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Was ist eine Freiwilligenvereinbarung? Es handelt sich um eine schriftliche Vereinbarung zwischen einer Organisation und einem Freiwilligen, die festlegt, dass jemand unbezahlte Arbeit leistet, ohne einen Arbeitsvertrag oder eine selbstständige Tätigkeit zu begründen. Der Freiwillige erhält kein Gehalt, höchstens eine Aufwandsentschädigung oder eine steuerfreie Aufwandsentschädigung und steht in keinem hierarchischen Verhältnis wie ein Angestellter. Eine Freiwilligenvereinbarung ist zwar nicht rechtlich vorgeschrieben, regelt aber klar Erwartungen, Vergütung und Versicherungsschutz und verhindert, dass die Zusammenarbeit fälschlicherweise als Arbeitsverhältnis angesehen wird.
Die kurze Antwort
- Worum geht es? Es handelt sich um eine Vereinbarung über unbezahlte Freiwilligenarbeit, nicht um einen Arbeitsvertrag und auch nicht um eine selbstständige Tätigkeit.
- Vergütung: kein Gehalt, höchstens Spesen oder eine Aufwandsentschädigung für Freiwillige innerhalb der steuerfreien Grenzen.
- Keine Weisungsbefugnis: Der Freiwillige untersteht nicht der Weisungsbefugnis eines Arbeitgebers wie ein Angestellter.
- Versicherung: Bitte geben Sie an, wie Haftung und Versicherung geregelt sind.
- Verpflichtend?Nein, aber es ist ratsam, Vereinbarungen schriftlich festzuhalten.
Was ist eine Freiwilligenvereinbarung rechtlich gesehen?
Ein Freiwilligenvertrag fällt bewusst unter zwei Rechtsbegriffe. Er ist kein Arbeitsvertrag im Sinne von Artikel 7:610 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches, da dieser Arbeit, Lohn und ein Weisungsverhältnis voraussetzt. Bei Freiwilligenarbeit gibt es keinen Lohn: Es erfolgt keine Vergütung, allenfalls eine Kostenerstattung oder eine feste Aufwandsentschädigung. Auch handelt es sich nicht um eine selbstständige Tätigkeit (Dienstleistungsvertrag, Artikel 7:400 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches) zu marktüblichen Konditionen, da der Freiwillige nicht als Unternehmer tätig ist und keine Rechnungen stellt.
Gerade weil die Grenze zu einem Arbeitsvertrag oft fließend ist, ist eine Freiwilligenvereinbarung sinnvoll. Indem festgelegt wird, dass es weder ein Gehalt noch ein hierarchisches Verhältnis gibt, wird explizit gemacht, dass es sich um Freiwilligenarbeit und nicht um ein verkapptes Arbeitsverhältnis handelt.
Die Freiwilligenzulage und die Höchstbeträge
Ehrenamtliche können eine steuerfreie Aufwandsentschädigung erhalten, solange diese die festgelegten Höchstbeträge nicht überschreitet. Es gibt Höchstbeträge pro Stunde, Monat und Jahr. Für 2025 gelten Richtwerte von ca. 5,50 € pro Stunde (für Ehrenamtliche unter 21 Jahren gilt ein reduzierter Stundensatz), bis zu einem Höchstbetrag von 210 € pro Monat und 2.100 € pro Jahr. Diese Beträge werden jährlich angepasst. Bitte informieren Sie sich daher stets bei der zuständigen Steuerbehörde über die aktuellen Höchstbeträge.
Solange Sie diese Grenzen einhalten, ist die Erstattung steuerfrei und es entsteht kein Arbeitsverhältnis. Überschreiten Sie diese Grenzen oder zahlen Sie eine marktübliche Vergütung für die Arbeit, können die Steuerbehörden die Erstattung als Lohn einstufen, was steuer- und sozialversicherungspflichtige Folgen hat. Die Erstattung tatsächlich entstandener Kosten gegen Vorlage von Belegen liegt außerhalb dieser Höchstgrenzen und ist stets steuerfrei, sofern die Kosten tatsächlich angefallen sind.
Keine hierarchische Beziehung
Das zweite Merkmal, das Freiwilligenarbeit von einer Anstellung unterscheidet, ist das Fehlen einer Arbeitgeberautorität, wie sie bei Angestellten üblich ist. Natürlich werden praktische Vereinbarungen hinsichtlich Aufgaben, Zeiten und Sicherheitsvorkehrungen getroffen, aber Freiwillige können ihre Einsätze jederzeit absagen, selbst entscheiden, ob und wann sie sich engagieren möchten, und unterliegen keiner Weisungsbefugnis eines Arbeitgebers. Je mehr eine Organisation Freiwillige wie reguläre Angestellte behandelt, mit festen Arbeitszeiten und Sanktionen bei Abwesenheit, desto eher entsteht der Eindruck eines Arbeitsverhältnisses.
Daher legen Sie im Vertrag den freiwilligen und unverbindlichen Charakter fest. Dies ist nicht nur aus steuerlicher Sicht wichtig, sondern verschafft dem Freiwilligen auch Klarheit darüber, was von ihm erwartet wird und was nicht.
Versicherung und Haftung
Haftung ist ein wichtiges Thema. Verursacht oder erleidet ein Freiwilliger während seiner Tätigkeit einen Schaden, ist es wichtig zu wissen, wer die Verantwortung trägt. Viele Organisationen schließen für Freiwillige eine Haftpflicht- und Unfallversicherung ab. Darüber hinaus bieten viele Kommunen eine kollektive Freiwilligenversicherung an, in der Freiwillige automatisch mitwirken. Legen Sie im Vertrag fest, wie die Versicherung geregelt ist und wie mit möglichen Schäden umgegangen wird, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.
Praktisches Beispiel: Ein Sportverein beschäftigt ehrenamtliche Mitarbeiter, die die Kantine betreiben und den Sportplatz instand halten. Sie erhalten keine Vergütung, höchstens eine Fahrtkostenpauschale. Die Vereinbarung über die ehrenamtliche Tätigkeit regelt, dass es sich um unbezahlte Arbeit handelt, keine hierarchische Struktur besteht, die anfallenden Aufgaben genau definiert sind und der Verein eine Versicherung für die ehrenamtlichen Mitarbeiter abgeschlossen hat. So ist Klarheit für alle Beteiligten gewährleistet, und die Tätigkeit fällt nicht unter das Arbeitsrecht.
Ehrliche Empfehlung
Für einen Verein oder eine Stiftung mit wenigen Freiwilligen und einfachen Aufgaben ist in der Regel kein Anwalt nötig. Ein kurzer Freiwilligenvertrag, der festhält, dass die Arbeit unbezahlt ist, die Vergütung (in gewissem Rahmen) regelt, keine hierarchische Beziehung besteht und die Versicherung geregelt ist, genügt in den meisten Fällen völlig.
Ziehen Sie rechtlichen Rat hinzu, wenn Sie mit vielen Freiwilligen zusammenarbeiten, wenn diese Aufgaben übernehmen, die einer regulären bezahlten Tätigkeit ähneln, oder wenn Sie Erstattungen leisten möchten, die sich den Höchstgrenzen annähern. In diesen Fällen besteht ein höheres Risiko, dass die Zusammenarbeit als Arbeitsverhältnis oder steuerpflichtiges Einkommen eingestuft wird. Eine individuell zugeschnittene Vereinbarung kann dies verhindern.
Sie möchten mehr erfahren? Sehen Sie sich die Freiwilligenvereinbarung, lesen Sie, wie man eine Freiwilligenvereinbarung entwirft und welche Kosten für die Erstellung einer Freiwilligenvereinbarung.
Häufig gestellte Fragen
Eine schriftliche Vereinbarung zwischen einer Organisation und einem Freiwilligen über unbezahlte Arbeit, die weder einen Arbeitsvertrag noch eine selbstständige Tätigkeit begründet. Der Freiwillige erhält keine Vergütung, höchstens eine Aufwandsentschädigung oder eine Aufwandsentschädigung, und untersteht keiner Weisungsbefugnis eines Arbeitgebers.
Nein, eine schriftliche Vereinbarung ist rechtlich nicht erforderlich. Sie ist jedoch ratsam: Halten Sie Aufgaben, Vergütung, unbezahlte Tätigkeiten und Versicherungen fest, um zu vermeiden, dass die Zusammenarbeit versehentlich als Arbeitsverhältnis ausgelegt wird.
Ein Arbeitsvertrag (Art. 7:610 BW) beinhaltet Arbeit, Lohn und ein Weisungsverhältnis. Bei ehrenamtlicher Tätigkeit fehlen Lohn und ein Weisungsverhältnis. Der/Die Freiwillige arbeitet ohne Verpflichtung und unentgeltlich, allenfalls gegen eine Aufwandsentschädigung oder eine Aufwandsentschädigung.
Die steuerfreie Aufwandsentschädigung für Freiwillige ist auf einen Stunden-, Monats- und Jahresbetrag begrenzt. Im Jahr 2025 beträgt dieser Höchstbetrag etwa 5,50 € pro Stunde, maximal 210 € pro Monat und 2.100 € pro Jahr. Die Beträge werden jährlich angepasst. Bitte erkundigen Sie sich daher bei der Steuer- und Zollverwaltung nach den aktuellen Höchstbeträgen.
Übersteigt die Erstattung die Höchstbeträge oder entspricht sie den marktüblichen Sätzen für die betreffende Arbeit, kann die Steuer- und Zollverwaltung sie als Lohn einstufen, was steuer- und sozialversicherungspflichtige Folgen hat. Die Erstattung tatsächlicher Kosten gegen Vorlage von Belegen liegt außerhalb der Höchstbeträge und ist steuerfrei.
Viele Organisationen schließen Haftpflicht- und Unfallversicherungen für Freiwillige ab, und viele Kommunen bieten eine Sammelversicherung für Freiwillige an. Legen Sie im Vertrag fest, wie die Versicherung organisiert ist und wie Schadensfälle bearbeitet werden.
Ja, wenn tatsächlich Lohn gezahlt wird und ein Unterordnungsverhältnis besteht. In diesem Fall können ein Richter oder die Finanzbehörden von einem Arbeitsvertrag ausgehen. Indem Sie den unbezahlten und unverbindlichen Charakter der Tätigkeit nachweisen und die Vergütungsgrenzen einhalten, minimieren Sie dieses Risiko.
