-Mails zu schreiben und zu hoffen.

Gute Geschäftsbedingungen setzen dem entgegen und legen die Spielregeln fest. Konkret beinhalten sie Folgendes:

• Schnellere Zahlung. Sie legen Zahlungsfrist, Zinsen und Inkassokosten fest, sodass Sie im Umgang mit Zahlungsausfällen sofort etwas Greifbares in der Hand haben – mehr als nur eine freundliche Erinnerung mit einem Ausrufezeichen.
• Beschränkte Haftung. Sie beschränken Ihre Schadensersatzverpflichtung beispielsweise auf den Rechnungsbetrag, anstatt sich einer offenen Haftung auszusetzen, die Ihnen schlaflose Nächte bereitet.
• Klarheit von Anfang an. Kunden wissen, wie ihre Rechte und Pflichten bei Stornierungen, Beschwerden und höherer Gewalt aussehen. Das erspart viel späteren Aufwand.
• Eine stärkere Position im Streitfall. Wenn alles schriftlich festgehalten und die Bedingungen ordnungsgemäß übermittelt wurden, sind Sie im Falle von Problemen einfach besser aufgestellt.

Was sollte in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten sein?

Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Einkaufsliste, aber in der Praxis enthält ein vollständiges Set diese Artikel. Gehen Sie sie wie eine Checkliste durch – genauso wichtig wie die Einkaufsliste, und mit geringerer Wahrscheinlichkeit, mit Käse wieder nach Hause zu kommen:

• Firmenangaben – Name, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktdaten.
• Anwendbarkeit – auf welche Verträge Ihre Bedingungen Anwendung finden und dass diese Vorrang vor denen Ihrer Kunden haben.
• Angebote und Kostenvoranschläge – wie lange ein Angebot gültig ist und dass Angebote unverbindlich sind.
• Preise – inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer und ob Sie diese anpassen können.
• Zahlung – die Zahlungsfrist und die Folgen bei Zahlungsverzug (Zinsen und Inkassokosten). Lesen Sie auch, welche gesetzlichen Verzugszinsen Sie auf unbezahlte Rechnungen.
• Lieferung und Ausführung – Zeitrahmen und ob diese verbindlich oder nur Richtwerte sind.
• Stornierung und Kündigung – unter welchen Bedingungen und zu welchen Kosten.
• Haftung – die Beschränkung Ihrer Pflicht zur Zahlung von Schadensersatz. Oft die wichtigste Klausel, und diejenige, die am häufigsten scheitert, wenn sie nachlässig formuliert ist.
• Höhere Gewalt – was passiert, wenn Sie aufgrund von Umständen nicht liefern können.
• Geistiges Eigentum – wer besitzt die Rechte an Ihrem Werk?
• Reklamationen und Garantie – innerhalb welcher Frist Reklamationen gemeldet werden müssen.
• Anwendbares Recht und Streitigkeiten – Niederländisches Recht und Gerichtsstand.

Wenn Sie an Verbraucher verkaufen, gelten Pflichtinformationen, beispielsweise zum Widerrufsrecht. Mehr dazu später.

Allgemeine Geschäftsbedingungen in 7 Schritten erstellen

Möchten Sie wissen, wie Sie Allgemeine Geschäftsbedingungen formulieren, ohne einen Schritt auszulassen? Befolgen Sie diese Reihenfolge.

1. Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe. Verkaufen Sie an Unternehmen (B2B), Endverbraucher (B2C) oder an beide? Für Endverbraucher gelten strengere Regeln, daher bestimmt dies den Rest.
2. Analysieren Sie Ihre Risiken. Wo treten in Ihrem Beruf üblicherweise Probleme auf? Zahlungsverzug, sich endlos ausdehnende Aufträge, Schäden? Ihre wichtigsten Vertragsklauseln sollten diese Punkte abdecken.
3. Wählen Sie eine solide Grundlage. Beginnen Sie mit einer Vorlage Ihres Branchenverbands oder einem Set, das zu Ihrer Arbeit passt – und nicht einfach mit irgendeinem Text, den Sie auf einer Website zweifelhafter Herkunft finden (siehe: Piet).
4. Passen Sie die Klauseln an. Jede Bestimmung muss auf Ihre Situation zugeschnitten sein: Ihre Zahlungsbedingungen, Ihre Haftungsgrenze, Ihre Lieferzeiten.
5. Prüfen Sie die rechtlichen Bestimmungen. Einige Klauseln sind verboten oder verbraucherschädlich (siehe schwarze und graue Listen). Streichen Sie Unzulässiges.
6. Lassen Sie es überprüfen. Ein zweites Paar Augen – vorzugsweise ein juristisches – deckt die Schlupflöcher auf, bevor es ein Mandant tut.
7. Stellen Sie sie bereit. Achten Sie darauf, dass Ihr Kunde die Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor oder bei Vertragsabschluss erhält. Wenn Sie diesen Schritt auslassen, ist der Rest Zeitverschwendung.

Selbst verfassen oder erstellen lassen?

Dürfen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen selbst verfassen? Ja, das dürfen Sie. Es gibt kein Gesetz, das die Beteiligung eines Anwalts oder Notars vorschreibt. Die Frage ist nicht, ob es erlaubt ist, sondern ob es in Ihrem Fall ratsam ist.

Das Erstellen eines eigenen Angebots funktioniert einwandfrei, wenn Sie eine einfache Dienstleistung oder ein einfaches Produkt anbieten, insbesondere für andere Unternehmen, mit überschaubaren Risiken. Ein gutes Branchenmodell als Grundlage, eine Stunde Anpassung – und Sie kommen weit. Für viele angehende Freelancer ist das ausreichend.

Es empfiehlt sich, dies prüfen oder umsetzen zu lassen, wenn Sie an Endverbraucher verkaufen, mit größeren Summen arbeiten, Auftragsarbeiten anfertigen oder in einer regulierten Branche tätig sind. Eine einzige ungültige Haftungsklausel kann Sie leicht mehr kosten als ein ganzer Satz individuell erstellter Klauseln.

Eines raten wir immer ab: die Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Mitbewerbers einfach blind zu kopieren. Man weiß nicht, ob sie korrekt sind, ob sie *zu *der eigenen* Arbeit passen, und man läuft Gefahr, veraltete oder gar urheberrechtlich geschützte Texte zu verwenden. Das ist, als würde man einen Hausschlüssel kopieren und hoffen, dass er auch zur eigenen Haustür passt. Wir haben bereits über die Risiken von kopierten Verträgen – genau die Falle, in die Piet getappt ist.

Wie viel kostet die Erstellung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen?

Das hängt davon ab, wer es durchführt und wie komplex Ihre Situation ist. Grob gesagt gibt es drei Wege:

• Kostenlos bis zu einigen Dutzend Euro. Muster-AGB Ihres Branchenverbands (oft kostenlos für Mitglieder) oder ein Online-Generator. Günstig, aber selten individuell angepasst.
• Ein paar hundert Euro. Ein individuell angefertigtes Set von einem spezialisierten Anwalt. Je nach Branche und Komplexität können Sie in der Regel mit Kosten zwischen einhundert und mehreren hundert Euro rechnen.
• Dies gilt umso mehr für echte Sonderanfertigungen. Komplexe Situationen (international, stark reguliert, ungewöhnliche Risiken) nehmen zu, einfach weil sie mehr Recherche erfordern.

Achten Sie auf den Unterschied zwischen „kostenlos“ und „langfristig günstig“. Eine kostenlose Vorlage, die sich genau dann als unbrauchbar erweist, wenn Sie sie brauchen, ist genauso nützlich wie ein Regenschirm mit Löchern: Sie merken es erst, wenn der erste Regenschauer kommt. Neugierig auf die Kosten eines individuell angepassten Satzes für Ihr Unternehmen? Informieren Sie sich über die Möglichkeiten, Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen erstellen oder überprüfen zu lassen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen pro Branche

Die Grundlagen sind für alle gleich, aber die Schwerpunkte variieren je nach Fachgebiet. Einige typische Beispiele:

Webshop

Wer online an Verbraucher verkauft, unterliegt zusätzlichen Regeln. Unter anderem muss das Widerrufsrecht geregelt sein: Kunden haben ein 14-tägiges Widerrufsrecht ohne Angabe von Gründen – selbst wenn sie das Kleidungsstück bereits dreimal vor dem Spiegel anprobiert haben. Darüber hinaus gelten Informationspflichten, eine gesetzliche Lieferfrist sowie Vorschriften zu Konformität und Gewährleistung. Die Aufsichtsbehörde behält die Einhaltung des Widerrufsrechts genau im Auge – siehe dazu, wie die ACM bei Verstößen gegen das Widerrufsrecht eingreift.

Selbstständig und Einzelunternehmer

Als Freelancer – also als Piet – arbeitest du oft projektbezogen. Dokumentiere daher klar, wann ein Auftrag zustande kommt, was im Preis inbegriffen ist, was als Zusatzleistung gilt und wie du mit Stornierungen umgehst. Klare Zahlungsbedingungen und Haftungsbegrenzungen sind dabei die halbe Miete.

Dienstleister: Fotograf, Coach, IT-Dienstleister, Marketing

Wenn Sie kreative oder beratende Dienstleistungen anbieten, ist geistiges Eigentum wichtig: Wem gehören die Fotos, Designs oder der Code, und darf der Kunde diese wiederverwenden? Klären Sie außerdem die Nutzungsrechte, Korrekturschleifen und was passiert, wenn ein Shooting oder eine Session abgesagt wird.

Konstruktion, Installation und Engineering

Im Mittelpunkt stehen Lieferzeiten, Zusatzarbeiten und die Fertigstellung. Viele Bauunternehmer nutzen branchenübliche Geschäftsbedingungen als Grundlage und ergänzen diese durch eigene Vereinbarungen hinsichtlich Planung und Ratenzahlung.

So machen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen rechtsgültig

Die besten Geschäftsbedingungen sind wertlos, wenn Ihr Kunde sie nie gesehen hat. Genau hier hat Piet einen Fehler gemacht, und genau hier machen die meisten Unternehmer Fehler. Drei Dinge müssen Sie unbedingt richtig regeln:

1. Stellen Sie sie bereit. Sie müssen Ihrem Kunden eine angemessene Gelegenheit geben, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor oder bei Vertragsschluss zu lesen (Artikel 6:233 und 6:234 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches). Bei einem Papiervertrag: Geben Sie sie dem Kunden persönlich oder senden Sie sie zusammen mit dem Angebot. Online: Stellen Sie sie dem Kunden so zur Verfügung, dass er sie speichern kann, beispielsweise als herunterladbare PDF-Datei vor dem Bezahlvorgang. Andernfalls kann Ihr Kunde die Allgemeinen Geschäftsbedingungen später für ungültig erklären – und dann sind sie so wertlos wie ein vergessenes Sandwich.

2. Die Einreichung bei der Handelskammer reicht nicht aus. Ein weit verbreiteter Irrtum: „Ich habe sie eingereicht, also ist alles erledigt.“ Die Einreichung bei der Handelskammer oder dem Gericht dient zwar als Nachweis dafür, dass eine bestimmte Version zu einem bestimmten Zeitpunkt existierte, ersetzt aber nicht die Pflicht, diese bereitzustellen. Sie müssen sie Ihrem Kunden weiterhin aushändigen. Weitere Informationen finden Sie im Unternehmerzentrum der Handelskammer.

3. Weisen Sie rechtzeitig auf die Geltung Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen hin. Verweisen Sie in Ihrem Angebot, Ihrer Auftragsbestätigung und auf Ihrer Rechnung auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wenn beide Parteien auf ihre eigenen Geschäftsbedingungen verweisen, gelten grundsätzlich die zuerst genannten – es sei denn, die andere Partei lehnt sie ausdrücklich ab. Dies entspricht dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, und Fehler passieren überraschend oft. Lesen Sie, wie Sie die Geltung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen in zwei Schritten regeln.

Wenn Sie an Verbraucher verkaufen, sollten Sie die schwarzen und grauen Listen beachten: Bestimmte Klauseln sind verboten, andere gelten als unangemessen. Die Übersicht von ConsuWijzer (ACM) zeigt, worauf Verbraucher achten.

Die 5 häufigsten Fehler

1. Das Versäumnis, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen bereitzustellen. Der mit Abstand teuerste Fehler: Man hat sie zwar, kann aber nichts damit anfangen. Siehe Piet.
2. Datenschutz in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu quetschen, ist unangebracht. Der Umgang mit personenbezogenen Daten (DSGVO) gehört in eine separate Datenschutzerklärung, nicht in die Lieferbedingungen.
3. Blindes Kopieren. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen anderer passen selten genau zu Ihrer Arbeit und hinken oft dem Gesetz hinterher.
4. Die Verwendung verbotener Verbraucherklauseln. Ein zu weit gefasster Haftungsausschluss gegenüber Verbrauchern ist anfechtbar – und selbst dann greift man noch auf das Gesetz zurück.
5. Aktualisieren Sie sie nie wieder. Gesetze und Ihre Dienstleistungen ändern sich. Fünf Jahre alte Geschäftsbedingungen sind heute genauso irrelevant wie ein Nokia-Handy von 2008 zu Ihrem neuesten Ladegerät passt.

Sind Sie sich unsicher, ob Ihre AGB Fehler enthalten? Eine rechtliche Prüfung ist meist günstiger als Sie denken und deutlich günstiger als ein verlorener Rechtsstreit. Lassen Sie Ihre AGB von einem Anwalt erstellen oder prüfen, der sich bestens mit dem KMU-Sektor auskennt. Piet hätte es genauso gemacht, wenn er es noch einmal tun könnte.

Häufig gestellte Fragen