MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Ein SaaS-Vertrag regelt den Kauf von Online-Software im Abonnement – Sie kaufen nichts, sondern erhalten das Recht, die Software auf dem Server des Anbieters zu nutzen. Die wichtigsten Punkte: Sie erhalten ein Nutzungsrecht, kein Eigentum; Ihre Daten bleiben Ihr Eigentum (Dateneigentum und -übertragbarkeit); es gibt klare Ausstiegs- und Kündigungsvereinbarungen bezüglich der Datenrückgabe; eine Datenverarbeitungsvereinbarung ist als Anhang beigefügt; und Preisänderungen, Haftung und Verfügbarkeit sind geregelt. Anders als beim Kauf zahlen Sie nur so lange, wie Sie den Dienst nutzen, und der Zugriff endet mit der Kündigung. Im Folgenden finden Sie Punkte, die Sie vor der Unterzeichnung beachten sollten.
Die kurze Antwort
- Nutzungsrechte: Sie mieten den Zugang, Sie kaufen keine Software.
- Dateneigentum: Ihre Daten bleiben auch während des Abonnements Ihr Eigentum.
- Beenden: So brechen Sie den Vorgang ab und erhalten Ihre Daten in einem verwendbaren Format zurück.
- Datenverarbeitungsvereinbarung: beigefügt, für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Preis: Wie und wann der Lieferant ihn erhöhen kann.
- Verfügbarkeit: Betriebszeit und Support, üblicherweise über eine Service-Level-Vereinbarung (SLA).
Kauf versus Abonnement
Bei herkömmlicher Software erwerben Sie eine Lizenz und installieren das Paket selbst. Bei SaaS hingegen nutzen Sie die Software als Dienstleistung: Sie läuft beim Anbieter, und Sie melden sich über den Browser an. Sie zahlen nur so lange, wie Sie die Software verwenden, und der Zugriff endet mit der Kündigung. Dieser Unterschied bestimmt, wo die Risiken liegen – nicht im Besitz der Software selbst, sondern in Ihrer Abhängigkeit von einem Anbieter, der Ihre Daten und Ihre Arbeitsumgebung verwaltet.
Nutzungsrecht, nicht Eigentum
Der SaaS-Vertrag räumt Ihnen ein Nutzungsrecht ein: das Recht, die Software innerhalb bestimmter Grenzen zu nutzen. Beachten Sie den Umfang:
- Anzahl der Benutzer oder Konten.
- Zulässige Nutzung und etwaige Einschränkungen (z. B. kein Weiterverkauf).
- Was geschieht bei Überschreitungen (zusätzliche Zahlung oder Blockierung)?.
Sie erhalten weder den Quellcode noch die Eigentumsrechte. Wenn Sie Software wünschen, die Ihnen gehört, sind Sie im Bereich der individuellen Softwareentwicklung und nicht bei SaaS richtig.
Dateneigentum und Portabilität
Der sensibelste Punkt bei SaaS sind Ihre Daten. Stellen Sie sicher, dass die Vereinbarung Folgendes ausdrücklich festlegt:
- Eigentumsrechte: Ihre eingegebenen Daten bleiben Ihr Eigentum; der Anbieter erwirbt keinerlei Rechte daran.
- Portabilität: Sie können Ihre Daten jederzeit in einem gängigen, verwendbaren Format exportieren (z. B. CSV, nicht in einer gesperrten Exportdatei).
- Nutzung durch den Lieferanten: ob und wie der Lieferant Ihre Daten nutzen darf, beispielsweise anonymisiert zur Produktverbesserung.
Ohne eine eindeutige Vereinbarung sitzen Sie in der Falle: Ihre Daten befinden sich in einem System, das Sie nicht verlassen können, ohne alles erneut einzugeben.
Beenden und Datenrückgabe
Die Ausstiegsklausel ist die wichtigste Bestimmung, von der man hofft, sie nie zu brauchen. Regel:
- Kündigungsfrist und ob sich das Abonnement stillschweigend verlängert.
- Datenrückgabe: Innerhalb welchen Zeitraums erhalten Sie einen vollständigen Export und in welchem Format?
- Löschung: dass der Anbieter Ihre Daten nach Ablauf der Gültigkeit löscht, und zwar gegen Vorlage eines Nachweises.
- Übergangszeitraum: Werden Sie den Zugriff noch eine Weile länger behalten, um die Migration durchzuführen?
Bedenken Sie auch den schlimmsten Fall: Was passiert, wenn der Lieferant insolvent geht? In diesem Fall ist eine Ausstiegsvereinbarung, die die Datenrückgabe innerhalb kurzer Zeit garantiert, Ihre Rettung.
Datenverarbeitungsvereinbarung beigefügt
Sobald ein SaaS-Tool personenbezogene Daten verarbeitet – und dies ist fast immer bei Kunden-, Mitarbeiter- oder Kontaktdaten der Fall – ist gemäß Art. 28 DSGVO eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) zwingend erforderlich. Diese wird üblicherweise als Anhang zum SaaS-Vertrag beigefügt. Prüfen Sie, ob die AVV tatsächlich enthalten ist und ob sie die Bereiche Sicherheit, Unterauftragnehmer und Datenrückgabe regelt.
Preisänderungen, Haftung und Verfügbarkeit
Preisänderung: Viele SaaS-Verträge erlauben dem Anbieter, den Preis jährlich anzupassen. Achten Sie auf die Preisschwelle (z. B. im Zusammenhang mit der Indexierung), die Kündigungsfrist und darauf, ob Sie den Vertrag im Falle einer Preiserhöhung vorzeitig kündigen dürfen.
Haftung: Anbieter beschränken ihre Haftung häufig auf die Jahresgebühr. Bei geschäftskritischen Diensten sollten Sie prüfen, ob diese Haftungsobergrenze angemessen ist und ob erhebliche Schäden (Datenverlust, Datenschutzverletzung) abgedeckt sind.
Verfügbarkeit: Garantierte Betriebszeit und Support werden üblicherweise in einer separaten Service-Level-Vereinbarung (SLA) festgelegt. Ohne einen verbindlichen Verfügbarkeitsstandard haben Sie im Falle eines Ausfalls keine Rechte.
Praktisches Beispiel
Ein Beratungsunternehmen wechselt zu einem Cloud-Projektmanagementsystem. Während der Verhandlungen konzentriert sich das Unternehmen auf drei Punkte: die Daten (jederzeitiger Export als CSV-Datei, Löschung nach Abschluss mit Nachweis), den Ausstieg (30-tägige Datenrückgabe, auch im Falle einer Insolvenz) und den Preis (jährliche Erhöhungen, begrenzt auf die Inflationsrate, mit Kündigungsrecht). Als der Anbieter nach zwei Jahren einen deutlich höheren Preis ankündigte, konnte das Unternehmen dank der Kündigungsklausel straffrei wechseln – inklusive eines vollständigen Datenexports.
Ehrliche Empfehlung
Bei einem kostengünstigen, nicht geschäftskritischen SaaS-Tool reichen die Standardbedingungen aus – prüfen Sie aber unbedingt die Ausstiegs- und Preisänderungsklauseln. Dafür benötigen Sie keinen Anwalt. Sobald das Tool geschäftskritisch ist, viele Daten enthält oder teuer ist, sollten Sie den Vertrag prüfen lassen: Dateneigentum, Ausstieg und Datenrückgabe, Haftungshöchstgrenze und den Anhang zur Datenschutzvereinbarung. Eine gute Ausstiegsklausel kostet nur einen Bruchteil dessen, was eine erzwungene Migration oder ein Datenverlust kosten würde.
Lesen Sie mehr über die als Anhang beigefügte Datenschutzvereinbarung, die Verfügbarkeits-SLA und die Lizenzvereinbarung um die Unterschiede im Vergleich zu klassischer Software zu verstehen.
Häufig gestellte Fragen
Ein SaaS-Vertrag regelt den Kauf von Online-Software im Abonnement. Sie erhalten ein Nutzungsrecht an der vom Anbieter bereitgestellten Software, jedoch kein Eigentum daran. Sie zahlen für die gesamte Nutzungsdauer; der Zugriff endet mit der Kündigung.
Ihre eingegebenen Daten bleiben Ihr Eigentum, sofern dies im Vertrag ausdrücklich festgelegt ist. Vereinbaren Sie außerdem die Datenübertragbarkeit (Export in einem gängigen Format jederzeit möglich) und dass der Anbieter Ihre Daten nach Vertragsablauf löscht. Ohne einen solchen Vertrag könnten Sie in Schwierigkeiten geraten.
Beim Kauf erhalten Sie eine Lizenz und installieren die Software selbst. Bei SaaS hingegen beziehen Sie die Software als Dienstleistung, die vom Anbieter bereitgestellt wird; Sie zahlen nur so lange, wie Sie sie nutzen, und verlieren den Zugriff bei Kündigung. Das Risiko liegt in Ihrer Abhängigkeit, nicht im Eigentum.
Die Ausstiegsklausel regelt, wie Sie den Vertrag kündigen und Ihre Daten in einem nutzbaren Format erhalten, innerhalb welcher Frist und ob dies auch im Falle einer Insolvenz gilt. Ohne eine entsprechende Ausstiegsregelung sind Sie an den Anbieter gebunden oder verlieren im Falle einer Insolvenz Ihre Daten.
Ja, sobald das Tool personenbezogene Daten verarbeitet, ist gemäß Art. 28 DSGVO eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) zwingend erforderlich. Diese wird üblicherweise als Anhang zum SaaS-Vertrag beigefügt. Prüfen Sie, ob die AVV tatsächlich enthalten ist und die Bereiche Sicherheit und Datenrückgabe regelt.
Oft ja, aber achten Sie auf die Grenzen: Koppeln Sie die Erhöhung idealerweise an die Indexierung, vereinbaren Sie eine Kündigungsfrist und sichern Sie sich das Recht auf vorzeitige Vertragsbeendigung im Falle einer Erhöhung zu. Ohne diese Vereinbarungen stehen Sie vor vollendeten Tatsachen.
Bei einem kostengünstigen, nicht kritischen Tool ist das in der Regel nicht nötig – prüfen Sie die Ausstiegs- und Preisänderungsklauseln selbst. Bei einem geschäftskritischen, datenintensiven oder teuren Tool lohnt sich die Hinzuziehung eines Anwalts: Dateneigentum, Ausstiegsklauseln, Haftungsbegrenzung und der Anhang zur Datenschutzvereinbarung.
