MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Die Erstellung einer Freiwilligenvereinbarung beinhaltet die klare Festlegung, dass die Tätigkeit unbezahlt ist, die Spezifizierung der vom Freiwilligen zu übernehmenden Aufgaben, die Vergütung (innerhalb steuerfreier Grenzen) sowie die Regelung von Versicherung und Haftung. Ziel ist es, die Vereinbarungen eindeutig zu gestalten und gleichzeitig zu verhindern, dass die Zusammenarbeit als Arbeitsvertrag (Artikel 7:610 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches) oder als selbstständige Tätigkeit angesehen wird. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Bestandteile einer guten Freiwilligenvereinbarung und worauf Sie achten sollten.
Die kurze Antwort
- Parteien und Natur: Organisation und ehrenamtliches Engagement, unbezahlt und ohne Verpflichtung.
- Aufgaben und Zeiten: Welche Aktivitäten werden in Absprache geplant?
- Kostenerstattung: Auslagen oder Freiwilligenentschädigung innerhalb der Höchstbeträge.
- Keine Befugnis: Keine Arbeitgeberbefugnis, Freiwillige können stornieren.
- Versicherung, Vertraulichkeit und Kündigung: Aufzeichnung von Risiken und Kündigung.
Ausarbeitung einer Freiwilligenvereinbarung: Parteien und die Freiwilligkeit
Beginnen Sie mit den Grundlagen: Wer sind die Organisation und der/die Freiwillige, und welcher Art ist die Zusammenarbeit? Stellen Sie ausdrücklich klar, dass es sich um unbezahlte Freiwilligenarbeit handelt und kein Arbeitsvertrag angestrebt wird. Dieser Satz mag selbstverständlich erscheinen, ist aber rechtlich wichtig: Er verdeutlicht, dass die Parteien kein Arbeitsverhältnis begründen wollen und die Arbeit nicht vergütet wird. Erwähnen Sie außerdem die Unverzichtbarkeit der Mitarbeit, damit klar ist, dass der/die Freiwillige frei entscheiden kann, ob er/sie sich einbringt oder nicht.
Fügen Sie eine kurze Beschreibung der Organisation und des Anliegens hinzu, für das sich der/die Freiwillige engagiert. Dadurch wird die Tätigkeit in einen Kontext gesetzt und verdeutlicht, dass es sich um einen Beitrag zu einem sozialen oder vereinsbezogenen Ziel handelt und nicht um eine bezahlte Position.
Aufgaben, Arbeitszeiten und Vergütung
Beschreiben Sie, welche Aufgaben der Freiwillige übernimmt und wie die Zeiten vereinbart werden. Halten Sie sich an die in Absprache getroffenen Vereinbarungen und vermeiden Sie den Eindruck eines verbindlichen Zeitplans mit Sanktionen. So bleibt der Charakter der Freiwilligenarbeit erhalten.
Dokumentieren Sie die Vergütung sorgfältig. Es gibt zwei steuerfreie Möglichkeiten: die Erstattung der tatsächlichen Kosten gegen Vorlage von Belegen und eine pauschale Aufwandsentschädigung innerhalb der steuerfreien Grenzen. Für 2025 beträgt die pauschale Aufwandsentschädigung ca. 5,50 € pro Stunde, maximal 210 € pro Monat und 2.100 € pro Jahr. Für Freiwillige unter 21 Jahren gilt ein reduzierter Stundensatz. Diese Beträge werden jährlich angepasst. Orientieren Sie sich daher an den aktuellen Höchstgrenzen und vermeiden Sie starre Festlegungen im Vertrag. Solange Sie die Grenzen einhalten, fallen keine steuerpflichtigen Einkünfte an.
Die Bestimmungen, die ein Arbeitsverhältnis verhindern
Um zu verhindern, dass die Freiwilligenvereinbarung als Arbeitsvertrag behandelt wird, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Kein Lohn. Bitte bestätigen Sie, dass es sich bei der Entschädigung nicht um eine Arbeitsvergütung, sondern um eine Aufwandsentschädigung oder eine Aufwandsentschädigung für ehrenamtliche Tätigkeiten handelt.
- Es besteht keine hierarchische Beziehung. Es wird festgelegt, dass keine Arbeitgeberautorität besteht und dass der Freiwillige nicht wie ein Angestellter Anweisungen erteilen darf.
- Unverbindlicher Charakter. Der/Die Freiwillige kann jederzeit ohne die mit einem Arbeitsvertrag verbundenen Folgen kündigen oder aussteigen.
- Erstattung innerhalb der Höchstbeträge. Die Pauschalerstattung muss unterhalb der Steuerfreigrenzen liegen.
Zusammengenommen machen diese Bestimmungen deutlich, dass die Kernelemente eines Arbeitsvertrags – Lohn und Befugnisse – fehlen. Es ist wichtig, dass die Praxis dem entspricht: Werden dennoch feste Arbeitsleistungen mit Sanktionen vereinbart und ein marktüblicher Lohn gezahlt, ist der Text nicht rechtswirksam.
Versicherung, Vertraulichkeit und Kündigung
Klären Sie Haftung und Versicherung. Legen Sie fest, ob die Organisation eine Haftpflicht- und Unfallversicherung für Freiwillige abgeschlossen hat oder ob die Freiwilligen über eine Sammelversicherung der Gemeinde abgesichert sind und wie im Schadensfall vorgegangen wird. Fügen Sie gegebenenfalls eine Vertraulichkeitsklausel hinzu, beispielsweise wenn Freiwillige mit personenbezogenen Daten oder sensiblen Informationen in Kontakt kommen, und verweisen Sie auf den geltenden Verhaltenskodex.
Schließen Sie mit Vereinbarungen zu Laufzeit und Beendigung ab. Geben Sie an, ob die Vereinbarung befristet oder unbefristet ist und dass beide Parteien die Zusammenarbeit beenden können. Da es sich nicht um einen Arbeitsvertrag handelt, gelten die gesetzlichen Kündigungsschutzbestimmungen nicht. Es empfiehlt sich jedoch, eine kurze Kündigungsfrist oder eine Kündigungsklausel aufzunehmen.
Praktisches Beispiel: Eine Nachbarschaftsstiftung erstellt eine ehrenamtliche Vereinbarung für diejenigen, die Mahlzeiten an ältere Menschen ausliefern. Darin ist festgehalten, dass die Tätigkeit unbezahlt ist, dass die Freiwilligen ihre Fahrtkosten erstattet bekommen, dass keine hierarchische Beziehung besteht, dass die Stiftung eine Versicherung für die Freiwilligen abgeschlossen hat und dass die Freiwilligen die in den Wohnungen der Menschen gemachten Beobachtungen vertraulich behandeln. So sind die wichtigsten Punkte geregelt, ohne dass ein Arbeitsvertrag entsteht.
Häufige Fehler
- Die Vergütung ist zu hoch. Zahlungen über den Höchstbeträgen oder zu Marktpreisen können zu steuerpflichtigem Einkommen führen.
- Feste Zeitpläne mit Sanktionen. Das erweckt den Eindruck von Autorität seitens des Arbeitgebers.
- Es wurde keine Versicherung abgeschlossen. Unsicherheit bezüglich der Haftung im Schadensfall.
- Keine Vertraulichkeit. Auch nicht, wenn der Freiwillige mit sensiblen Informationen arbeitet.
Ehrliche Empfehlung
Für Vereine oder Stiftungen mit einfachen ehrenamtlichen Tätigkeiten können Sie oft selbst eine Vereinbarung über die Freiwilligenarbeit aufsetzen. Diese sollte die Unentgeltlichkeit, die Aufgaben, eine angemessene Vergütung, die Klausel zum Verbot von Hierarchien, eine Versicherung und eine kurze Kündigungsvereinbarung enthalten. Für solche Standardfälle benötigen Sie keinen Anwalt.
Bei der Zusammenarbeit mit vielen Freiwilligen, bei Aufgaben, die einer regulären bezahlten Tätigkeit stark ähneln, oder bei geplanten Erstattungen, die sich den Höchstgrenzen annähern, sollten Sie unbedingt Rechtsberatung einholen. In solchen Fällen haben Klauseln, die ein Arbeitsverhältnis verhindern, ein höheres Gewicht, und eine individuell abgestimmte Vorgehensweise hilft, steuerliche und arbeitsrechtliche Risiken zu vermeiden.
Sie möchten mehr erfahren? Sehen Sie sich die Freiwilligenvereinbarung, lesen Sie zunächst, was eine Freiwilligenvereinbarung ist und erfahren Sie, welche Kosten für die Erstellung einer Freiwilligenvereinbarung.
Häufig gestellte Fragen
Die Parteien, die Bestätigung, dass es sich um unbezahlte und freiwillige Arbeit handelt, die Aufgaben und Zeiten, die Vergütung innerhalb der Höchstgrenzen, die Festlegung, dass kein hierarchisches Verhältnis besteht, Versicherung und Haftung, Vertraulichkeit, wo dies erforderlich ist, und Vereinbarungen über Dauer und Beendigung.
Legen Sie fest, dass es keine Bezahlung und keine hierarchische Beziehung gibt und die Arbeit freiwillig ist. Halten Sie die Vergütung innerhalb der steuerfreien Grenzen und vermeiden Sie feste Vergütungspläne mit Strafzahlungen. Stellen Sie sicher, dass die Praxis dies bestätigt; andernfalls ist der Text nicht haltbar.
Erstattung der tatsächlichen Kosten auf Basis einer Kostenaufstellung oder eine pauschale Aufwandsentschädigung für Freiwillige innerhalb der festgelegten Höchstbeträge. Für 2025 entspricht dies etwa 5,50 € pro Stunde, maximal 210 € pro Monat und 2.100 € pro Jahr. Bitte orientieren Sie sich an den aktuellen Beträgen, anstatt starre Festbeträge festzulegen.
Wenn der Freiwillige mit personenbezogenen Daten oder sensiblen Informationen arbeitet, ist eine Vertraulichkeitsklausel ratsam. Ziehen Sie einen Verhaltenskodex in Betracht. So schützen Sie die Personen und die Organisation, für die der Freiwillige tätig ist.
Dokumentieren Sie, ob die Organisation über eine Haftpflicht- und Unfallversicherung verfügt oder ob der/die Freiwillige über die kommunale Freiwilligenversicherung abgesichert ist und wie im Schadensfall vorgegangen wird. Dies klärt die Verantwortlichkeiten.
Nein. Da es sich nicht um einen Arbeitsvertrag handelt, finden die gesetzlichen Kündigungsvorschriften keine Anwendung. Es empfiehlt sich jedoch, eine kurze Kündigungs- oder Stornierungsmitteilung beizufügen, damit beide Parteien wissen, wie die Zusammenarbeit beendet wird.
Ein Modell kann für einfache Sachverhalte ein hervorragender Ausgangspunkt sein. Stellen Sie jedoch sicher, dass Vergütung, Versicherung und unbezahlte Leistungen zu Ihrer Organisation passen und dass der tatsächliche Ablauf dem schriftlich festgehaltenen entspricht.
