MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Die Erstellung eines Managementvertrags dreht sich im Wesentlichen um vier Fragen: Was genau darf der Manager tun, wo enden seine Befugnisse, wie erfolgt die Rechenschaftspflicht und wie endet die Zusammenarbeit? Die übrigen Vertragsdetails müssen ausgefüllt werden. Da ein Managementvertrag rechtlich ein Dienstleistungsvertrag ist (Artikel 7:400 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches), bietet das Gesetz bereits einen grundlegenden Rahmen: Sorgfaltspflicht, Befolgung von Anweisungen, Informationspflicht und Rechnungslegung. Diese Grundlage ist jedoch für die praktische Anwendung zu begrenzt, und gerade bei den kostenintensiven Punkten lässt das Gesetz Raum für eigene Ergänzungen.
Die kurze Antwort
- Aufgaben: Technische, administrative und kaufmännische Leitung separat auflisten, mit einer Liste dessen, was nicht darunter fällt.
- Befugnis: Erteilung einer Vollmacht (Art. 3:60 ff. des niederländischen Zivilgesetzbuches) mit Schwellenwerten und ausgeschlossenen Entscheidungen.
- Geld: Entschädigung, Weitergabe der Kosten, Mehrwertsteuer und ein separates Konto für die Gelder des Eigentümers.
- Rechenschaftspflicht: Berichterstattung und Rechnungslegung, Art. 7:403 BW, mit Angabe von Häufigkeit und Format.
- Beendigung: Dauer, Beendigung (Art. 7:408 BW) und eine spezifische Übertragungsregelung.
Erstellung eines Managementvertrags: Beginnen Sie mit dem Aufgabenprofil
Die meisten Streitigkeiten entstehen nicht durch das, was im Vertrag steht, sondern durch das, was nicht steht. Daher sollte die Geschäftsführung aufgeteilt werden:
- Technisches Management: Beschwerdemanagement, regelmäßige Wartung, Störungsbehebung, Vertragsgestaltung, Inspektionen und mehrjähriger Wartungsplan.
- Administrative Aufgaben: Mieteinzug, Indexierung, Abrechnung von Nebenkosten, Debitorenmanagement, Mahnungen und Aktenverwaltung.
- Kaufmännische Verwaltung: Reduzierung von Leerständen, Kandidatenauswahl, Verhandlung von Mietbedingungen und -verlängerungen.
Stellen Sie unbedingt klar, was nicht zum Aufgabenbereich gehört. Dazu zählen beispielsweise die Durchführung von Gerichtsverfahren, der Verkauf oder die Belastung von Immobilien, Versicherungsangelegenheiten, Steuererklärungen und die Finanzierungsbeschaffung. Im Bereich der Unternehmensführung ist die Abgrenzung anders: Hier stellt sich die Frage, ob der Geschäftsführer nur das Tagesgeschäft leitet oder auch strategische Entscheidungen treffen darf und ob er gegebenenfalls zum gesetzlichen Geschäftsführer ernannt wird.
Die Grenze der Gerichtsbarkeit: der wichtigste Artikel
Der Managementvertrag regelt die internen Beziehungen. Ob der Manager den Eigentümer gegenüber Dritten binden kann, hängt von der Vollmacht ab. Daher sollte eine separate Vollmachtsklausel aufgenommen werden. Beachten Sie, dass ein Eigentümer auch aufgrund einer Anscheinsvollmacht gebunden sein kann (Art. 3:61 Abs. 2 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches). Praktische Umsetzung:
- ein Schwellenwert pro Auftrag, beispielsweise 2.500 €, ab dem eine schriftliche Genehmigung erforderlich ist;
- ein jährliches Budget für die Instandhaltung, mit einer Meldepflicht im Falle einer drohenden Budgetüberschreitung;
- eine Notfallklausel für Katastrophenfälle mit anschließender sofortiger Meldepflicht;
- Liste der ausgeschlossenen Handlungen: Kündigung eines Mietvertrags, gütliche Einigungen über einen bestimmten Betrag hinaus, Einleitung von Gerichtsverfahren, Abschluss von langfristigen Verträgen;
- die Befugnis, Hilfskräfte einzusetzen
Auch Interessenkonflikte müssen geregelt werden. Ein Hausverwalter, der die Instandhaltung an sein eigenes Unternehmen vergibt, muss dies im Voraus offenlegen, und der Eigentümer muss die Möglichkeit haben, die Genehmigung zu verweigern. Darüber hinaus besteht bei der Mediation von Wohnraum eine gesetzliche Beschränkung, wonach nicht zwei Auftraggeber gleichzeitig tätig sein dürfen und dem Mieter keine Kosten in Rechnung gestellt werden dürfen (Artikel 7:417 Absatz 4 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches).
Vergütung, Kosten und Drittmittel
Wählen Sie eine transparente Vergütungsstruktur: einen Prozentsatz der Mieteinnahmen, einen festen Betrag pro Wohneinheit und Monat, einen Stundensatz für Überstunden oder eine Kombination daraus. Vereinbaren Sie außerdem Folgendes:
- welche Kosten in der Vergütung enthalten sind und welche separat in Rechnung gestellt werden (Artikel 7:406 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches betrifft mit dem Auftrag verbundene Kosten);
- ob im Falle einer Neuvermietung oder eines Mieterwechsels eine gesonderte Gebühr anfällt;
- Indexierung der Vergütung und des Stichtags;
- Mehrwertsteuerbehandlung, insbesondere wenn der Gegenstand mehrwertsteuerpflichtig geleast wird;
- Zahlungsbedingungen und/oder Verrechnung mit bereits eingenommenen Mieten sind zulässig.
Das Vermögen des Eigentümers sollte vom Vermögen des Verwalters getrennt gehalten werden. Ein separates Konto oder eine Treuhandstiftung verhindert eine Vermischung im Falle einer Insolvenz des Verwalters und stellt sicher, dass die Mietzahlungen dem Eigentümer zustehen. Legen Sie einen Zahlungszeitraum fest, beispielsweise monatlich innerhalb von zehn Werktagen, und schließen Sie eine Aufrechnung mit strittigen Posten aus.
Meldepflichten, Haftung und Versicherung
Artikel 7:403 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches verpflichtet den Verwalter zur Auskunftserteilung und Rechnungslegung. Konkret bedeutet dies: eine monatliche Mietabrechnung mit Übersicht über die Mietänderungen, einen vierteljährlichen Bericht über Instandhaltung und Mietrückstände, eine Jahresübersicht inklusive der Nebenkostenabrechnung sowie ein Recht auf Einsicht in die entsprechenden Unterlagen. Es wird vereinbart, dass die Verwaltungsunterlagen Eigentum des Eigentümers sind und auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Für die Haftung gelten die Artikel 7:401 und 6:74 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches. Eine Haftungsbeschränkung ist zulässig, muss aber nachvollziehbar sein: Die maximale Haftungssumme muss an die Versicherungssumme oder die Verwaltungsgebühr der letzten zwölf Monate gekoppelt sein, Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit müssen von der Beschränkung ausgeschlossen werden, und der Verwalter muss eine Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung abschließen. Zudem ist eine Verjährungsfrist für Ansprüche festzulegen. Verarbeitet der Verwalter personenbezogene Daten von Mietern, ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich.
Dauer, Beendigung und Übertragung
Gemäß Artikel 7:408 Absatz 1 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches kann der Auftraggeber den Vertrag jederzeit kündigen. Eine vertragliche Kündigungsfrist ist zulässig und üblich, beispielsweise drei Monate zum Ende eines Kalenderquartals. Ein Geschäftsführer in beruflicher Funktion kann den Vertrag nur auf unbestimmte Zeit oder aus wichtigem Grund kündigen (Artikel 7:408 Absatz 2 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches). Im Falle einer vorzeitigen Kündigung kann er einen angemessenen Teil der Vergütung verlangen (Artikel 7:411 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches).
Die Übergabe sollte in der Praxis klar geregelt sein: Rückgabe von Schlüsseln, Akten, Mietverträgen, digitalem Zugang und Guthaben innerhalb einer festgelegten Frist, endgültige Abrechnung, Mitwirkung bei der Übergabe an den Rechtsnachfolger und ausdrücklicher Ausschluss der Sperrung oder Aufbewahrung der Unterlagen. Letzteres verhindert, dass Streitigkeiten über die Schlussrechnung Ihre Mietverwaltung blockieren.
Ehrliche Empfehlung
Für eine einzelne Immobilie mit einem Verwalter, der ausschließlich administrative Aufgaben übernimmt, keine Gebühren für Sie einzieht und nichts in Ihrem Namen unterzeichnet, benötigen Sie keinen Anwalt. Ein kurzer Vertrag, der Aufgaben, Vergütung, Berichtspflichten und Kündigungsfrist regelt, ist ausreichend, sofern Sie die Befugnisse selbst festlegen.
Sobald eine Vollmacht im Spiel ist, der Verwalter Mieteinnahmen generiert, es um ein Immobilienportfolio oder eine Eigentümergemeinschaft geht oder der Verwalter tatsächlich ein Unternehmen führt, sollten Sie umgehend einen Anwalt hinzuziehen. Bitten Sie in diesem Fall auch um eine Überprüfung der vom Verwalter selbst bereitgestellten Vertragsvorlage: Diese Verträge sind in der Regel zu seinen Gunsten formuliert, insbesondere hinsichtlich Haftung, Aufrechnung und Kündigungsfrist.
Lesen Sie mehr: Was ist ein Managementvertrag und wie wird ein Managementvertrag erstellt? Sie können dies direkt über die für Managementverträge.
Häufig gestellte Fragen
Parteien und Vertragsgegenstand, Stellenbeschreibung mit ausgeschlossenen Tätigkeiten, Vollmacht mit Schwellenwerten, Vergütung und Kostenverteilung, Berichtswesen und Buchhaltung, Haftung und Versicherung sowie Dauer, Beendigung und Übergabe am Ende.
Mit einer gesonderten Vollmachtsklausel (Art. 3:60 ff. des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches), einem Schwellenwert pro Übertragung, einem jährlichen Budget für die Instandhaltung und einer Liste der Handlungen, die stets beim Eigentümer verbleiben, wie Verkauf, Kündigung von Mietverträgen, Gerichtsverfahren und langfristige Verträge.
Dies ist zwar nicht für jeden Administrator gesetzlich vorgeschrieben, aber ratsam. Ein separates Konto oder eine Treuhandstiftung verhindert die Vermischung mit dem Vermögen des Administrators im Falle einer Insolvenz und macht eine Diskussion über eine Verrechnung mit der Verwaltungsgebühr überflüssig.
Artikel 7:403 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches gewährt ein Recht auf Auskunft und Rechnungslegung. Konkret bedeutet dies eine monatliche Mietabrechnung, einen vierteljährlichen Bericht über Instandhaltung und Mietrückstände, eine jährliche Übersicht inklusive Nebenkostenabrechnung sowie das Recht auf Einsicht in die entsprechenden Unterlagen.
Ja, innerhalb gewisser Grenzen. Üblicherweise ist die Höchstgrenze an die Versicherungssumme oder die Verwaltungsgebühr der letzten zwölf Monate gekoppelt. Ansprüche aufgrund dieser Höchstgrenze sind bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Der Manager ist verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen.
Drei Monate vor Quartalsende ist in der Immobilienverwaltung üblich. Gemäß Artikel 7:408 Absatz 1 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches kann der Auftraggeber den Vertrag grundsätzlich jederzeit kündigen; im Falle einer vorzeitigen Kündigung kann der Verwalter einen angemessenen Teil der Vergütung verlangen (Artikel 7:411 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches).
Rückgabe von Schlüsseln, Akten, Mietverträgen, digitalem Zugang und Guthaben innerhalb einer festgelegten Frist, eine endgültige Abrechnung, Mitwirkung bei der Übergabe an einen Nachfolgemanager und ausdrücklicher Ausschluss der Aussetzung oder Beibehaltung der Verwaltung.
