Verkehrsverstoß am Arbeitsplatz: Wer muss ihn bezahlen?

Ein während der Arbeit verursachter Verkehrsverstoß landet zunächst im Briefkasten des eingetragenen Fahrzeughalters – bei einem Firmen- oder Leasingfahrzeug ist dies der Arbeitgeber bzw. die Leasinggesellschaft. Letztendlich trägt jedoch der Verkehrssünder selbst die Kosten, in der Regel der Arbeitnehmer. In vielen Fällen kann der Arbeitgeber die Strafe zwar einfordern, sie aber nicht einfach vom Lohn abziehen: Hierfür sind schriftliche Vereinbarungen erforderlich, und es gelten gesetzliche Beschränkungen. Im Folgenden erläutern wir die Situation in den einzelnen Fällen, die steuerlichen Auswirkungen und wie Sie durch eine entsprechende Vereinbarung Ärger vermeiden können.

Wer erhält das Bußgeld? Der Fahrzeughalter

Das Bußgeld wird zunächst an den eingetragenen Fahrzeughalter . Dies nennt man Kennzeichenhaftung. Fährt ein Mitarbeiter mit seinem Privatwagen zu einem Kunden und überschreitet dabei die Geschwindigkeitsübertretung, erhält er das Bußgeld selbst. Fährt er einen Firmenwagen oder ein Leasingfahrzeug, wird das Bußgeld an den Arbeitgeber bzw. die Leasinggesellschaft überwiesen, selbst wenn er nicht selbst am Steuer saß.

Dass der Arbeitgeber erhält,bedeutet jedoch nicht automatisch, dass er tragen. Es handelt sich um ein Verwaltungsverfahren: Der Fahrzeughalter ist für die Abwicklung zuständig, wer letztendlich die Kosten übernimmt, ist eine andere Frage.

Grundsätzlich werden Geldstrafen vom Täter verhängt

Ein Bußgeld im Straßenverkehr ist eine Sanktion und grundsätzlich die Verantwortung desjenigen, der den Verstoß begangen hat. Wenn der Angestellte zu schnell gefahren ist, muss er das Bußgeld selbst tragen. Erhält er den Bußgeldbescheid direkt nach Hause, bezahlt er ihn selbst.

Wenn der Arbeitgeber ein Bußgeld erhält, weil das Fahrzeug auf seinen Namen zugelassen ist, kann er es in vielen Fällen vom Arbeitnehmer zurückfordern. Dies berechtigt ihn jedoch nicht dazu, den Betrag einfach vom Gehalt abzuziehen. Hierfür gelten strenge Bedingungen, die wir weiter unten erläutern. Zu beachten ist außerdem, dass der Arbeitgeber nachweisen kann, wer zum Unfallzeitpunkt gefahren ist; genaue Kilometeraufzeichnungen sind daher unerlässlich.

Ab wann trägt der Arbeitgeber letztendlich die Verantwortung für die Geldstrafe?

Die Strafe bleibt in der Verantwortung des Arbeitgebers, wenn dieser den Verstoß selbst provoziert oder dazu angestiftet hat . Man denke beispielsweise an einen Mitarbeiter, der den nahezu unmöglichen Auftrag erhält, eine Sendung vor Geschäftsschluss des Kunden schnellstmöglich auszuliefern, oder an einen Fahrer, der ausdrücklich angewiesen wird, schneller zu fahren. In solchen Fällen kann der Arbeitgeber die Strafe nicht mit Verweis auf gute Arbeitspraktiken auf den Mitarbeiter abwälzen

Dies gilt nicht uneingeschränkt. Bei rücksichtslosem oder vorsätzlichem Fahren kann sich ein Arbeitnehmer nicht einfach auf die Anweisungen seines Arbeitgebers berufen. Wer die Grenze deutlich überschreitet, trägt die persönliche Verantwortung, selbst wenn beruflicher Druck vorlag.

Darf man ein Bußgeld für einen Verkehrsverstoß mit dem Gehalt verrechnen?

Hier unterlaufen Arbeitgebern am häufigsten Fehler. Es ist nicht zulässig, eine Geldstrafe einfach vom Gehalt abzuziehen. Für die Verrechnung mit dem Lohn während des Arbeitsverhältnisses gilt grundsätzlich Folgendes:

• eine schriftliche Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder im Personalhandbuch vorliegt , oder der Arbeitnehmer stimmt dem Abzug zu;
• Der Mitarbeiter wurde im Voraus über diese Regelung informiert;
• Die Einbehaltung beachtet die gesetzlichen Grenzen

Diese Grenzen sind wichtig. Der gesetzliche Mindestlohn ist nicht anrechenbar: Sie dürfen daher nur den Teil des Lohns anrechnen, der den Mindestlohn übersteigt, und der pfändungsfreie Betrag ( vor Pfändung geschützte Betrag) muss gewahrt bleiben. Durch die Anrechnung darf der Lohn des Arbeitnehmers niemals unter diese Untergrenze fallen. Ohne eindeutige Vereinbarungen ist die Lohnpfändung aufgrund eines Bußgeldes im Straßenverkehr in der Regel rechtswidrig, und Richter prüfen dies streng. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber oft etwas mehr Spielraum, um ausstehende Forderungen mit der Endabrechnung zu verrechnen, aber auch dann gelten die gesetzlichen Grenzen weiterhin.

Praktisches Beispiel: Wie entwickelt sich die Geschichte in der Praxis?

Ein Lieferdienst erhält einen Strafzettel wegen Geschwindigkeitsübertretung. Laut Fahrtenbuch war ein regulärer Fahrer an diesem Nachmittag unterwegs; es gab keinen Anlass zur Provokation, und es handelte sich um einen routinemäßigen Geschwindigkeitsverstoß. Im Mitarbeiterhandbuch ist festgelegt, dass Bußgelder für solche Verstöße vom Fahrer eingezogen werden. Der Arbeitgeber informiert den Fahrer, zeigt ihm das Bußgeld und die Fahrtdetails an und zieht den Betrag vom nächsten Gehalt ab – allerdings nur so weit, dass der Nettolohn dadurch nicht unter den Mindestlohn fällt. Hätte derselbe Fahrer das Bußgeld erhalten, weil er angewiesen worden wäre, eine rote Ampel zu überfahren, bliebe das Bußgeld beim Arbeitgeber, und es dürfte nichts einbehalten werden. Der Unterschied liegt daher nicht im Bußgeld selbst, sondern in den vorherigen Vereinbarungen und den Umständen der Fahrt.

Die Zahlung von Verkehrsstrafen hat steuerliche Auswirkungen

Wenn ein Arbeitgeber die Geldstrafe eines Arbeitnehmers bezahlt, kann dies nicht einfach steuerfrei erfolgen. Aus steuerlicher Sicht stellt dies in vielen Fällen eine von zusätzlichem Lohn . Der entscheidende Punkt:

• Die Geldbuße wird auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt und vom Arbeitgeber erstattet: Es handelt sich hierbei um einen obligatorischen Lohnbeitrag. Dieser kann nicht als Endlohn im Rahmen der Arbeitskostenregelung (WKR) berücksichtigt werden.
• Die Geldbuße ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt und erstattungsfähig, wird aber nicht eingetrieben: Der Arbeitnehmer erhält stattdessen eine Leistung, die als Lohn gilt. Der Arbeitgeber kann diese Leistung im Rahmen der Lohnsteuerregelung als regulären Lohn oder als endgültigen Lohn ausweisen.
• Wenn die Geldbuße nicht eingetrieben werden kann (zum Beispiel, weil der Arbeitgeber den Verstoß provoziert hat): in diesem Fall entstehen dem Arbeitnehmer keine steuerpflichtigen Löhne.

Darüber hinaus sind Bußgelder für Verkehrsverstöße nicht vom Gewinn abzugsfähig, und die Mehrwertsteuer ist nicht erstattungsfähig. Dies betrifft die allgemeinen Steuerrichtlinien; lassen Sie die genaue Behandlung immer von Ihrem Lohnbuchhalter oder Steuerberater überprüfen, da sich Regeln und Beträge ändern können.

Machen Sie klare Vereinbarungen über Verkehrsverstöße

Wenn Mitarbeiter häufig beruflich Auto fahren, ist es oft unpraktisch, jede einzelne Geldbuße vom Mitarbeiter einzutreiben. Die Vereinbarungen werden im Arbeitsvertrag oder in einer allgemeinen Geldbußenrichtlinie festgehalten , beispielsweise im Mitarbeiterhandbuch . Gängige Optionen sind:

• zustimmen, dass der Arbeitgeber begrenzte Anzahl von Bußgeldern pro Jahr tragen wird
• die Regelung auf bestimmte Straftaten oder Beträge;
• Rücksichtsloses und vorsätzliches Fahren sind von der Regelung ausgenommen;
• Ermitteln Sie , wie und wann die Abwicklung erfolgt, innerhalb der gesetzlichen Grenzen.

Wenn Sie eine solche Vereinbarung treffen, verzichten Sie insoweit auf Ihr Regressrecht: Sie können die in der Vereinbarung vorgesehenen Bußgelder nicht einfach mit dem Lohn oder der endgültigen Abfindung verrechnen. Klare Vereinbarungen beugen Streitigkeiten sowie unerwarteten steuerlichen oder arbeitsrechtlichen Problemen vor. Für einen umfassenderen Überblick über Rechte und Pflichten im Personalbereich bietet unsere Seite zum Arbeitsrecht einen guten Ausgangspunkt.

Checkliste: Ein Bußgeldsystem für Verkehrsverstöße, das tatsächlich funktioniert

• Die Vereinbarung sollte schriftlich und die Mitarbeiter im Voraus darüber informiert werden.
• Beschreiben Sie , welche Verstöße geahndet werden und welche nicht (denken Sie an Falschparken, Geschwindigkeitsüberschreitungen, rücksichtsloses Fahren).
• Beachten Sie die gesetzlichen Grenzen: Der Mindestlohn und der pfändungsfreie Betrag bleiben stets anwendbar.
• Verknüpfen Sie das System mit einem ausführlichen Fahrtenbuch, damit der Fahrer nachvollziehbar ist.
• Stimmen Sie die Steuerabwicklung mit Ihrem Lohnbuchhalter oder Steuerberater ab.

Häufig gestellte Fragen zu Verkehrsverstößen während der Arbeitszeit

Wer bezahlt das Bußgeld für einen Firmenwagen?

Die Geldbuße wird zunächst an den Fahrzeughalter, in der Regel den Arbeitgeber oder die Leasinggesellschaft, überwiesen. Grundsätzlich trägt jedoch der Verursacher, also der Arbeitnehmer, die Verantwortung für die Geldbuße. Der Arbeitgeber kann die Geldbuße oft zurückfordern, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen und innerhalb gesetzlicher Grenzen.

Darf mein Arbeitgeber eine Verkehrsstrafe von meinem Gehalt abziehen?

So einfach ist das nicht. Lohnabzüge sind grundsätzlich nur zulässig, wenn sie schriftlich vereinbart wurden oder Sie Ihre Zustimmung dazu geben. Darüber hinaus ist der gesetzliche Mindestlohn nicht anrechenbar: Abzüge dürfen nur von dem Teil Ihres Lohns vorgenommen werden, der über dem Mindestlohn liegt, und der pfändungsfreie Betrag muss gewahrt bleiben.

Was wäre, wenn ich aufgrund einer Anweisung meines Arbeitgebers zu schnell gefahren wäre?

Hat der Arbeitgeber den Verstoß provoziert oder gefördert, beispielsweise durch die Zuweisung einer praktisch unmöglichen Aufgabe, kann er die Geldbuße nicht mit dem Argument der guten Arbeitgeberpflichten von Ihnen einfordern. Dies gilt nicht bei rücksichtslosem oder vorsätzlichem Fahren.

Ist die Strafe steuerfrei, wenn mein Arbeitgeber sie bezahlt?

In der Regel nicht. Zahlt der Arbeitgeber eine Geldstrafe in Ihrem Namen, handelt es sich um obligatorischen Lohn. Wird eine erstattungsfähige Geldstrafe im Namen des Arbeitgebers nicht eingetrieben, stellt dies einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil dar, der über die betriebliche Spesenabrechnung geltend gemacht werden kann.

Muss ich ein Reisetagebuch führen?

Um Bußgelder einzutreiben, ist es wichtig, dass klar ist, wer gefahren ist. Ein gut geführtes Fahrtenbuch hilft dem Arbeitgeber, den Fahrer zu identifizieren und spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Kann ein Arbeitgeber eine Parkstrafe oder eine zusätzliche Parksteuer zurückfordern?

Auch hier gilt die allgemeine Regel: Die Kosten trägt grundsätzlich der Zuwiderhandelnde, und eine Erstattung oder Aufrechnung ist nur unter den gleichen Bedingungen und gesetzlichen Grenzen möglich. Es empfiehlt sich, diese Art von Kosten in Ihren Strafbestimmungen ausdrücklich festzulegen, damit im Voraus klar ist, was erstattet wird und was nicht.

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