MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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IT-Verträge legen fest, wer für welche Aufgaben in Bezug auf Software, Hosting und digitale Services verantwortlich ist – und begrenzen Ihr Risiko im Fehlerfall. Für ein KMU umfasst dies üblicherweise sechs Dokumente: eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) (Verfügbarkeit und Support), eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DSGVO) (personenbezogene Daten gemäß DSGVO), einen SaaS- oder Cloud-Vertrag (Nutzungsrecht für Online-Software), einen Lizenzvertrag (Nutzungsrecht für Software oder geistiges Eigentum), einen Wartungs-/Supportvertrag und einen Entwicklungsvertrag (für die Entwicklung kundenspezifischer Lösungen). Die Verträge überschneiden sich teilweise und beziehen sich aufeinander. Im Folgenden wird der Zweck jedes Vertrags und seine Beziehung zueinander erläutert.
Die kurze Antwort
- SLA: Verfügbarkeit (Betriebszeit), Reaktionszeiten, Servicegutschriften.
- Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV): obligatorisch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 28 DSGVO).
- SaaS-/Cloud-Vertrag: Recht zur Nutzung von Online-Software, nicht Eigentumsrecht.
- Lizenzvereinbarung: Recht zur Nutzung von Software oder anderem geistigen Eigentum.
- Wartung/Support: Updates, Patches, Helpdesk nach der Auslieferung.
- Entwicklungsvertrag: Kundenspezifischer Bau – IP, Abnahme, Lieferung.
Welche IT-Verträge gibt es?
Der Begriff „IT-Vertrag“ ist ein Oberbegriff. In der Praxis unterzeichnet man selten ein einzelnes Dokument, das alles abdeckt. Beispielsweise stellt ein Anbieter Software bereit (Lizenz oder SaaS), sorgt für deren Betrieb (SLA + Wartung) und verarbeitet dabei Ihre Kundendaten (Datenschutzvereinbarung). Drei oder vier Elemente, die zusammen eine Geschäftsbeziehung beschreiben. Zu wissen, welche Funktion jedes Element erfüllt, verhindert, dass ein wichtiger Aspekt übersehen wird.
Die sechs wichtigsten Stücke
1. Service Level Agreement (SLA)
Definiert das Servicelevel: Verfügbarkeit (z. B. 99,5 % oder 99,9 % Verfügbarkeit), Reaktionszeiten je nach Priorität, Lösungszeiten, Wartungsfenster und Gutschriften bei Nichteinhaltung der Standards. Oftmals ein separater Anhang zum Hauptvertrag, der es Ihnen ermöglicht, die Servicelevel anzupassen, ohne den gesamten Vertrag neu verhandeln zu müssen.
2. Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA)
Gemäß Art. 28 DSGVO ist eine Vereinbarung erforderlich, sobald ein Dienstleister in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet – beispielsweise für Hosting, E-Mail-Marketing, CRM oder Buchhaltung. Die englische Bezeichnung für diese Vereinbarung lautet Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Sie sind der Verantwortliche für die Datenverarbeitung, der Dienstleister der Auftragsverarbeiter.
3. SaaS-/Cloud-Vereinbarung
Bei Online-Software im Abonnement erwerben Sie kein Kaufrecht, sondern ein Nutzungsrecht. Wichtige Punkte: Dateneigentum, Abmeldung und Datenrückgabe, Verfügbarkeit, Preisänderungen und Haftung. Die Datenschutzvereinbarung (DSGVO) ist üblicherweise als Anhang beigefügt.
4. Lizenzvereinbarung
Das Nutzungsrecht an Software oder anderem geistigen Eigentum ohne Eigentümerwechsel – beispielsweise eine Software, die Sie auf Ihren eigenen Servern installieren. Es regelt Umfang, Nutzerzahl, Laufzeit und Vergütung.
5. Wartungs- und Supportvertrag
Regelt die Vorgänge nach der Auslieferung: Updates, Sicherheitspatches, Fehlerbehebungen und Support. Unverzichtbar für die individuelle Anpassung – ohne Wartungsvertrag bleibt Ihnen ein Paket, um das sich niemand mehr kümmert.
6. Entwicklungsvereinbarung
Für kundenspezifische Anfertigungen durch einen Zulieferer. Verwaltung des geistigen Eigentums (Übertragung oder Lizenzierung), der Abnahmekriterien, der Liefertermine, von Zusatzarbeiten und optional der Hinterlegung des Quellcodes.
In welcher Beziehung stehen sie zueinander?
Die einzelnen Elemente ergänzen und beziehen sich aufeinander. Eine typische SaaS-Beziehung:
- Hauptvertrag (SaaS): Nutzungsrecht, Preis, Laufzeit.
- SLA beigefügt: Verfügbarkeit und Support.
- Beigefügte Datenschutzverordnung: Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen: Haftung, Kündigung, Streitigkeiten.
Bei individueller Softwareentwicklung sieht die Situation anders aus: Es wird ein Entwicklungsvertrag für die Erstellung der Software, ein Wartungsvertrag für die nachfolgenden Phasen und – falls die Software personenbezogene Daten verarbeitet und der Entwickler Zugriff darauf hat – eine weitere Datenschutzvereinbarung (DSV) benötigt. Das Risiko separater Dokumente liegt in der Inkonsistenz: Ein Anhang verspricht 99,9 % Verfügbarkeit, der andere 99,5 %. Daher sollte im Hauptvertrag eine Prioritätsklausel enthalten sein, die festlegt, welches Dokument im Streitfall Vorrang hat.
Praktisches Beispiel
Ein Großhändler erwirbt ein Cloud-basiertes Warenwirtschaftssystem. Der Anbieter stellt die Software im Abonnement (SaaS-Vertrag) bereit, garantiert eine Verfügbarkeit von 99,5 % mit Service-Credits (SLA) und verarbeitet dabei Kunden- und Lieferantendaten (DPA). Drei Komponenten, ein Anbieter. Als der Anbieter nach zwei Jahren Insolvenz ankündigte, erwies sich die Ausstiegsklausel im SaaS-Vertrag als unschätzbar wertvoll: Der Großhändler erhielt seine Daten innerhalb von dreißig Tagen in einem nutzbaren Format zurück.
Was Sie selbst tun können und wann nicht
Standardmäßige SaaS-Tools großer Anbieter (Microsoft, Google, gängige CRM-Systeme) werden mit vorgefertigten Nutzungsbedingungen, Service-Level-Agreements (SLAs) und Datenschutzvereinbarungen (DPAs) geliefert. Diese akzeptieren Sie online und archivieren sie – dafür benötigen Sie in der Regel keinen Anwalt. Lesen Sie sich jedoch die Klauseln zu Kündigung und Preisänderungen sorgfältig durch.
Ein Anwalt ist sinnvoll bei individuellen Projekten, bei Lieferanten, die Ihre Bedingungen akzeptieren, bei geschäftskritischer Software und immer dann, wenn Verhandlungsspielraum hinsichtlich Haftung oder geistigem Eigentum besteht. Dort liegt das Geld – und das Risiko.
Ehrliche Empfehlung
Erstellen Sie zunächst einen Überblick über Ihre IT-Beziehungen und die jeweils benötigten Dokumente. Bei Standardtools genügt es, die Nutzungsbedingungen des Anbieters zu akzeptieren und zu archivieren – ein Anwalt ist nicht erforderlich. Bei individuellen Lösungen, geschäftskritischen Systemen oder verhandelbaren Verträgen amortisiert sich die Beauftragung eines Anwalts schnell: Eine gute Klausel zum Schutz geistigen Eigentums oder zur Haftung kostet nur einen Bruchteil dessen, was ein Rechtsstreit kosten würde. Rechnen Sie mit Kosten zwischen 500 und 2.500 € für die Prüfung oder Erstellung eines einzelnen Dokuments und entsprechend mehr für ein komplettes individuelles Paket.
Tauchen Sie tiefer in die DPA/Prozessorvereinbarung, die SLA und die von uns entworfenen Verträge.
Häufig gestellte Fragen
Üblicherweise sechs: SLA (Verfügbarkeit und Support), Datenverarbeitungsvereinbarung (personenbezogene Daten), SaaS-/Cloud-Vertrag (Online-Software), Lizenzvertrag (Nutzungsrechte an geistigem Eigentum), Wartungs-/Supportvertrag und Entwicklungsvertrag (kundenspezifische Arbeiten). Welche Sie benötigen, hängt von Ihren Anbietern ab.
Nein. Eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) regelt das Serviceniveau: Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Servicegutschriften. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DPA) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 28 DSGVO. Beide Dokumente werden häufig als Anhang zum selben Hauptvertrag beigefügt.
Nur wenn ein Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet – beispielsweise für Hosting, CRM, E-Mail-Marketing oder Buchhaltung –, ist eine solche Vereinbarung erforderlich. Dies trifft auf nahezu alle SaaS-Tools zu, die Kunden- oder Mitarbeiterdaten nutzen. Ohne eine solche Vereinbarung riskieren Sie eine Strafe der Kreditorenbuchhaltung in Höhe von bis zu 2 % Ihres weltweiten Umsatzes.
Bei SaaS mieten Sie Online-Software im Abonnement, die vom Anbieter bereitgestellt wird. Mit einer klassischen Lizenz erhalten Sie das Recht, Software zu nutzen, die Sie in der Regel selbst installieren. SaaS ist eine Dienstleistung; eine Lizenz ist das Recht, ein Produkt zu nutzen.
Fügen Sie im Hauptvertrag eine Rangfolgeklausel hinzu, die festlegt, welches Dokument im Streitfall Vorrang hat – beispielsweise: Hauptvertrag vor Service-Level-Agreement (SLA) vor Allgemeinen Geschäftsbedingungen. So wissen Sie im Streitfall, welche Vereinbarung Anwendung findet.
In der Regel nicht. Große Anbieter stellen vorgefertigte Geschäftsbedingungen, Service-Level-Agreements (SLAs) und Data Protection Agreements (DPAs) zur Verfügung, die Sie akzeptieren und online archivieren. Lesen Sie jedoch unbedingt die Ausstiegs- und Preisänderungsklauseln. Die Beauftragung eines Anwalts lohnt sich bei individuellen Lösungen, geschäftskritischer Software und verhandelbaren Verträgen.
Die Prüfung oder Erstellung eines einzelnen Dokuments kostet üblicherweise zwischen 500 und 2.500 Euro. Ein komplettes individuelles Paket (Entwicklungs- und Wartungsvertrag mit IP- und Treuhandvereinbarungen) ist teurer. Diese Investition ist jedoch deutlich günstiger als die Kosten eines Rechtsstreits über Haftung oder Eigentumsrechte.
