MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
- Kundenspezifische Verträge, Geschäftsbedingungen und Rechtsdokumente
- Budgetfreundlich und transparent hinsichtlich der Kosten im Voraus
- Fordern Sie eine kostenlose Beratung oder ein unverbindliches Angebot an
Ein Abwesenheitsprotokoll regelt die Vereinbarungen bezüglich Krankmeldung, Kontaktaufnahme, Überwachung und Wiedereingliederung in Ihrem Unternehmen. Obwohl es rechtlich nicht vorgeschrieben ist, ist es in der Praxis unerlässlich: Ohne ein Abwesenheitsprotokoll fehlt der rechtliche Rahmen für ein einheitliches Abwesenheitsmanagement, und Lohnkürzungen können schneller folgen. Darüber hinaus hilft es den Mitarbeitern, zu wissen, was sie erwartet. Im Folgenden finden Sie Details zu den Inhalten und zur Erstellung eines solchen Protokolls.
Die kurze Antwort
- Was: Dokument mit Vereinbarungen zu Abwesenheitsabläufen.
- Verpflichtend: nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern gängige Praxis.
- Inhalte: Meldeverfahren bei Krankmeldung, Kontakt, Betriebsarzt, Wiedereingliederung, Sanktionen.
- Aktualisierung: jährlich oder im Falle wesentlicher Gesetzesänderungen.
Was umfasst ein Abwesenheitsprotokoll?
Die Standardkomponenten:
- Verfahren zur Meldung von Krankmeldungen: wie (Telefon, E-Mail, Portal), wann (vor 9:00 Uhr), an wen (Vorgesetzter).
- Erreichbarkeit im Krankheitsfall: telefonisch erreichbar.
- Einbindung des betriebsärztlichen Dienstes/Werksarztes: Zeitrahmen, Zusammenarbeit.
- Gespräche über Fehlzeiten:Häufigkeit, Zweck, Dokumentation.
- Reintegrationsverpflichtungen: Track 1 und 2, Aktionsplan.
- Urlaub bei Krankheit: Beantragung und Ansammlung von Urlaubstagen.
- Weiterzahlung des Lohns: Prozentsatz pro Krankheitsperiode.
- Sanktionen: bei mangelnder Kooperation bei der Wiedereingliederung oder bei falscher Meldung von Krankheit.
- Datenschutz: Umgang mit medizinischen Daten (DSGVO, nur durch den Betriebsarzt).
Datenschutz und DSGVO
Der Arbeitgeber darf keine medizinischen Details erfragen – das ist dem Betriebsarzt vorbehalten. Folgende Informationen darf der Arbeitgeber jedoch erhalten:
- Dass der Mitarbeiter krank ist.
- Erwarteter Erholungsmoment.
- Einschränkungen für die Arbeit.
- Verfügbarkeit für Termine.
Der Betriebsarzt informiert den Arbeitgeber allgemein, ohne eine Diagnose zu stellen. Im Zweifelsfall gilt die ärztliche Empfehlung. Ausführliche DSGVO-Regeln zum Thema Personal offiziellen Bekanntmachung und im Abschnitt „Compliance“ weiter unten.
Fehlzeitenbefragungen
Bewährte Vorgehensweise:
- Erste Kontaktaufnahme innerhalb von 24 Stunden nach der Krankmeldung.
- Abwesenheitsgespräch nach 1–2 Wochen.
- Bei einer Dauer von mehr als 6 Wochen: Problemanalyse durch den Betriebsarzt.
- Monatliche Auswertung bei längerer Krankheit.
- Schriftliche Dokumentation – unerlässlich für jeden späteren Kündigungsgrund.
Sanktionen bei Nichtkooperation
Der Arbeitnehmer ist zur Mitwirkung an der Wiedereingliederung verpflichtet. Im Falle einer Verweigerung kann der Arbeitgeber:
- Die weitere Lohnzahlung wird ausgesetzt (sofern dies sorgfältig dokumentiert ist).
- Eine offizielle Warnung aussprechen.
- Lohnstopp anwenden – siehe Steuer-/Personal-Paket.
- Letztendlich Entlassung wegen schuldhaften Verhaltens (Grund e).
Wie erstellt man ein Abwesenheitsprotokoll?
- Fordern Sie eine Vorlage beim Arbeitsschutzdienst an: Dort gibt es oft praktische Modelle.
- Passen Sie es an Ihr Unternehmen an: Größe, Branche, Tarifvertrag.
- Rechtliche Prüfung: durch einen Rechtsexperten oder Anwalt, insbesondere bei sensiblen Klauseln.
- Vorlage an die Belegschaft: Rücksprache mit dem Betriebsrat halten; bei einer größeren Anzahl von Beschäftigten ist die Zustimmung des Betriebsrats/der Arbeitnehmerbeteiligungskommission erforderlich (Art. 27 Betriebsratsgesetz).
- Unterschreiben und verteilen: im Mitarbeiterhandbuch und im Intranet aufnehmen.
- Jährlich überprüfen; bei Gesetzesänderungen umgehend aktualisieren.
Ehrliche Empfehlung
Ein Abwesenheitsprotokoll ist keine administrative Belastung, sondern die Grundlage für ein einheitliches Abwesenheitsmanagement. Ohne Protokoll: Diskussionen, Willkür und das Risiko von Lohnkürzungen. Mit Protokoll: Vorhersehbar, rechtssicher und praktikabel für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Investieren Sie ein paar Stunden in eine gute Version – es zahlt sich schon in der ersten schwierigen Situation aus.
Im weiteren Kontext: Fortsetzung der Lohnzahlung während Krankheit und Wiedereingliederung.
Häufig gestellte Fragen
Ein Dokument mit den unternehmensinternen Vereinbarungen zu Krankmeldung, Kontaktaufnahme während der Krankheit, dem Betriebsarzt, Wiedereingliederung und Sanktionen. Rechtlich nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis unerlässlich für ein einheitliches Abwesenheitsmanagement.
Verfahren zur Krankmeldung, Erreichbarkeit, Einbeziehung des Betriebsarztes, Abwesenheitsgespräche, Wiedereingliederungspflichten, Urlaub während der Krankheit, Lohnfortzahlung, Sanktionen bei Nichtkooperation und Datenschutz-/DSGVO-Bestimmungen bezüglich medizinischer Daten.
Nein, keine medizinischen Details – die sind dem Betriebsarzt vorbehalten. Sie dürfen jedoch Folgendes erfahren: dass er krank ist, den voraussichtlichen Genesungstermin, etwaige Einschränkungen bei der Arbeit und seine Erreichbarkeit. Der Datenschutz der Mitarbeiter ist durch die DSGVO und das Arbeitsgesetz geschützt.
Der Arbeitgeber kann die Lohnzahlung aussetzen (sofern dies sorgfältig dokumentiert wird), eine offizielle Verwarnung aussprechen, einen Lohnstopp verhängen und im schlimmsten Fall eine Kündigung wegen schuldhaften Verhaltens in Erwägung ziehen (Grund e). Die Dokumentation und die Bestätigung durch den Betriebsarzt sind unerlässlich.
Ja, der Betriebsrat hat das Recht, der Annahme oder Änderung des Abwesenheitsprotokolls zuzustimmen (Art. 27 Betriebsratsgesetz). Gleiches gilt für die Arbeitnehmervertretung. Das Verfahren muss festgelegt werden: Ohne Zustimmung des Betriebsrats ist das Protokoll angreifbar.
Ja, Artikel 14 des Arbeitsgesetzbuches verpflichtet Arbeitgeber, einen Arbeitsschutzdienst oder einen Betriebsarzt mit der Durchführung von Fehlzeitenmanagement, Gefährdungsbeurteilungen und Vorsorgeuntersuchungen zu beauftragen. Für KMU sind entsprechende Pakete bei großen Arbeitsschutzdienstleistern (z. B. Arbo Unie, ArboNed) erhältlich.
Überprüfen Sie das Protokoll mindestens jährlich und stets bei Gesetzesänderungen in Bezug auf Fehlzeiten, die DSGVO oder das Arbeitsrecht. Insbesondere in den letzten Jahren haben sich die Regelungen zur Lohnfortzahlung, zur Wiedereingliederung und zu Beschäftigungsverhältnissen von Selbstständigen geändert – eine Aktualisierung des Protokolls verhindert ein veraltetes System.
