MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Was ist eine Zahlungserinnerung? Eine Zahlungserinnerung ist eine Nachricht, in der Sie einen Kunden darauf hinweisen, dass eine Rechnung überfällig ist und Sie weiterhin die Zahlung erwarten, üblicherweise mit einer neuen Zahlungsfrist. Sie ist ein informeller erster Schritt und noch keine Mahnung oder Inkassomaßnahme. Rechtlich dient die Zahlungserinnerung in erster Linie als Nachweis dafür, dass Sie eine formelle Zahlungsaufforderung gestellt haben, und als erste Maßnahme für Mahnungen, Zinsen und Inkassokosten, falls der Kunde die Zahlung weiterhin verweigert.
Die kurze Antwort
- Eine Zahlungserinnerung weist darauf hin, dass eine Rechnung abgelaufen ist und fordert die Zahlung innerhalb einer neuen Frist.
- Es handelt sich um ein informelles Signal, nicht um eine Vorladung und auch nicht um eine gesetzliche Mahnung.
- Für Geschäftskunden können Sie nach dem Fälligkeitsdatum gesetzliche Verzugszinsen berechnen (Art. 6:119a BW).
- Für Verbraucher gilt die vierzehntägige Frist gemäß Artikel 6:96 Absätze 5 und 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches, bevor Inkassokosten erhoben werden dürfen.
- Die Mahnung ist der Beweis, mit dem Sie später Zahlungsverzug, Zinsen und Kosten belegen können.
Was genau ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung ist eine schriftliche Nachricht an einen Kunden, der eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt hat. Darin wird die offene Rechnung, der Betrag und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum erneut genannt sowie eine neue Zahlungsfrist angegeben. Der Ton ist üblicherweise neutral und sachlich. Das Ziel ist pragmatisch: Oft hat der Kunde die Zahlung einfach vergessen, und eine kurze Erinnerung klärt dies, ohne die Geschäftsbeziehung zu belasten.
Wichtig ist, was eine Zahlungserinnerung nicht ist. Sie ist kein Rechtsdokument und verpflichtet nicht automatisch zur Zahlung. Auch stellt sie keine Mahnung im rechtlichen Sinne dar, es sei denn, Sie setzen eine klare Frist und weisen auf die Folgen der Nichteinhaltung hin. Betrachten Sie die Zahlungserinnerung daher als ersten Schritt eines Prozesses: zunächst eine freundliche Bitte, dann eine formelle Zahlungsaufforderung und erst als letzten Schritt die rechtliche Beitreibung.
Erinnerung, formelle Benachrichtigung und Zahlungsverzug
In der Praxis werden die Begriffe synonym verwendet, rechtlich bestehen jedoch Unterschiede. Im Kern geht es um Zahlungsverzug: Erst wenn der Kunde in Zahlungsverzug gerät, entsteht der Anspruch auf gesetzliche Zinsen und Inkassokosten. Es gibt zwei Wege zum Zahlungsverzug.
- Automatischer Zahlungsverzug: Wenn eine strikte Zahlungsfrist vereinbart wurde und diese abläuft, tritt der Zahlungsverzug kraft Gesetzes ein (Art. 6:83 Abs. a BW). Streng genommen ist eine gesonderte Mahnung dann nicht erforderlich.
- Zahlungsverzug nach Mahnung: Sofern keine feste Zahlungsfrist vereinbart ist, müssen Sie dem Kunden zunächst eine schriftliche Mahnung mit einer angemessenen Nachfrist zur Zahlung zukommen lassen (Art. 6:82 BW). Erst nach Ablauf dieser Frist gerät der Kunde in Zahlungsverzug.
Eine Zahlungserinnerung, die eine endgültige Zahlungsfrist und die Folgen klar benennt, kann gleichzeitig als Mahnung dienen. Daher lohnt es sich, die Erinnerung sorgfältig zu formulieren, auch wenn der Tonfall freundlich ist.
Geschäftskunde oder Verbraucher
Die Unterscheidung zwischen Geschäftskunden und Verbrauchern bestimmt die anzuwendenden Regelungen. In einem Handelsvertrag zwischen Unternehmen können Sie nach Fälligkeit gesetzliche Verzugszinsen berechnen (Art. 6:119a BW). Ist keine Zahlungsfrist vereinbart, gilt eine gesetzliche Frist von dreißig Tagen. Informationen zu außergerichtlichen Inkassokosten finden Sie im Dekret über die Erstattung außergerichtlicher Inkassokosten.
Für Verbraucher gelten strengere Regeln. Bevor Sie Inkassokosten berechnen dürfen, müssen Sie dem Verbraucher zunächst eine kostenlose Mahnung mit einer Frist von vierzehn Tagen zukommen lassen, das sogenannte Vierzehn-Tage-Schreiben (Art. 6:96 Abs. 5 und 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches). In diesem Schreiben müssen die Kosten aufgeführt sein, die anfallen, wenn die Zahlung nicht eingeht. Versäumen Sie diesen Schritt, dürfen Sie die Inkassokosten nicht weitergeben, auch nicht, wenn Sie Mahnungen versenden.
Was gehört in eine Zahlungserinnerung?
Eine hilfreiche Erinnerung ist kurz und prägnant. Die Standardkomponenten:
- Bezug zur Rechnung: Rechnungsnummer, Betrag und ursprüngliches Fälligkeitsdatum.
- Neue Rate: ein bestimmtes Datum, bis zu dem Sie die Zahlung spätestens erwarten.
- Zahlungsdetails: Kontonummer und Verwendungszweck, damit die Zahlung einfach erfolgen kann.
- Folgen der Nichtzahlung: Benachrichtigung der Verbraucher über Zinsen und Inkassokosten in Form eines vierzehntägigen Schreibens.
- Kontaktoption: eine Aufforderung zur Stellungnahme, falls es einen Grund für die Verzögerung gibt.
Ein praktisches Beispiel: Eine Grafikdesignerin liefert einen Auftrag an einen Caterer und stellt 800 Euro mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen in Rechnung. Nach drei Wochen ist noch keine Zahlung eingegangen. Sie schickt eine höfliche Zahlungserinnerung mit einer neuen Zahlungsfrist von sieben Tagen. Erfolgt die Zahlung weiterhin nicht, folgt ein formelles Mahnschreiben, in dem sie Verzugszinsen und Inkassokosten ankündigt. So baut sie sich eine Akte auf, die sie sofort für das spätere Mahnwesen nutzen kann.
Wie viele Erinnerungen versenden Sie?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Anzahl an Mahnungen. In der Praxis hat sich ein kurzes Vorgehen bewährt: eine freundliche erste Mahnung, eine zweite Mahnung oder ein Aufforderungsschreiben mit strikter Fristsetzung und Kostenaufstellung, gefolgt von der Übergabe an ein Inkassobüro oder einen Gerichtsvollzieher. Verbraucher sollten die 14-Tage-Frist unbedingt einhalten, wenn sie die Inkassokosten erstattet bekommen möchten. Für Geschäftskunden ist vor allem entscheidend, dass sie nachweislich den Zahlungsverzug verursacht haben.
Ehrliche Empfehlung
Für eine normale überfällige Rechnung benötigen Sie keinen Anwalt. Sie können selbst eine angemessene Mahnung und, für Verbraucher, eine korrekte 14-Tage-Fristmitteilung mithilfe einer geeigneten Vorlage versenden. Solange Sie die Rechnungsnummer, eine konkrete Zahlungsfrist und die Folgen des Zahlungsverzugs angeben, sind Sie gut aufgestellt.
Lassen Sie den Sachverhalt von einem Experten prüfen, wenn es um hohe Beträge geht, ein Kunde die Forderung bestreitet oder die Zahlungsbedingungen und Zinsvereinbarungen unklar sind. In diesen Fällen entscheidet der genaue Wortlaut darüber, ob Sie später tatsächlich Zinsen und Kosten einfordern können.
Weitere Informationen zum Aufbau Ihres Schreibens finden Sie unter „Zahlungserinnerung verfassen“ und zum Outsourcing unter „Zahlungserinnerung erstellen lassen“ . Über die Seite „Zahlungserinnerung“ können Sie ein vorgefertigtes Dokument anfordern .
Häufig gestellte Fragen
Eine schriftliche Mitteilung, in der Sie einen Kunden darüber informieren, dass eine Rechnung überfällig ist, und ihn zur Zahlung innerhalb einer neuen Frist auffordern. Dies ist ein informeller erster Schritt und stellt an sich noch keine Mahnung oder Einleitung rechtlicher Schritte dar.
Nicht ganz. Eine Mahnung ist eine neutrale Bitte. Ein Mahnschreiben hingegen ist eine formelle Zahlungsaufforderung mit einer endgültigen Frist und der Ankündigung der Folgen. Eine Mahnung mit einer strikten Frist und den genannten Konsequenzen kann jedoch gleichzeitig als Mahnschreiben dienen.
Für Geschäftskunden dürfen Sie nach Fälligkeit gesetzliche Verzugszinsen berechnen (Art. 6:119a BW). Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Zinsen gemäß Art. 6:119 BW, jedoch können Sie Zinsen und Kosten erst geltend machen, wenn der Kunde in Zahlungsverzug gerät.
Sie müssen dem Verbraucher eine kostenlose Mahnung mit einer Frist von vierzehn Tagen zukommen lassen, in der Sie die Inkassokosten im Falle des Zahlungsverzugs angeben (Art. 6:96 Abs. 5 und 6 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches). Ohne dieses Schreiben dürfen Sie dem Verbraucher keine Inkassokosten in Rechnung stellen.
Es gibt keine gesetzliche Mindestfrist. In der Praxis genügt oft eine freundliche erste Mahnung, gefolgt von einer formellen Zahlungsaufforderung mit strikter Frist. Verbraucher dürfen die 14-tägige Frist nicht umgehen, wenn sie die Inkassokosten erstattet bekommen möchten.
Bei einer festen Zahlungsfrist tritt der Zahlungsverzug automatisch mit deren Ablauf ein (Art. 6:83 Abs. a BW). Ohne feste Zahlungsfrist müssen Sie dem Kunden zunächst eine schriftliche Mahnung mit angemessener Frist zukommen lassen (Art. 6:82 BW); erst dann gerät der Kunde in Verzug.
Ja, insbesondere als Beweismittel. Eine gut dokumentierte Mahnung belegt, dass Sie eine formelle Zahlungsaufforderung versandt haben und hilft, den Zahlungsverzug nachzuweisen. Diese Unterlagen dienen als Grundlage, um später Zinsen, Inkassokosten und gegebenenfalls rechtliche Schritte zu begründen.
