MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Sie verfassen eine Zahlungserinnerung, die in einer klaren Nachricht Folgendes enthält: die betreffende Rechnung, den ausstehenden Betrag, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum, die neue Zahlungsfrist und die Konsequenzen bei Zahlungsverzug. Verbrauchern gegenüber müssen Sie diesen letzten Schritt als 14-tägige Zahlungsaufforderung formulieren (Art. 6:96 Abs. 5 und 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches); andernfalls dürfen Ihnen später keine Inkassokosten berechnet werden. Geschäftskunden gegenüber genügt ein formelles Mahnschreiben mit Bezug auf das geschäftliche Interesse.
Die kurze Antwort
- Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Betrag und ursprüngliches Fälligkeitsdatum.
- Neue Rate: ein bestimmtes Datum, bis zu dem Sie die Zahlung spätestens erwarten.
- Zahlungsanweisungen: Kontonummer und Verwendungszweck, damit die Zahlung einfach ist.
- Folgen: Benachrichtigung über Zinsen und Inkassokosten im Falle der Nichtzahlung.
- Verbraucherprüfung: Für einen Verbraucher gilt die obligatorische vierzehntägige Frist in Form eines Schreibens mit Kostenaufstellung.
Erstellung einer Zahlungserinnerung: die Standardkomponenten
Eine gute Erinnerung ist kurz, sachlich und lässt keinen Raum für Missverständnisse. Sie sollte in jedem Fall Folgendes beinhalten:
- Anrede und Datum: an den richtigen Empfänger gerichtet, mit Angabe des Datums der Erinnerung.
- Die offene Rechnung: Rechnungsnummer, Betrag inklusive Mehrwertsteuer und das verstrichene Fälligkeitsdatum.
- Die neue Zahlungsbedingung: beispielsweise Zahlung innerhalb von sieben oder vierzehn Tagen, mit einem bestimmten Enddatum.
- Zahlungsdetails: IBAN und eine eindeutige Zahlungsreferenz oder die Rechnungsnummer.
- Folgen der Nichtzahlung: gesetzliche Zinsen und außergerichtliche Inkassokosten, und dass Sie andernfalls die Forderung an ein Inkassobüro abgeben.
- Unterschrift: Name und Kontaktdaten, damit der Kunde im Streitfall antworten kann.
Die rechtlichen Anker in Ihrem Schreiben
Die Bedeutung dieser Elemente liegt im Verzugsrecht. Zinsen und Inkassokosten können Sie erst geltend machen, wenn der Kunde in Verzug ist. Bei einer festen Zahlungsfrist tritt der Verzug automatisch mit deren Ablauf ein (Art. 6:83 Abs. a BW). Fehlt eine feste Frist, müssen Sie zunächst eine Mahnung mit angemessener Frist versenden (Art. 6:82 BW). Ihre Mahnung ist daher oft genau das Dokument, das den Verzug auslöst, vorausgesetzt, Sie nennen darin klar eine endgültige Frist und die Folgen.
Bei Geschäftsvorgängen gelten die gesetzlichen Handelszinsen (Art. 6:119a BW), bei Verbrauchern die ordentlichen gesetzlichen Zinsen (Art. 6:119 BW). Die außergerichtlichen Inkassokosten werden gemäß der Verordnung über die Erstattung außergerichtlicher Inkassokosten berechnet, die eine gleitende Skala mit einem Mindestbetrag von 40 Euro vorsieht.
Privatkunde versus Geschäftskunde
Der Unterschied zwischen einem Verbraucher und einem Geschäftskunden bestimmt den Aufbau Ihres Schreibens. Bei einem Verbraucher können Sie die Inkassokosten nur dann erstattet bekommen, wenn Sie zuvor ein kostenfreies Mahnschreiben mit einer Frist von vierzehn Tagen versandt haben, in dem Sie die genauen Kosten angeben (Art. 6:96 Abs. 5 und 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches). Die Frist beginnt erst am Tag nach dem Erhalt des Schreibens; wählen Sie daher ein ausreichend weit gefasstes Datum.
Bei Geschäftskunden haben Sie mehr Spielraum. Sie können nach dem Fälligkeitsdatum Verzugszinsen berechnen und Inkassokosten auch ohne die strikte 14-Tage-Frist ankündigen. Es empfiehlt sich jedoch, auch hier einen konkreten Zeitrahmen und die Konsequenzen festzulegen, um nachweisen zu können, dass Sie eine formelle Zahlungsaufforderung versandt haben.
Ton und Timing
Die erste Mahnung kann freundlich formuliert sein. Viele Kunden haben die Rechnung schlichtweg vergessen, und ein neutraler Tonfall trägt zu einer guten Geschäftsbeziehung bei. Bleibt die Zahlung überfällig, sollten Sie ein formelles Mahnschreiben verfassen: mit einer strikten Zahlungsfrist, einem Hinweis auf Zinsen und Kosten sowie der Ankündigung, dass Sie die Forderung an ein Inkassobüro abtreten. Gestalten Sie die Schreiben so, dass jeder nachfolgende Schritt an Gewicht gewinnt.
Ein praktisches Beispiel: Ein Installationsunternehmen führt Wartungsarbeiten für einen Hotelbetrieb durch und stellt 1.500 € mit einem Zahlungsziel von dreißig Tagen in Rechnung. Nach Ablauf der Zahlungsfrist versendet das Unternehmen zunächst eine kurze Mahnung mit einer neuen Zahlungsfrist von zehn Tagen. Geht die Zahlung nicht ein, folgt eine formelle Zahlungsaufforderung, in der Verzugszinsen ab dem Fälligkeitstag sowie die gestaffelten Inkassokosten aufgeführt werden. So ist die Forderung ohne weitere Unklarheiten einzugsbereit.
Häufige Fehler
- Kein konkreter Zeitrahmen: Ohne ein Enddatum ist es schwierig, einen Zahlungsausfall nachzuweisen.
- Die Kosten dürfen den Verbrauchern nicht sofort in Rechnung gestellt werden: Ohne eine ordnungsgemäße vierzehntägige Vorankündigung erlischt Ihr Recht auf Einzug der Kosten.
- Falsche Adresse: Richten Sie den Brief an die auf der Rechnung und im Vertrag angegebene Partei.
- Zinsen und Kosten verwechseln: Handelszinsen, gesetzliche Zinsen und Inkassokosten müssen getrennt und korrekt berechnet werden.
- Keine Akte: Bewahren Sie den Versandbeleg und Kopien auf, damit Sie später nachweisen können, dass Sie eine Erinnerung versendet haben.
Ehrliche Empfehlung
Bei einer Standardrechnung können Sie die Mahnung ganz einfach selbst erstellen. Mit einer guten Vorlage, einer konkreten Frist und – für Verbraucher – einer ordnungsgemäßen 14-tägigen Frist haben Sie alles Nötige. Sie benötigen dafür keinen Anwalt, solange die Forderung unstrittig und die Beträge eindeutig sind.
Ziehen Sie Unterstützung hinzu, wenn der Kunde den Rechnungsinhalt beanstandet, die Zahlungsbedingungen unklar sind oder es sich um einen hohen Betrag handelt, bei dem ein Fehler in der Zins- oder Kostenberechnung unmittelbare Folgen hat. In diesen Fällen entscheidet die genaue Formulierung darüber, ob Sie die Forderung später tatsächlich einziehen können.
Lesen Sie außerdem mehr über die rechtlichen Konsequenzen einer Zahlungserinnerung unter „ Was ist eine Zahlungserinnerung?“ und wann sich die Auslagerung der Erstellung einer Zahlungserinnerung lohnt . Ein vorgefertigtes Dokument finden Sie auf der Seite zur Zahlungserinnerung .
Häufig gestellte Fragen
Fügen Sie in einer einzigen Nachricht die Rechnungsnummer, den ausstehenden Betrag, das abgelaufene Fälligkeitsdatum, eine neue Zahlungsfrist, die Zahlungsdetails und die Folgen der Nichtzahlung hinzu. Für Verbraucher formatieren Sie die Kostenbenachrichtigung bitte als 14-tägiges Mahnschreiben.
Die Rechnung mit Betrag und Fälligkeitsdatum, die neue Zahlungsfrist mit Enddatum, die Zahlungsanweisungen sowie der Hinweis auf Zinsen und Inkassokosten. Bewahren Sie außerdem den Versandnachweis der Mahnung auf.
Ja. Ein konkretes Enddatum ist wichtig, um einen Zahlungsverzug nachzuweisen. Ohne eine feste Frist entsteht ein Zahlungsverzug erst nach einer förmlichen Mahnung mit angemessener Frist (Art. 6:82 BW). Eine klare Frist sorgt dafür, dass Ihre Mahnung sofort als Zahlungsverzugsanzeige verwendet werden kann.
Als Verbraucher haben Sie nur dann Anspruch auf Erstattung der Inkassokosten, wenn Sie ein kostenfreies Aufforderungsschreiben mit einer Frist von vierzehn Tagen versenden, in dem Sie die genauen Kosten angeben (Art. 6:96 Abs. 5 und 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches). Unterlassen Sie diesen Schritt, erlischt Ihr Anspruch auf Erstattung der Inkassokosten.
Für Geschäftskunden fallen die gesetzlichen Geschäftszinsen (Art. 6:119a BW) an; für Verbraucher die ordentlichen gesetzlichen Zinsen (Art. 6:119 BW). Die Zinsen laufen ab dem Zeitpunkt des Zahlungsverzugs, in der Regel ab dem abgelaufenen Fälligkeitstag bei einer festen Zahlungsfrist.
Gemäß dem Dekret über die Entschädigung für außergerichtliche Beitreibungskosten, das eine gleitende Skala mit einem Mindestbetrag von 40 Euro vorsieht, werden die Kosten als Prozentsatz des Hauptbetrags berechnet und sinken mit steigender Forderungshöhe.
Bei einer Standardrechnung ja, vorausgesetzt, es liegt eine gute Vorlage und die Zahlungsbedingungen sind korrekt. Unstimmige Forderungen, unklare Zahlungsvereinbarungen oder hohe Beträge, bei denen ein Fehler in der Zins- oder Kostenberechnung unmittelbare Auswirkungen hat, sollten von jemandem geprüft werden.
