Als je een eerste werknemer aanneemt, komt er heel veel op je af en zijn er talloze dingen waaraan je moet denken. Je kan bijvoorbeeld niet zonder een goede arbeidsovereenkomst, iets waar wij je graag mee helpen. Maar wist je dat er bij deze mooie mijlpaal ook een aantal AVG-zaken te regelen zijn? We lichten het voor je toe en benoemen verschillende dingen waaraan jij wellicht nog niet hebt gedacht.
Privacyzaken bij het aanwerven en selecteren van personeel
Het begint al wanneer je werknemers zoekt en selecteert. Je ontvangt dan namelijk heel wat sollicitatiebrieven en cv’s. Deze documenten zijn gevuld met persoonlijke gegevens. Bij afwijzingen dien je daarom tijdig alle gegevens van de kandidaten te wissen, bij voorkeur binnen een termijn van vier weken. Enkel als jullie hier andere afspraken over hebben gemaakt, bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures, kan je de gegevens langer bewaren. Weet verder dat je naar bepaalde persoonsgegevens gewoon niet mag vragen, bijvoorbeeld of de kandidaat zwanger is of een kinderwens heeft.
Privacyrecht en het screenen van kandidaten
Mogelijk screen je ook zelf kandidaten, bijvoorbeeld via sociale media, en noteer je daarbij een aantal persoonsgegevens. Het is toegestaan om in het kader van de selectieprocedure persoonsgegevens te verwerken. Je kan ook informatie opvragen door referenties van een sollicitant te bellen. Dat is allemaal toegestaan, maar doe het enkel als het echt noodzakelijk is. Informeer de sollicitant ook vooraf. Geef bijvoorbeeld duidelijk aan dat je de referenties zal bellen en dat je de professionele profielen van de kandidaat zult bekijken.
Als werkgever persoonsgegevens verwerken
Wanneer je de werknemer daadwerkelijk aanneemt, moet je heel wat persoonsgegevens verwerken. Dat moet je onder andere doen om aan je wettelijke en contractuele verplichtingen te voldoen. Je zal bijvoorbeeld een kopie van het identiteitsbewijs moeten vragen en voor de loonadministratie heb je ook de werknemer zijn of haar bankrekeningnummer nodig. Je bent verplicht om de kopie van het identiteitsbewijs tot ten minste vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is gestopt te bewaren. Het is belangrijk om heel zorgvuldig om te gaan met zo’n kopie. Verder mag je niet meer gegevens in het personeelsdossier opslaan dan nodig is en dien je deze gegevens goed te beveiligen. Weet dat een werknemer altijd het recht heeft om zijn gegevens in te zien en eventueel te laten aanpassen.
Werkgevers dienen niet alleen zelf persoonsgegevens te verwerken en op te slaan, maar moeten ze soms ook ter verwerking doorgeven aan derde partijen. Denk bijvoorbeeld aan de vakbond, het UWV of de Belastingdienst. Dit mag niet zomaar, er moet een rechtmatige grondslag voor zijn. Bovendien moeten werkgevers altijd rechtmatig handelen en transparant zijn hieromtrent.
Privacy en het controleren van werknemers
Ten slotte krijgen we af en toe vragen omtrent het monitoren en controleren van medewerkers. Denk dan bijvoorbeeld aan het lezen van e-mails van de medewerkers of het gebruik van trackingapparaten. Een werkgever heeft het recht om zijn werknemer te controleren, maar moet ook rekening houden met de privacy van de medewerker. Lees bijvoorbeeld onze eerdere blog over het controlerecht wanneer werknemers op afstand werken.
Juridisch advies bij het aannemen van een eerste werknemer
Laat het in ieder geval duidelijk zijn dat er bij het aanwerven van medewerkers veel dingen zijn om aan te denken. Daarom doe je er goed aan om vooraf het een en ander te bespreken met onze juristen. We zijn al lang thuis in het arbeidsrecht en het privacyrecht. We zorgen ervoor dat je over de juiste documenten beschikt en dat je geen juridische flaters begaat.
