MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Was ist eine Leasingrichtlinie für Firmenfahrzeuge? Es handelt sich um eine schriftliche Richtlinie, in der der Arbeitgeber die Bedingungen für die Nutzung eines Firmenwagens durch einen Arbeitnehmer festlegt: Wer ist berechtigt, welche Leasingrate gilt, wie die Steuerberechnung erfolgt, wer für Schäden, Selbstbeteiligungen und Bußgelder aufkommt und wann das Fahrzeug zurückgegeben werden muss. Die Richtlinie besteht parallel zum Arbeitsvertrag und ist durch einen kurzen Verweis im Vertrag mit diesem verknüpft. Ohne eine solche Richtlinie entstehen Streitigkeiten genau dann, wenn man sie am wenigsten gebrauchen kann: bei einem Unfall, einer Steuernachforderung des Finanzamts und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Die kurze Antwort
- Worum geht es? Um eine Unternehmensrichtlinie bezüglich der Nutzungsbedingungen des Firmenwagens.
- Für wen: Jeder Arbeitgeber, der einen oder mehrere Leasingwagen zur Verfügung stellt.
- Kern: Zuteilung, Leasingbudget, private Nutzung, steuerpflichtiger Nutzen, Schaden, Bußgelder, Rückgabe.
- Rechtsgrundlage: Arbeitsvertrag plus Verweis auf die Verordnung.
- Bitte beachten Sie: Das Recht, Schadensersatz vom Arbeitnehmer zu verlangen, ist durch Artikel 7:661 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches eingeschränkt.
- Form: schriftlich, unterzeichnet oder nachweislich vom Arbeitnehmer akzeptiert.
Was genau ist eine Regelung für Autoleasing?
Sie schließen einen Leasingvertrag mit der Leasinggesellschaft ab. Dieser regelt die Leistungen der Leasinggesellschaft und die Kosten. Nicht geregelt ist Ihr Verhältnis zum Fahrer. Hier kommt das Fahrzeugleasinggesetz ins Spiel: Es überträgt die Verpflichtungen aus dem Leasingvertrag auf das Arbeitsverhältnis.
Die Bestimmungen sind kein eigenständiges Dokument. Sie treten erst in Kraft, wenn im Arbeitsvertrag oder im Angebotsschreiben darauf Bezug genommen wird und der/die Arbeitnehmer/in sie erhalten und akzeptiert hat. Fügen Sie außerdem eine schriftliche Änderungsklausel hinzu, um die Bestimmungen später anpassen zu können, falls sich Tarife, Steuervorschriften oder die Fuhrparkrichtlinien ändern. Ohne eine solche Klausel ist eine einseitige Änderung nur bei Vorliegen eines zwingenden öffentlichen Interesses möglich, was hohe Hürden mit sich bringt.
Beachten Sie auch das Risiko eines erworbenen Rechtsanspruchs. Wer über Jahre hinweg ein Fahrzeug ohne Vorbehalt zur Verfügung stellt, riskiert, dass dieses Fahrzeug zu einer Bedingung für die Anstellung wird, die nicht mehr einfach entzogen werden kann. Eine klare Vereinbarung mit Vorbehalt verhindert dies.
Firmenwagensteuer und die 500-Kilometer-Grenze
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Fahrzeug zur Verfügung, das dieser auch privat nutzen darf, gilt dies als Sachbezug. Der Arbeitgeber verarbeitet den geldwerten Vorteil über die Lohnbuchhaltung. Der geldwerte Vorteil wird auf Basis des Listenpreises inklusive Mehrwertsteuer und BPM berechnet. Der Standardsteuersatz beträgt 22 Prozent; für vollelektrische Fahrzeuge galt über mehrere Jahre ein niedrigerer Prozentsatz auf einen Teil des Listenpreises. Diese Regelung wurde im Laufe der Jahre schrittweise abgeschafft. Bitte erkundigen Sie sich daher beim Finanzamt nach dem aktuell geltenden Steuersatz, bevor Sie ihn in Ihre Betriebsordnung aufnehmen.
Der geldwerte Vorteil entfällt, wenn der Arbeitnehmer im Kalenderjahr nicht mehr als 500 Kilometer privat fährt. Vier Punkte, die in der Praxis häufig schiefgehen:
- Es handelt sich um eine jährliche, nicht um eine monatliche Höchstgrenze. Fährt der Arbeitnehmer im Jahr 501 Kilometer privat, ist der geldwerte Vorteil für das gesamte Jahr fällig, nicht nur für den darüber hinausgehenden Betrag.
- Steht das Fahrzeug nur einen Teil des Jahres zur Verfügung, wird die 500-Kilometer-Grenze anteilig entsprechend der Nutzungsdauer neu berechnet.
- Für die Lohnsteuer gilt Pendeln als betriebliche Nutzung. Anders verhält es sich bei der Umsatzsteuer: Dort wird Pendeln als private Nutzung betrachtet.
- Die Beweislast liegt beim Fahrer. Er muss anhand eines lückenlosen Fahrtenbuchs nachweisen, dass er die zulässige Höchstgeschwindigkeit nicht überschritten hat.
Möchte ein Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil vermeiden, muss er selbst eine Erklärung über die Nichtnutzung eines Fahrzeugs außerhalb der privaten Nutzung bei der Steuer- und Zollverwaltung beantragen. In diesem Fall ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, den geldwerten Vorteil geltend zu machen. Stellt sich nachträglich heraus, dass mehr als 500 Kilometer privat gefahren wurden, wird die Steuer- und Zollverwaltung dem Arbeitnehmer grundsätzlich eine Nachzahlung und eine Geldbuße auferlegen. Wusste der Arbeitgeber, dass die Erklärung fehlerhaft war, kann ihm die Nachzahlung ebenfalls auferlegt werden. Daher sollten in den Betriebsordnungen die Anforderungen an das Fahrtenbuch festgelegt und die Vorlage des Fahrtenbuchs auf Verlangen vorgeschrieben werden.
Schäden, Selbstbeteiligung und Bußgelder
Der Arbeitgeber ist Vertragspartner der Leasinggesellschaft. Daher trägt er zunächst die Kosten für Schäden und Selbstbeteiligung. Fraglich ist, ob er diese auf den Arbeitnehmer abwälzen kann; hierfür gibt es eine klare Grenze.
Artikel 7:661 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches legt fest, dass ein Arbeitnehmer, der im Rahmen seiner Tätigkeit einen Schaden verursacht, dem Arbeitgeber gegenüber nicht haftet, es sei denn, der Schaden beruht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Dies ist ein strenger Maßstab: Unaufmerksamkeit, Fehleinschätzungen oder Verkehrsirrtümer genügen ihm in der Regel nicht. Von dieser Grundregel kann nur schriftlich abgewichen werden, und auch dann nur, sofern der Arbeitnehmer für diesen Schaden versichert ist. Eine Regelung, die die volle Haftung für Schäden einfach auf den Fahrer abwälzt, hat daher vor Gericht keinen Bestand.
Üblicherweise wird pro Schadenfall eine begrenzte und im Voraus festgelegte Selbstbeteiligung erhoben, die schriftlich vereinbart wird und einen jährlichen Höchstbetrag hat. Je höher der Betrag, desto genauer wird ein Richter ihn prüfen. Darüber hinaus sollten die Regelungen für Schäden außerhalb der Arbeitszeit, die Nutzung durch einen Partner oder Dritte sowie das Fahren unter Alkoholeinfluss oder ohne gültigen Führerschein klar definiert werden. In diesen Fällen ist Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit deutlich wahrscheinlicher.
Verkehrsverstöße fallen in eine andere Kategorie. Bei geringfügigen Verstößen, die verwaltungsrechtlich geregelt werden, haftet der Fahrzeughalter. Dies ist in der Regel die Leasinggesellschaft, die den Bußgeldbetrag an den Arbeitgeber als Vertragspartner weiterleitet. Möchte der Arbeitgeber den Bußgeldbetrag vom Arbeitnehmer zurückfordern, muss dies in den Vorschriften festgelegt sein. Bei schwerwiegenderen Verstößen kann der Fahrzeughalter die Daten des Fahrers angeben, woraufhin die Sanktion auf dessen Namen ausgestellt wird. Abschließend ist zu beachten, dass eine Verrechnung mit dem Lohn nicht unbegrenzt zulässig ist: Das Gesetz setzt Grenzen für die Verrechnung, und der Nettolohn darf nicht unter den gesetzlichen Mindestlohn fallen.
Rückkehr, Krankheit und Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Die Beendigung der Nutzung ist die am meisten unterschätzte Bestimmung. Legen Sie fest, dass das Fahrzeug zusammen mit Schlüsseln, Tankkarte, Kreditkarte und den Fahrzeugpapieren am letzten Arbeitstag oder – im Falle einer Arbeitsunfähigkeit – früher zurückgegeben werden muss. Regelt auch die Situation bei längerer Arbeitsunfähigkeit: Viele Arbeitgeber legen eine Frist fest, nach der das Fahrzeug zurückgenommen wird. Dies ist jedoch nur gültig, wenn es zuvor schriftlich dokumentiert wurde. Beschreiben Sie außerdem den Zustand des Fahrzeugs bei Rückgabe und unterscheiden Sie zwischen normalem Verschleiß und Reparaturkosten, da hier die meisten Streitigkeiten bei der Rücknahme entstehen.
Ein kurzer Fall aus der Praxis: Ein Installationsunternehmen mit acht Lieferwagen erhielt nach einem Unfall die vollen Schadensersatzzahlungen in Höhe von 4.200 Euro von einem Techniker. Es gab keine gesetzlichen Regelungen, sondern lediglich eine mündliche Vereinbarung. Der Techniker focht den Abzug erfolgreich an: Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit konnten nicht nachgewiesen werden, und eine schriftliche Abweichung von Artikel 7:661 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches fehlte. Mit einer gesetzlichen Selbstbeteiligung von 300 Euro pro Schadensfall hätte das Unternehmen gute Erfolgsaussichten gehabt.
Ehrliche Empfehlung
Sie brauchen nicht für alles einen Anwalt. Sie können Ihre Fahrzeugflotte problemlos selbst inventarisieren, Leasingbudgets pro Berufsgruppe festlegen, eine Leasinggesellschaft auswählen und praktische Hausregeln für Tanken, Laden, Wartung und Reinigung erstellen. Wenn Sie ein einzelnes Fahrzeug besitzen, das ausschließlich vom Geschäftsführer/Hauptaktionär genutzt wird, sind umfangreiche Regelungen überflüssig; eine kurze schriftliche Vereinbarung über die private Nutzung und die steuerliche Haftung genügt.
Stellen Sie sicher, dass das Personal überwacht wird, sobald es sich ans Steuer setzt. Die Regelungen zu Schadensersatz, Selbstbeteiligungen, Bußgeldern, der Änderungsklausel und der Fahrzeugrückgabe bei Krankheit oder Kündigung sind die Bereiche, in denen es häufig zu Problemen kommt. Genau diese Klauseln versagen, wenn sie nicht korrekt formuliert sind, und die Kosten eines einzigen erfolglosen Schadenersatzanspruchs übersteigen in der Regel die Kosten gut formulierter Regelungen.
Mehr dazu: Erstellung und Ausarbeitung von Fahrzeugleasingbestimmungen . Für ein individuelles Dokument: Fahrzeugleasingbestimmungen .
Häufig gestellte Fragen
Die schriftliche Betriebsordnung legt die Bedingungen fest, unter denen ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen erhält und nutzt. Sie regelt die Zuteilung, das Leasingbudget, die private Nutzung und den geldwerten Vorteil, Schäden und Selbstbeteiligung, Verkehrsverstöße sowie die Rückgabe des Fahrzeugs. Die Betriebsordnung ist Bestandteil des Arbeitsvertrags und wird darin erwähnt.
Nein, eine rechtliche Verpflichtung besteht nicht. Sobald Mitarbeiter jedoch einen Firmenwagen fahren, ist eine schriftliche Vereinbarung praktisch unerlässlich. Ohne sie ist es nahezu unmöglich, Schadensersatz und Selbstbeteiligungen geltend zu machen, und es gibt keine Grundlage für die Verhängung von Bußgeldern oder die vorzeitige Rücknahme des Fahrzeugs.
Sofern der Mitarbeiter im Kalenderjahr nicht mehr als 500 Kilometer privat fährt und dies durch ein vollständiges Fahrtenbuch nachweist, gilt Folgendes: Steht das Fahrzeug nur einen Teil des Jahres zur Verfügung, wird die Grenze anteilig entsprechend der verstrichenen Zeit neu berechnet. Pendelfahrten gelten für die Lohnsteuer als dienstliche Nutzung, für die Umsatzsteuer jedoch als private Nutzung.
Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber, da er Vertragspartner der Leasinggesellschaft ist. Die Regressmöglichkeiten gegen den Arbeitnehmer sind durch Artikel 7:661 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches beschränkt: Der Arbeitnehmer haftet nur bei Vorsatz oder grob fahrlässigem Handeln. Abweichungen sind nur in schriftlicher Form und soweit der Arbeitnehmer für solche Fälle versichert ist, zulässig.
Eine begrenzte und im Voraus festgelegte Selbstbeteiligung pro Schadenfall ist zulässig, sofern sie schriftlich in den Vorschriften vereinbart und vorzugsweise mit einem jährlichen Höchstbetrag versehen ist. Je höher der Betrag, desto kritischer wird ein Richter den Fall prüfen. Die alleinige Übertragung der vollen Haftung für den Schaden auf den Fahrer ist nicht haltbar.
Bei verwaltungsrechtlich geregelten Verstößen haftet der Fahrzeughalter, in der Regel die Leasinggesellschaft, die die Geldbuße an den Arbeitgeber weiterleitet. Die Regelungen für einen Regressanspruch gegen den Arbeitnehmer müssen vorgesehen sein. Die Verrechnung mit dem Lohn ist nicht unbegrenzt: Der Nettolohn darf nicht unter den gesetzlichen Mindestlohn fallen.
Nur wenn eine schriftliche Änderungsklausel enthalten ist und ein zwingendes berechtigtes Interesse vorliegt. Fehlt eine solche Klausel, ist eine Änderung grundsätzlich nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers möglich. Fügen Sie die Klausel daher umgehend bei der Erstellung der Regelungen hinzu.
