Ausarbeitung einer Mediationsvereinbarung: Was gehört hinein?

Die Ausarbeitung eines Mediationsvertrags erfordert die eindeutige Festlegung von vier Punkten: die genauen Aufgaben des Mediators, den Zeitpunkt seines Vergütungsanspruchs, die Dauer des Auftrags und den Umgang mit Interessenkonflikten. Die grundlegenden gesetzlichen Bestimmungen hierzu finden sich in den Artikeln 7:425 bis 7:427 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches. Zwischen Wirtschaftsunternehmen sind diese jedoch größtenteils regulatorischer Natur. Wer keine Vereinbarungen trifft, greift auf die gesetzliche Grundregel zurück, dass eine Vergütung erst nach Abschluss des Vertrags mit dem Dritten fällig wird. Dies ist für den Mediator oft ungünstiger als erwartet und birgt für den Auftraggeber ein höheres Risiko als zunächst angenommen.

Die kurze Antwort

• Aufgabe: Beschreiben Sie konkret, welche Vereinbarungen der Mediator herbeiführen muss und mit welcher Zielgruppe.
• Vergütung: Betrag, Grundlage und genauer Zeitpunkt der Fälligkeit der Provision.
• Nachwirkungen des Einsatzes: ob Löhne für Verträge fällig werden, die erst nach Abschluss des Einsatzes abgeschlossen wurden.
• Exklusivität und Dauer: ausschließliches Recht oder nicht, feste oder unbestimmte Laufzeit, Kündigungsfrist.
• Interessenkonflikte: Keine Doppelmediation ohne Zustimmung, Meldepflicht im Falle von Eigeninteresse.
• Einschränkungen: Keine Vollmacht zum Unterzeichnen, es sei denn, Sie entscheiden sich bewusst dafür, dazu bevollmächtigt zu werden.

Ausarbeitung einer Mediationsvereinbarung: Beginnen Sie mit der Aufgabenstellung

Artikel 7:425 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches definiert einen Maklervertrag als den Auftrag, gegen Entgelt als Vermittler bei der Herbeiführung von Verträgen zwischen dem Auftraggeber und Dritten aufzutreten. In der Praxis stößt man selten auf Schwierigkeiten mit dieser Definition selbst, sondern vielmehr mit der Frage, welche Geschäfte genau darunter fallen. Daher ist Folgendes zu klären:

• Die Art des zu vermittelnden Vertrags : Kauf, Leasing, Lizenz, Dienstleistungen, Arbeitsrecht.
• Der Bereich oder das Segment: welche Region, welcher Markt, welche Kundengruppe.
• Der Aufwand: Welche Aktivitäten erwartet der Kunde und zu welchen Zeitpunkten ist eine Berichterstattung erforderlich?
• Die Grenzen der Befugnisse: Der Mediator verhandelt und informiert, bindet den Klienten aber nicht. Ohne diesen Satz entstünde die Frage, ob stillschweigend eine Vollmacht erteilt wurde.

Außerdem sollte festgehalten werden, dass der Auftraggeber über die Annahme eines vorgeschlagenen Kandidaten entscheidet. Dies verhindert die Behauptung, die Ablehnung eines Kandidaten stelle einen Vertragsbruch dar.

Der Tarifvertrag: der wichtigste Artikel

Sofern nichts anderes vereinbart ist, gilt Artikel 7:426 Absatz 1 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches: Anspruch auf Vergütung, sobald die Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Dritten durch die Mediation zustande gekommen ist. Kein Abschluss, keine Vergütung. Sollten Sie davon abweichen wollen, muss dies ausdrücklich vereinbart werden. In jedem Fall ist Folgendes zu beachten:

• Die Grundlage: ein Prozentsatz des Transaktionswertes, ein fester Betrag pro abgeschlossenem Vertrag oder eine Kombination mit einer Bearbeitungsgebühr.
• Der Zeitpunkt der Anwendung: bei Vertragsunterzeichnung, bei Lieferung oder erst nach Zahlung durch den Dritten. In der Praxis stellt dies den größten Streitpunkt dar.
• Auflösungsbedingungen: Was geschieht mit der Gebühr, wenn der Deal aufgrund von Finanzierungsproblemen oder Schwierigkeiten bei der Due-Diligence-Prüfung scheitert?
• Mehrwertsteuer und Kosten: Ist die Gebühr inklusive oder exklusive, und welche Kosten darf der Vermittler weitergeben?
• Folgebestellungen: Verdient der Vermittler auch an wiederholten Käufen desselben Kunden, und wenn ja, über welchen Zeitraum?

Fügen Sie außerdem Bestimmungen zur Nachwirkung hinzu. Artikel 7:426 Absatz 2 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches berechtigt den Vermittler zu einer Vergütung, wenn der Vertrag nach Abschluss des Auftrags aufgrund seiner Tätigkeit während der Vertragslaufzeit zustande kommt. Im Vertrag gestalten Sie dies übersichtlich, indem Sie eine Liste der von den Vermittlern vorgeschlagenen Parteien aufnehmen und eine Frist festlegen, beispielsweise zwölf Monate nach Auftragsende. So ist für alle Beteiligten Klarheit geschaffen und spätere Streitigkeiten über Beweismittel werden vermieden.

Laufzeit, Exklusivität und Kündigung

Mediation ist ein Vertrag, daher findet Artikel 7:408 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches Anwendung: Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit kündigen. Für einen Auftragnehmer, der nicht im Rahmen seiner beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit handelt, gelten zusätzliche Einschränkungen, und ein Verbraucher haftet bei Beendigung des Vertrags grundsätzlich nicht für Schäden. Bei Geschäftsbeziehungen hingegen können eine angemessene Kündigungsfrist und eine Vergütung für bereits geleistete Arbeit vereinbart werden. Artikel 7:411 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches bildet die Rechtsgrundlage hierfür: Im Falle einer vorzeitigen Beendigung kann ein angemessener Teil des Honorars fällig werden.

Achten Sie auf die Dauer in Verbindung mit der Nachhaltigkeit. Wenn der Vermittler strukturell und auf unbestimmte Zeit eingebunden ist, um für Sie Verträge abzuschließen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Gericht das Verhältnis als Handelsvertretung einstuft (Art. 7:428 BW). In diesem Fall gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen und gegebenenfalls eine Entschädigung für den Auftraggeber. Um dies zu vermeiden, gestalten Sie den Auftrag projektbezogen und betonen Sie dies sowohl schriftlich als auch in der Ausführung.

Interessenkonflikte und Doppelkommission

Artikel 7:427 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches erklärt die Artikel 7:416 bis 7:418 desselben Gesetzes analog anwendbar. Dies bedeutet drei feste Grenzen, die im Vertrag unbedingt berücksichtigt werden müssen.

• Es dürfen nicht zwei Herren gleichzeitig dienen. Die Vertretung beider Parteien ist nur zulässig, wenn der Inhalt der abzuschließenden Vereinbarung so präzise definiert ist, dass ein Interessenkonflikt ausgeschlossen ist (Art. 7:417 BW). Daher ist eine Klausel aufzunehmen, die besagt, dass der Mediator nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung für die andere Partei tätig werden darf.
• Immobilienkäufer und -käufer. Wenn ein Vermittler als Vertreter des Verkäufers oder Vermieters auftritt und der Käufer oder Mieter ein Verbraucher ist, darf der Vermittler diesem Verbraucher keine Maklergebühren berechnen. Dies ist zwingend gesetzlich vorgeschrieben. Der Oberste Gerichtshof hat diese Regelung auch auf Vermietungsplattformen angewendet, die Immobilien im Auftrag von Vermietern anbieten.
• Offenlegung persönlicher Interessen. Hat der Vermittler ein persönliches Interesse an dem Geschäft, beispielsweise eine Beteiligung am Dritten oder eine Vergütung von diesem, muss er dies offenlegen (Art. 7:418 BW). Unterlässt er dies, erlischt sein Anspruch auf Vergütung.

Weitere erwähnenswerte Bestimmungen

• Vertraulichkeit hinsichtlich Kundendaten, Preisen und Margen für einen Zeitraum nach Beendigung des Auftrags.
• Haftung: Der Vermittler haftet für seine Bemühungen nach bestem Wissen und Gewissen, nicht jedoch für die Leistung des Dritten. Die Haftung ist beispielsweise auf die erhaltene Gebühr beschränkt.
• Verarbeitung personenbezogener Daten: Bei der Vermittlung von Arbeitsplätzen und Wohnungen werden fast immer personenbezogene Daten ausgetauscht. Erläutern Sie die Rollenverteilung gemäß der DSGVO.
• Anwendbares Recht und Gerichtsstand, insbesondere bei grenzüberschreitender Mediation.
• Lizenzen: Die Vermittlung von Versicherungen, Krediten oder Hypotheken fällt unter das Finanzaufsichtsgesetz und erfordert eine AFM-Lizenz. Fügen Sie eine Garantie bei, dass der Vermittler über eine solche Lizenz verfügt.

Praktisches Beispiel

Ein Softwareunternehmen beauftragt einen Vermittler mit der Anwerbung neuer Vertriebspartner für 8 % des Umsatzes im ersten Jahr. Der ursprüngliche Vertrag sah lediglich eine „Gebühr bei Vertragsunterzeichnung“ vor. Als zwei Vertriebspartner nach drei Monaten kündigten, ohne jemals etwas gekauft zu haben, war die Gebühr dennoch fällig. In der neuen Version ist die Fälligkeit an den Rechnungsbetrag gekoppelt, mit einer Rückerstattungsregelung bei Kündigung innerhalb von sechs Monaten. Ein einziger Satz Unterschied, der jährlich Tausende von Euro kostet.

Ehrliche Empfehlung

Für eine einmalige Mediation zwischen zwei Geschäftspartnern mit einem begrenzten Honorar benötigen Sie keinen Anwalt. Eine kurze Vereinbarung, die den Auftrag, das Honorar, das Fälligkeitsdatum, die Dauer und einen rückwirkenden Zeitraum festlegt, deckt die üblichen Streitigkeiten ab. Lassen Sie die Vereinbarung jedoch erstellen oder überprüfen, wenn Sie ein festes Modell für mehrere Mediatoren nutzen möchten, mit Verbrauchern arbeiten, das Honorar hoch ist oder die Zusammenarbeit langfristig angelegt wird und sich somit zu einem Agenturverhältnis entwickelt. Eine Überprüfung ist auch bei Finanzmediation ratsam, da hier neben dem Bürgerlichen Gesetzbuch eine Lizenzpflicht gilt. Die Erstellung der Vereinbarung ist eine einmalige Aufgabe; Sie werden das Modell über Jahre hinweg nutzen.

Hintergrund und Kontext: Was ist eine Mediationsvereinbarung und wie wird eine solche Vereinbarung erstellt? Sie können dies direkt über Mediationsvereinbarungen.

Häufig gestellte Fragen