Achtung: Ein Antragscode ist nicht unverbindlich!

Ein Einstellungs- und Verhaltenskodex ist Pflicht. Sobald sich Ihr Unternehmen zu einem solchen Kodex verpflichtet – egal ob Sie ihn selbst erstellen oder den NVP-Kodex übernehmen –, sind Sie rechtlich an dessen Einhaltung gebunden. Bei Verstößen gegen den Kodex im Einstellungs- und Auswahlverfahren riskieren Sie, dem abgelehnten Bewerber eine Entschädigung zahlen zu müssen. Viele Unternehmer unterschätzen dies: Ein Kodex, der Sie eigentlich schützen soll, kann sich gegen Sie wenden.

Was ist ein Anwendungscode?

Ein Einstellungs- und Auswahlkodex ist ein Dokument, in dem Ihr Unternehmen den gesamten Ablauf des Einstellungs- und Auswahlprozesses festlegt. Der Kodex enthält Richtlinien und praktische Vereinbarungen für jede Phase des Bewerbungsprozesses und gewährleistet so eine faire, transparente und sorgfältige Behandlung der Bewerber.

Die bekannteste Variante ist der NVP-Einstellungskodex des niederländischen Verbandes für Personalmanagement und Organisationsentwicklung. Viele Arbeitgeber übernehmen diesen Kodex oder verweisen in ihren Stellenanzeigen und auf ihren Webseiten darauf. Was sie dabei oft übersehen: Sobald man sich zu einem solchen Kodex verpflichtet, sind die darin enthaltenen Regeln nicht mehr optional. Man ist an sie gebunden – mit allen damit verbundenen Konsequenzen.

Ein Verhaltenskodex für die Personalbeschaffung gehört in dieselbe Kategorie wie andere Unternehmensrichtlinien und -protokolle, beispielsweise E-Mail- und Internetprotokolle. Es handelt sich dabei um Dokumente, die Geschäftsabläufe strukturieren und das Unternehmen gleichzeitig rechtlich binden.

Warum ein Einstellungskodex rechtlich bindend ist

Das Missverständnis liegt in der Intention. Unternehmer erstellen üblicherweise Verhaltenskodizes und Protokolle, um sich abzusichern und praktische Vereinbarungen durchzusetzen. Dies vereinfacht und vereinfacht die Geschäftsabläufe. Der negative Effekt wird jedoch oft übersehen: Das Dokument wirkt in beide Richtungen.

Wer sich öffentlich oder während des Verfahrens zu einem Anwendungscode bekennt, weckt bei den Bewerbern die berechtigte Erwartung, dass die darin enthaltenen Regeln eingehalten werden. Sollten Sie diese Regeln anschließend nicht befolgen, kann dies gegenüber den Bewerbern rechtswidrig sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie den Code einfach aus dem Internet kopieren, ohne zu prüfen, ob Ihre eigenen Arbeitsmethoden damit übereinstimmen.

In der Praxis liegt hier oft das Problem. Das tatsächliche Einstellungs- und Auswahlverfahren im Unternehmen entspricht häufig nicht dem Wortlaut des NVP-Anwendungskodex. Und genau diese Diskrepanz zwischen Theorie und Praxis birgt das größte Risiko.

Was ist in einem Bewerbungscode enthalten?

Ein Verhaltenskodex für den Bewerbungsprozess beschreibt, was der Bewerber in jeder Phase von Ihnen erwarten kann. Der genaue Inhalt variiert je nach Unternehmen, aber im Kern geht es immer wieder um folgende Themen:

• Klare Stellenausschreibung und Stellenanforderungen. Eine ehrliche und nicht irreführende Beschreibung der Position, des Verfahrens und der Auswahlkriterien.
• Informationen und Feedback. Vereinbarungen darüber, welche Informationen Sie dem Bewerber mitteilen und innerhalb welcher Frist Sie antworten.
• Sorgsamer Umgang mit personenbezogenen Daten. Wie Sie Antragsdaten gemäß den Datenschutzbestimmungen verarbeiten, speichern und löschen.
• Anfragen und Referenzen. Ob und wie Sie Informationen über den Antragsteller einholen – grundsätzlich nur nach dessen Einwilligung und mit dessen Wissen.
• Vertraulichkeit und Nichtdiskriminierung. Gleichbehandlung aller Bewerber mit Respekt und Wertschätzung.
• Recht auf Beschwerde und Einspruch. An wen sich der Antragsteller wenden kann, wenn er der Ansicht ist, dass das Verfahren nicht fair durchgeführt wurde.

Wichtig: Jede Vereinbarung, die Sie treffen, ist eine Verpflichtung, die Sie einhalten müssen. Nehmen Sie daher nur das auf, was Sie in der Praxis auch tatsächlich umsetzen.

Praktisches Beispiel: ein Verstoß gegen den Einstellungs-Kodex

Wie sich dies in der Praxis auswirken kann, zeigt ein Fall, in dem die Universität Leiden gegen den Einstellungskodex der NVP verstoßen hat. Die Universität suchte eine neue Professorin oder einen neuen Professor für englische Sprachwissenschaft. Ein Mitglied des Berufungsausschusses sammelte Daten über eine Bewerberin oder einen Bewerber, und diese Informationen wurden – mit Genehmigung des Vorsitzenden – innerhalb des Ausschusses verwendet.

Dies geschah ohne Benachrichtigung und ohne Wissen des Antragstellers. Dem Antragsteller wurde auch nie die Möglichkeit gegeben, zu den erhobenen Informationen zu einem späteren Zeitpunkt Stellung zu nehmen. Die Universität hatte sich jedoch ausdrücklich zum NVP-Bewerbungskodex verpflichtet, der in diesem Punkt klare Schutzmaßnahmen vorsieht: Anfragen und Untersuchungen dürfen nur mit Zustimmung und Wissen des Antragstellers erfolgen.

Der Vorstand entdeckte die Unregelmäßigkeiten, löste den Ernennungsausschuss auf, setzte einen neuen Ausschuss ein und forderte den Bewerber zur erneuten Bewerbung auf. Der Bewerber lehnte ab, ermittelte den Sachverhalt und klagte.

Wie lautete das Urteil des Richters?

Der Richter wies die Argumentation der Universität zurück, der Verhaltenskodex sei „nicht bindend“. Indem die Universität auf den NVP-Rekrutierungskodex selbst Bezug nahm, unterwarf sie das Verfahren dessen Regeln – und der Bewerber durfte sich darauf verlassen, dass der Kodex ordnungsgemäß eingehalten wurde. Das Verhalten wurde als rechtswidrig eingestuft.

Das Gericht entschied, dass dem Kläger tatsächlich ein Schaden entstanden war – nämlich die Kosten, die ihm durch die Aufklärung des Sachverhalts entstanden waren. Der geltend gemachte Rufschaden wurde nicht zugesprochen: Die Universität hatte tatsächlich alles Mögliche unternommen, um den Namen des Klägers aus der Presse herauszuhalten, während der Kläger selbst eine Pressemitteilung herausgegeben hatte. Darüber hinaus wurde die Universität zur Übernahme der Anwaltskosten verurteilt.

Der Kern bleibt bestehen: Ein Verstoß gegen einen Verhaltenskodex für Personalrekrutierung, zu dem Sie sich freiwillig verpflichtet haben, kann zu Schadensersatz und rechtlichen Schritten führen. Die genaue Höhe des Schadensersatzes hängt stets von den Umständen des Einzelfalls ab.

Welchen Risiken sind Sie als Arbeitgeber ausgesetzt?

Die Verbindlichkeit von Unternehmenskodizes birgt eine Reihe konkreter Risiken für Unternehmer:

• Entschädigung. Ein abgelehnter Bewerber kann Entschädigung für Kosten und Schäden verlangen, die durch den Verstoß entstanden sind.
• Anwaltskosten. Sollte es zu einem Verfahren kommen und Sie unterliegen, können Ihnen auch die Anwaltskosten auferlegt werden.
• Reputationsschaden. Ein Konflikt über ein unfairen Bewerbungsprozess kann sich negativ auf Ihr Image als Arbeitgeber auswirken.
• Verlust geeigneter Kandidaten. Ein Verfahren, das an Verfahrensfehlern scheitert, kostet Sie Zeit, Geld und möglicherweise den besten Kandidaten.

Der gemeinsame Nenner: Selbst in bester Absicht kopierter Regelwerkscode ist er nur dann von Vorteil, wenn Ihre Vorgehensweise vollständig damit übereinstimmt. Sind Sie sich unsicher, ob Ihr Vorgehen rechtlich einwandfrei ist? Unsere Rechtsexperten beraten Sie gerne im Rahmen unserer Rechtsberatung für Unternehmer.

So vermeiden Sie Probleme mit Ihrem Anwendungscode

Sie müssen nicht auf einen Verhaltenskodex im Bewerbungsprozess verzichten – im Gegenteil, ein guter Kodex sorgt für Struktur und beugt Diskussionen vor. Wichtig ist, dass der Kodex zu Ihren Arbeitsmethoden passt. Einige praktische nächste Schritte:

1. Erstellen Sie Ihren eigenen, individuellen Bewerbungscode. Ein selbst erstellter Code entspricht Ihrem tatsächlichen Einstellungs- und Auswahlverfahren und wahrt gleichzeitig die Interessen der Bewerber.
2. Kopieren Sie Codes und Protokolle nicht blind aus dem Internet. Was Sie übernehmen, gilt uneingeschränkt – einschließlich der Regeln, die Sie in der Praxis nicht einhalten.
3. Prüfen Sie, ob Ihre Vorgehensweise und Ihre Dokumente übereinstimmen. Überprüfen Sie Ihre Stellenbeschreibungen, Aufnahmegespräche und Beurteilungen auf Unstimmigkeiten mit den geltenden Vorschriften.
4. Seien Sie vorsichtig bei Anfragen und Referenzen. Sammeln Sie Informationen über einen Bewerber nur, nachdem Sie dessen Einwilligung erhalten und ihm die Möglichkeit zur Stellungnahme gegeben haben.
5. Dokumentieren Sie Vereinbarungen einheitlich. Stimmen Sie Ihren Verhaltenskodex für die Personalbeschaffung mit Ihren anderen Dokumenten, wie dem Mitarbeiterhandbuch und den Beschäftigungsbedingungen, ab.

Auf diese Weise profitieren Sie von den Vorteilen eines transparenten Verfahrens, ohne überhöhte Entschädigungszahlungen befürchten zu müssen.

Häufig gestellte Fragen zum Anwendungscode

Ist der NVP-Rekrutierungskodex rechtlich bindend?

Nein, der NVP-Verhaltenskodex für Personalbeschaffung ist kein Gesetz und gilt nicht automatisch für jeden Arbeitgeber. Sobald Sie sich jedoch freiwillig dazu verpflichten – beispielsweise durch Bezugnahme auf den Kodex oder durch dessen Übernahme –, sind Sie an dessen Bestimmungen gebunden.

Was passiert, wenn ich mich nicht an meinen eigenen Anwendungscode halte?

In diesem Fall kann sich ein abgelehnter Antragsteller auf diese Regelung berufen. Ein Verstoß kann rechtswidrig sein und, wie die Fallstudie zeigt, zu einer Entschädigung führen. Das Ergebnis hängt von den jeweiligen Umständen ab.

Darf ich Referenzen anfordern oder Nachforschungen über einen Bewerber anstellen?

Grundsätzlich nur mit Zustimmung und Kenntnis des Bewerbers. Der NVP-Bewerbungskodex und die Datenschutzbestimmungen setzen voraus, dass Sie den Bewerber vor der Datenerhebung informieren und ihm die Möglichkeit zur Stellungnahme einräumen. Andernfalls handeln Sie möglicherweise rechtswidrig.

Benötige ich als Arbeitgeber einen Rekrutierungscode?

Ein Einstellungs- und Rekrutierungskodex ist zwar nicht verpflichtend, aber empfehlenswert. Ein guter Kodex beugt Streitigkeiten vor, gewährleistet die faire Behandlung von Bewerbern und stärkt Ihre Position als Arbeitgeber – vorausgesetzt, er entspricht Ihren tatsächlichen Abläufen.

Kann ich einfach einen Anwendungscode aus dem Internet kopieren?

Davon wird abgeraten. Ein kopierter Code ist genauso bindend wie ein selbst erstellter, einschließlich aller Regeln, die Ihre Praxis möglicherweise nicht einhält. Eine Anpassung an Ihre eigenen Abläufe ist sicherer.

Gilt die Verbindlichkeit auch für andere Unternehmensrichtlinien und -protokolle?

Ja. Dasselbe Prinzip gilt beispielsweise auch für ein Kündigungsprotokoll oder ein E-Mail- und Internetprotokoll. Wer sich zu einem Verhaltenskodex oder Protokoll verpflichtet, muss die darin enthaltenen Vereinbarungen einhalten.

Haben Sie einen Anwendungs- oder Firmencode erstellt?

Möchten Sie sichergehen, dass Ihre Einstellungsrichtlinien, -protokolle und -verträge Ihrer Praxis entsprechen und Ihnen Rechtssicherheit bieten, anstatt Sie an Regeln zu binden, die Sie nicht einhalten? Die Arbeitsrechtsspezialisten von MKB Juristen unterstützen Sie gerne.

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