Erstellung einer Akte zur Kündigung durch den Arbeitgeber: So erstellen Sie eine wasserdichte Akte

Wussten Sie, dass ein Richter einen Kündigungsantrag sofort abweist, wenn Sie nicht nachweisen können, dass Sie Ihrem Mitarbeiter eine faire Chance zur Weiterentwicklung geboten haben? Schließlich geht es in einem erfolgreichen Verfahren nicht nur darum, Fehler aufzuzählen, sondern auch darum, gute Arbeitgeberrolle zu beweisen. Wir verstehen, dass die Angst vor Ablehnung oder einer extrem hohen Abfindung schwer wiegt, insbesondere jetzt, da die maximale Übergangszahlung ab 2026 auf 102.000 € brutto festgelegt wurde. Die Unsicherheit bezüglich der rechtlichen Anforderungen an die Kündigungsgründe und der chronische Zeitmangel für die Verwaltung erschweren vielen Unternehmern das Verfahren. Dennoch ist die sorgfältige Zusammenstellung der Kündigungsunterlagen der einzige Weg, kostspielige Verfahren und unnötige finanzielle Risiken zu vermeiden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine rechtssichere Fallakte erstellen, die vor dem Amtsgericht Bestand hat. Wir bieten Ihnen eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung, in der wir genau erläutern, welche Anforderungen Ihre Dokumentation erfüllen muss und welche Rolle ein formalisierter Verbesserungsprozess dabei spielt. Nach dem Lesen wissen Sie genau, wie Sie rechtliche Risiken minimieren und in Ihrem Unternehmen die richtigen Schritte mit Zuversicht einleiten.

Warum das Anlegen einer Akte bei einer Kündigung für jeden Arbeitgeber von entscheidender Bedeutung ist

Das Gesetz zur Förderung eines ausgewogenen Arbeitsmarktes (Balanced Labour Market Act, WAB) hat die Hürden für Kündigungen deutlich erhöht. Seit der Evaluierung dieses Gesetzes im Jahr 2025 prüfen Richter die Begründung von Kündigungsanträgen noch kritischer. Eine Kündigung allein aufgrund von „nicht mehr passenden Arbeitsverhältnissen“ oder enttäuschender Ergebnisse über einen Monat ist nicht mehr möglich. Es muss eine lückenlose Dokumentation vorliegen, die jeder Prüfung standhält. Eine lückenlose Dokumentation von Kündigungen ist daher Ihr wichtigster Schutz vor unerwarteten Rechtsansprüchen und überhöhten Abfindungsforderungen.

Ist Ihre Akte fehlerhaft, besteht die Gefahr, dass der Richter am Amtsgericht den Antrag auf Auflösung des Arbeitsverhältnisses ablehnt. Dies führt zu einer unhaltbaren Situation: Der Arbeitnehmer bleibt im Arbeitsverhältnis, das oft bereits irreparabel geschädigt ist. Im schlimmsten Fall werden Sie zur Zahlung einer angemessenen Entschädigung verurteilt. Diese kommt zusätzlich zur Abfindung und könnte im Jahr 2026 brutto 102.000 € oder sogar ein volles Jahresgehalt betragen, falls dieses höher ausfällt. Eine gut strukturierte Akte wirkt jedoch auch präventiv: Sie klärt die Erwartungen und verhindert, dass sich schwelende Unzufriedenheit zu einem erbitterten Arbeitskampf ausweitet.

Die rechtliche Beweislast liegt beim Arbeitgeber

Im niederländischen Arbeitsrecht liegt die Beweislast fast vollständig bei Ihnen. Mündliche Absprachen oder informelle Verwarnungen an der Kaffeemaschine haben vor Gericht wenig Wert. Der Richter prüft, ob ein sogenannter „vollständig begründeter“ Kündigungsgrund vorliegt. Ohne schriftliche Dokumentation von Leistungsbeurteilungen, offiziellen Verwarnungen und angebotenen Unterstützungsmaßnahmen stehen Sie rechtlich mit leeren Händen da. Darüber hinaus stärkt eine lückenlose Akte Ihre Verhandlungsposition. Wenn ein Arbeitnehmer sieht, dass Sie die Kündigungsakte ernst nehmen, ist die Bereitschaft zu einer einvernehmlichen Trennung oft deutlich größer. Dadurch sparen Sie sich den Gang zum Gericht und die damit verbundenen Gerichtskosten, die sich 2026 für juristische Personen auf 735 € beliefen.

Finanzielle Folgen einer mangelhaften Akte

Eine mangelhafte Akte zwingt Arbeitgeber oft dazu, sich auf den sogenannten Kombinationsgrund (i-Grund) zu berufen. Dieser kann zwar eine Lösung bieten, wenn die Akte nur in einigen Punkten unvollständig ist, ist aber mit hohen Kosten verbunden. In solchen Fällen kann der Richter eine zusätzliche Entschädigung von bis zu der Hälfte der Übergangszahlung zusprechen. Durch die Investition in professionelle Rechtsberatung im Arbeitsrecht für Arbeitgeber und die sorgfältige und zeitnahe Dokumentation lassen sich diese zusätzlichen Lohnkosten und Rechtsstreitigkeiten vermeiden. Es lohnt sich, bei ersten Anzeichen von Leistungsmängeln sofort mit der Dokumentation zu beginnen, damit man nicht erst handelt, wenn der Konflikt bereits eskaliert ist.

Die Bausteine ​​einer rechtlich einwandfreien Personalakte

Eine wasserdichte Akte beginnt nicht mit der ersten offiziellen Abmahnung, sondern mit dem Fundament des Arbeitsverhältnisses. Denn ohne eine klare Stellenbeschreibung hat ein Richter keine Grundlage, um die Leistung zu beurteilen. Wie lässt sich nachweisen, dass jemand die Anforderungen nicht erfüllt, wenn die Erwartungen nie schriftlich festgehalten wurden? Daher beginnt eine gute Akte für eine vom Arbeitgeber veranlasste Kündigung stets mit einem aktuellen Dokument, das Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die erforderlichen Kompetenzen beschreibt. Dies bildet die rechtliche Grundlage für alle weiteren Verhandlungen.

Leistungsberichte und Beurteilungsgespräche bilden das Fundament Ihrer Akte. In der Praxis beobachten wir häufig, dass Arbeitgeber in diesen Berichten zu vorsichtig sind. Formulierungen wie „Es läuft einigermaßen gut“ oder „Es gibt Verbesserungspotenzial“ sind für ein Kündigungsverfahren viel zu vage. Seien Sie konkret. Halten Sie genau fest, was schief läuft, welche Konsequenzen dies für das Unternehmen hat und welche konkreten Vereinbarungen Sie treffen, um die Situation zu bereinigen. Sollte sich die Situation trotz dieser Gespräche nicht verbessern, ist der nächste Schritt eine formelle schriftliche Verwarnung. Diese Dokumente unterstreichen die Ernsthaftigkeit der Situation und zeigen dem Richter, dass dem Arbeitnehmer bewusst war, dass sein Arbeitsplatz auf dem Spiel stand.

Sammeln objektiver Beweise

Richter fällen ihr Urteil auf Grundlage von Fakten, nicht von Ihrem Bauchgefühl. Anstatt zu schreiben, dass ein Mitarbeiter „oft zu spät kommt“, notieren Sie die genauen Daten und Uhrzeiten. Nutzen Sie auch externe Signale als Beweismittel. Kundenbeschwerden oder negatives Feedback von Kollegen sind aussagekräftige Belege, vorausgesetzt, Sie teilen diese dem Mitarbeiter direkt mit und geben ihm Gelegenheit zur Stellungnahme. Ein entscheidender Punkt ist die Unterschrift. Bitten Sie den Mitarbeiter immer, den Bericht zu unterschreiben. Verweigert er dies, vermerken Sie, dass der Bericht besprochen wurde und der Mitarbeiter die Unterschrift „zur Kenntnisnahme“ verweigert. Für die Erstellung rechtssicherer Dokumente können Sie unsere Arbeitsverträge , die den passenden Rahmen für Ihre Personalpolitik bieten.

Digitale Spuren und Datenschutz

In der modernen Arbeitswelt findet ein Großteil der Kommunikation per E-Mail oder WhatsApp statt. Diese Nachrichten können als Beweismittel dienen, doch die DSGVO muss beachtet werden. Das willkürliche Durchsuchen eines geschäftlichen Postfachs ist ohne triftigen Grund und ein vorher festgelegtes Protokoll nicht zulässig. Ein eindeutiges Mitarbeiterhandbuch ist daher unerlässlich. Darin werden die Regeln für die Nutzung geschäftlicher Kommunikationsmittel und die Bedingungen für zulässige Kontrollen festgelegt. So wird verhindert, dass wichtige Beweismittel aufgrund eines Verstoßes gegen die Privatsphäre des Mitarbeiters vor Gericht ausgeschlossen werden. Eine konsequente Dokumentation von Kündigungen erfordert daher nicht nur Disziplin bei der Meldung, sondern auch eine datenschutzkonforme Richtlinie, die einer kritischen Prüfung standhält.

Erstellung einer Fallakte bei Funktionsstörungen: die Anforderungen an den Richter am Amtsgericht

Wie beurteilt ein Richter am Amtsgericht, ob eine Kündigung wegen mangelhafter Leistung gerechtfertigt ist? In der Praxis zählt der sogenannte „d-Grund“ zu den am schwierigsten zu begründenden Kündigungsgründen. Schließlich betrachtet der Richter das Gesamtbild. Er fragt sich, ob der Arbeitnehmer wusste, was von ihm erwartet wurde und ob er ausreichend Unterstützung zur Leistungsverbesserung erhalten hat. Eine einzelne negative Beurteilung reicht niemals aus. Die Akte zur Kündigung muss ein Muster struktureller Mängel aufzeigen, die trotz wiederholten Feedbacks fortbestehen.

Darüber hinaus sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, Schulungen anzubieten. Bevor Sie eine Kündigung aussprechen, müssen Sie nachweisen, dass die mangelhafte Leistung nicht allein durch einen Kurs oder eine Schulung behoben werden kann. Die Versetzungspflicht ist ebenfalls ein entscheidender Schritt. Sie müssen sorgfältig prüfen, ob der/die Mitarbeiter/in innerhalb eines angemessenen Zeitraums, gegebenenfalls mit Unterstützung einer Schulung, auf eine andere geeignete Position versetzt werden kann. Erst wenn Sie nachweisen können, dass es innerhalb des Unternehmens keine anderen Möglichkeiten gibt, kommt eine Kündigung wegen mangelhafter Leistung in Betracht.

Der Verbesserungsprozess als Kernkomponente

Was versteht der Richter unter einer realistischen Chance auf Verbesserung? Das bedeutet, dass Sie nicht nur eine Liste der Fehler vorlegen, sondern auch aktiv Unterstützung anbieten müssen. Erwägen Sie wöchentliche Fortschrittsgespräche, Coaching durch einen erfahrenen Kollegen oder ein externes Programm. Die Dauer eines solchen Verbesserungsplans hängt von der Komplexität der Position und der Erfahrung des Mitarbeiters ab. In den meisten Fällen gelten drei bis sechs Monate als angemessen. Dokumentieren Sie jeden Schritt dieses Prozesses in Ihrer Personalakte. Ohne Nachweis dieser aktiven Unterstützung wird der Richter den Kündigungsantrag endgültig ablehnen.

Das Kombinationsland (i-Land) als Sicherheitsnetz

Manchmal reicht die Begründung für eine Kündigung aus mehreren Gründen nicht aus. Der Arbeitnehmer erbringt mangelhafte Leistungen (Grund d), und das Arbeitsverhältnis ist angespannt (Grund g). Seit Inkrafttreten des Gesetzes über einen ausgewogenen Arbeitsmarkt kann in solchen Fällen der sogenannte i-Grund, der kombinierte Kündigungsgrund, geltend gemacht werden. Dies bietet eine Lösung für einen Fall, der beinahe eine Kündigung rechtfertigt. Allerdings sollten die finanziellen Folgen beachtet werden. Das Amtsgericht kann entscheiden, dass Sie eine zusätzliche Entschädigung von bis zu 50 % der Übergangszahlung leisten müssen. Da die maximale Übergangszahlung im Jahr 2026 brutto 102.000 € beträgt, können sich diese zusätzlichen Kosten erheblich summieren. Für eine strategische Rechtsberatung zu diesem kombinierten Kündigungsgrund ist es ratsam, frühzeitig einen Experten hinzuzuziehen.

Schritt-für-Schritt-Plan für einen effektiven Verbesserungsprozess und Dateiaufbau

einer erfolgreichen Klage wegen betriebsbedingter Kündigung erfordert ein strukturiertes Vorgehen. Man darf nichts überstürzen; der Richter erwartet einen logischen Prozess, in dem der Arbeitnehmer wiederholt auf seine Mängel hingewiesen wurde. Der Prozess beginnt mit Schritt 1: der Identifizierung der Probleme und deren schriftlicher Darlegung. Warten Sie nicht bis zum offiziellen Leistungsgespräch, sondern suchen Sie sofort das Gespräch, sobald die Leistung nicht ausreicht. Bestätigen Sie dieses Gespräch stets per E-Mail, damit die Bearbeitung Ihrer Klage umgehend beginnt.

In Schritt 2 erstellen Sie einen konkreten Verbesserungsplan, auch Leistungsverbesserungsplan (PIP) genannt. Darin legen Sie fest, was sich ändern muss und in welchem ​​Zeitraum. Schritt 3 umfasst die Zwischenbeurteilungen. Planen Sie diese Gespräche beispielsweise alle zwei Wochen und erstellen Sie nach jedem Gespräch einen kurzen Bericht. Die abschließende Beurteilung folgt in Schritt 4. Hier ziehen Sie das Fazit: Hat sich der/die Mitarbeiter/in ausreichend verbessert, oder ist die Kündigung die einzige verbleibende Option? Der letzte und wichtigste Schritt ist die rechtliche Prüfung. Bevor Sie den Kündigungsantrag einreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Akte keine Lücken aufweist.

Konkrete Ziele im Verbesserungsplan festlegen

Vage Slogans wie „Sie müssen proaktiver werden“ sind vor Gericht wertlos. Setzen Sie Ihre Ziele daher SMART: spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und terminiert. Statt „bessere Kommunikation“ vereinbaren Sie beispielsweise, dass der/die Mitarbeiter/in „jeden Freitag vor 16:00 Uhr einen Statusbericht zu allen laufenden Projekten abgibt“. Halten Sie außerdem genau fest, welche Unterstützung Sie anbieten. Denken Sie an Coaching, eine wöchentliche Fragerunde oder einen speziellen Kurs. Hinweis: Sollte ein/e Mitarbeiter/in während des Prozesses erkranken, wird dieser unterbrochen. Rechtlich gesehen kann ein Verbesserungsplan während einer Krankheit nicht fortgesetzt werden; die Laufzeit verlängert sich einfach um die Dauer der Abwesenheit.

Umgang mit einem unwilligen Mitarbeiter

Manchmal verweigert ein Mitarbeiter die Mitarbeit an einem Verbesserungsplan oder lehnt Kritikpunkte grundsätzlich ab. Dies entbindet Sie nicht von Ihrer Pflicht, eine Akte anzulegen. Im Gegenteil: Die Verweigerung selbst wird Teil Ihrer Akte. Laden Sie den Mitarbeiter weiterhin zu Gesprächen ein und dokumentieren Sie schriftlich, wenn er nicht erscheint oder die Zielbesprechung ablehnt. In solchen Fällen sind offizielle Verwarnungen wegen Arbeitsverweigerung unerlässlich, um die Ernsthaftigkeit der Situation zu belegen. Stellen Sie fest, dass sich die Situation zuspitzt oder der Mitarbeiter rechtliche Schritte einleitet? Dann zögern Sie nicht und ziehen Sie umgehend einen Anwalt hinzu . Ein frühzeitiges Eingreifen kann verhindern, dass ein schwieriger Prozess in ein kostspieliges Verfahren ausartet. Für eine umfassende Überprüfung Ihrer Dokumentation stehen wir Ihnen jederzeit für eine maßgeschneiderte Rechtsberatung für Unternehmen zur Verfügung

Rechtliche Unterstützung bei Kündigungsverfahren und Aktenverwaltung für KMU

Die Erstellung einer Akte ist zeitaufwändig und erfordert höchste Präzision. Schon ein kleiner formaler Fehler oder ein fehlender Bericht kann zur Ablehnung eines Kündigungsantrags führen. MKB Juristen unterstützt Sie bei der Risikominimierung und entlastet Ihr Unternehmen. Wir prüfen die rechtliche Stichhaltigkeit Ihrer Akten und weisen auf mögliche Schwachstellen hin, die ein Richter am Amtsgericht feststellen könnte. Durch die Nutzung einer objektiven externen Perspektive stärken Sie Ihre Position deutlich. Eine sorgfältige Aktenführung im Zusammenhang mit einer Kündigung durch den Arbeitgeber führt oft dazu, dass ein Arbeitnehmer eher bereit ist, frühzeitig über eine Abfindung zu verhandeln. Denn wenn die Beweislage überzeugend ist, erkennt der Arbeitnehmer auch, dass ein Gerichtsverfahren kaum Aussicht auf Erfolg hat.

Mit unserem ContractCheck™ prüfen wir Ihre bestehende Personaldokumentation kritisch. Sind die Berichte zu Ihren Leistungsverbesserungsplänen rechtlich einwandfrei? Entsprechen die Beurteilungen den festgelegten Zielen? Wir bieten Ihnen nicht nur nachträgliche Beratung, sondern unterstützen Sie auch beim Aufbau eines Systems, das zukünftige Probleme verhindert. Durch klare Prozesse und transparente Kommunikation schaffen Sie ein ruhiges Arbeitsumfeld und minimieren das Eskalationsrisiko.

Prävention durch die richtigen Verträge

Eine wasserdichte Personalakte beginnt mit den Vereinbarungen, die Sie zu Beginn des Arbeitsverhältnisses treffen. Ein gut formulierter Arbeitsvertrag ist für die spätere Verwendung unerlässlich. Darin legen Sie den Rahmen für die Arbeitsleistung, Nebentätigkeiten und Vertraulichkeit fest. Zusätzlich ist ein Mitarbeiterhandbuch unverzichtbar. Es enthält die allgemeinen Verhaltensregeln und Verfahren, die für alle gelten und die Objektivität Ihrer Personalakte stärken. Möchten Sie auch Ihre wertvollen Kundenbeziehungen schützen, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet? Dann ist es ratsam, auch eine Wettbewerbsverbotsklausel aufzunehmen , um Ihren Kundenstamm und Ihre Einnahmen rechtlich abzusichern. Für Unternehmer, die von Anfang an alles richtig regeln möchten, haben wir das „Rechtliche Business-Starterpaket“ . Damit legen Sie den Grundstein für Ihre Personalpolitik.

Hilfe bei der Einreichung des Kündigungsantrags

Wenn ein Verbesserungsprozess nicht zum gewünschten Ergebnis führt, unterstützen wir Sie bei den nächsten Schritten. Ob es sich um ein Verfahren beim Arbeitsamt oder beim Amtsgericht handelt – wir stellen sicher, dass die Dokumentation Ihres Kündigungsverfahrens den rechtlichen Anforderungen entspricht. Oft lässt sich ein Gerichtsverfahren jedoch durch eine rechtsgültige Abfindungsvereinbarung vermeiden. Wir verhandeln die Bedingungen in Ihrem Namen und sorgen dafür, dass Sie sich ordnungsgemäß und finanziell verantwortungsvoll trennen können. Sind Sie sich in Ihrem Fall unsicher? Dann kontaktieren Sie uns umgehend für eine Rechtsberatung. Wir besprechen Ihren Fall gerne mit Ihnen, um den effizientesten Weg für Sie zu finden.

Sorgen Sie noch heute für eine rechtssichere Personalpolitik

Eine wasserdichte Akte ist Ihr bester Schutz vor unerwarteten Kündigungskosten und langwierigen Gerichtsverfahren. Sie haben erkannt, dass eine erfolgreiche Kündigungsakte auf drei entscheidenden Säulen beruht: objektive Berichterstattung vom ersten Tag an, ein transparenter Verbesserungsplan mit SMART-Zielen und eine aktive, unterstützende Haltung als Arbeitgeber. Indem Sie diese Schritte konsequent befolgen, verringern Sie das Risiko einer Ablehnung durch das Amtsgericht und stärken Ihre Verhandlungsposition erheblich.

Möchten Sie sichergehen, dass Ihre Dokumentation jeder Prüfung standhält? Seit 2009 ist MKB Juristen der verlässliche Partner für Unternehmer, die eine pragmatische und verständliche Lösung suchen. Wir sind spezialisiert auf Arbeitsrecht für KMU und kennen die Abläufe in Ihrem Unternehmen wie kein anderer. Lassen Sie Ihre Kündigungsakte von unseren Rechtsexperten prüfen und vermeiden Sie, dass kleine Verfahrensfehler zu erheblichen finanziellen Folgen, wie beispielsweise einer angemessenen Abfindung, führen. Gemeinsam finden wir eine ergebnisorientierte Lösung, mit der Sie beruhigt in die Zukunft blicken können.

Häufig gestellte Fragen zum Erstellen von Dateien

Wie lange dauert es im Durchschnitt, eine Akte zur Abweisung eines Falles anzulegen?

Die Erstellung einer Fallakte dauert im Durchschnitt drei bis sechs Monate. Die genaue Dauer hängt von der Position des Betroffenen und der Art des Problems ab. Von erfahrenen Managern wird oft ein längerer Verbesserungsplan erwartet als von Mitarbeitern in leitenden Positionen. Es ist unerlässlich, dem Mitarbeiter eine faire Chance zur Leistungsverbesserung zu geben, bevor weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Reicht eine mündliche Verwarnung für eine Entlassung aus?

Aus rechtlicher Sicht ist eine mündliche Verwarnung fast nie als Beweismittel ausreichend. Auch wenn Sie das Gespräch mündlich beginnen, muss es stets schriftlich per E-Mail oder Brief bestätigt werden, um vor Gericht Gültigkeit zu haben. Ohne diesen schriftlichen Nachweis kann der Richter nicht objektiv feststellen, ob der Arbeitnehmer die Mängel und die möglichen Folgen für sein Arbeitsverhältnis offiziell kannte.

Was soll ich tun, wenn sich ein Mitarbeiter weigert, einen Bericht zu unterschreiben?

Sie können einen Mitarbeiter nicht zur Unterschrift zwingen, aber Sie können die Verweigerung formell dokumentieren. Vermerken Sie am Ende des Berichts, dass das Gespräch stattgefunden hat und der Mitarbeiter die Zustimmung oder Bestätigung verweigert. Senden Sie den Bericht anschließend per E-Mail oder Einschreiben an den Mitarbeiter. Dies belegt, dass der Inhalt mitgeteilt wurde und der Mitarbeiter die Möglichkeit hatte, schriftlich zu antworten.

Kann ich einen Mitarbeiter im Falle eines angespannten Arbeitsverhältnisses ohne Akte entlassen?

Eine Kündigung ohne ordnungsgemäße Akte ist nach geltendem Recht bei einem angespannten Arbeitsverhältnis praktisch unmöglich geworden. Das Amtsgericht verlangt den Nachweis, dass die Belastung schwerwiegend und andauernd ist und dass Sie versucht haben, das Verhältnis zu verbessern, beispielsweise durch Mediation. In solchen Fällen führt eine unzureichende Dokumentation der Kündigung durch den Arbeitgeber häufig zur Ablehnung des Antrags oder zu einer sehr hohen angemessenen Entschädigung für den Arbeitnehmer.

Wie viele offizielle Verwarnungen muss ich aussprechen, bevor ich entlassen werde?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Anzahl von Verwarnungen vor, in der Praxis werden jedoch üblicherweise drei schriftliche Verwarnungen ausgesprochen. Dies beginnt oft mit einer offiziellen Verwarnung, gefolgt von einer zweiten und endet mit einer letzten Verwarnung, in der die Kündigung ausdrücklich ausgesprochen wird. Entscheidend ist, dass dem Mitarbeiter wiederholt die Möglichkeit gegeben wurde, sein Verhalten oder seine Leistung an die festgelegten Standards anzupassen.

Darf ich private WhatsApp-Konversationen in der Datei verwenden?

Geschäftliche WhatsApp-Nachrichten können als Beweismittel verwendet werden, sofern sie für die Arbeitsleistung oder den arbeitsrechtlichen Streitfall relevant sind. Bei privaten Konversationen ist jedoch aufgrund des Datenschutzes Vorsicht geboten. Offizielle Kommunikation bezüglich der Arbeitsleistung sollte stets per geschäftlicher E-Mail erfolgen. Falls Sie WhatsApp-Nachrichten verwenden, speichern Sie Screenshots direkt in der Personalakte, um den Kontext und den korrekten zeitlichen Ablauf zu gewährleisten.

Welche Rolle spielt die Ausbildung beim Aufbau einer Akte über Funktionsstörungen?

Schulungen sind ein gesetzlich vorgeschriebener Bestandteil des Leistungsverbesserungsplans und dürfen nicht ausgelassen werden. Der Arbeitgeber muss prüfen, ob die Defizite des Mitarbeiters durch einen gezielten Kurs oder eine Schulung behoben werden können. In Ihrer Kündigungsakte müssen Sie genau darlegen, welche Schulungsmöglichkeiten Sie angeboten haben und warum diese möglicherweise nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitraums zum gewünschten Ergebnis geführt haben.

Was geschieht mit der Personalakte, wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet?

Bei einer Krankmeldung wird ein laufender Leistungsverbesserungsplan grundsätzlich sofort ausgesetzt. Während der Krankheit gilt ein Kündigungsverbot. Das bedeutet, dass Sie das Kündigungsverfahren nicht fortsetzen können, solange der/die Mitarbeiter/in offiziell arbeitsunfähig ist. Sobald der/die Mitarbeiter/in vom Betriebsarzt/von der Betriebsärztin für vollständig genesen erklärt wurde, können Sie die Akte und den Leistungsverbesserungsplan genau dort fortsetzen, wo Sie aufgehört haben. Möchten Sie im Voraus genau wissen, welche finanziellen Verpflichtungen im Falle einer möglichen Kündigung auf Sie zukommen? Dann lesen Sie auch unseren ausführlichen Leitfaden zur Berechnung der Abfindung als Arbeitgeber, damit Sie auf die Kosten eines Kündigungsverfahrens bestens vorbereitet sind.