MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Kunden zahlen schneller, wenn Sie Rechnungen pünktlich und fehlerfrei stellen, ein kurzes Zahlungsziel von 14 bis 30 Tagen festlegen, klare Sanktionen in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufnehmen, regelmäßig Zahlungserinnerungen versenden und pünktliche Zahlungen belohnen. Ein gesunder Cashflow steht und fällt mit dieser Kombination aus Prävention und Nachverfolgung. Im Folgenden finden Sie fünf konkrete Tipps, wie Sie Ihr Forderungsmanagement optimieren und Ihre Rechnungen schneller bezahlt bekommen.
Ein erheblicher Anteil der Rechnungen im KMU-Sektor wird verspätet bezahlt. Dies belastet Ihre Liquidität: Mit ausstehenden Forderungen können Sie weder Waren einkaufen, Löhne zahlen noch investieren. Die gute Nachricht: Sie haben deutlich mehr Einfluss auf Ihre Zahlungsbedingungen, als Sie denken. Mit einem strukturierten Vorgehen können Sie die meisten Zahlungsprobleme von vornherein vermeiden.
Tipp 1: Rechnungen sofort und fehlerfrei erstellen
Viele Unternehmer halten am monatlichen Abrechnungsmodell fest: Am letzten Werktag des Monats werden alle Rechnungen gesammelt verschickt. Das ist zwar verwaltungstechnisch praktisch, aber fatal für Ihren Cashflow. Wenn Sie vier Wochen mit der Rechnungsstellung warten und dann ein Zahlungsziel von dreißig Tagen anbieten, haben Sie bald einen ausstehenden Betrag für sechzig Tage – und das auch nur, wenn der Kunde pünktlich zahlt.
Stellen Sie daher die Rechnung so schnell wie möglich nach Lieferung aus, idealerweise wöchentlich oder sogar pro Bestellung. Je schneller die Rechnung versendet wird, desto schneller ist das Geld auf Ihrem Konto.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Rechnung korrekt ist. Eine fehlende Bestellnummer, ein falscher Mehrwertsteuerbetrag oder eine falsche Adresse geben dem Kunden einen berechtigten Grund, die Zahlung zurückzuhalten. Überprüfen Sie die Rechnung in jedem Fall vor dem Versand
- die korrekten Namens- und Adressdaten Ihres Kunden;
- eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum;
- den korrekten Mehrwertsteuerbetrag und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
- eine genaue Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder die Bestellnummer;
- die Zahlungsbedingungen und Ihre Bankverbindung.
Tipp 2: Halten Sie die Zahlungsfrist kurz
Die auf Ihrer Rechnung angegebene Zahlungsfrist bestimmt maßgeblich, wie schnell Sie Ihr Geld erhalten. Sofern keine andere Vereinbarung getroffen wurde, gilt im B2B-Bereich in der Regel eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. Die Parteien können zwar eine längere Frist vereinbaren, jedoch ist für Geschäftstransaktionen eine Frist von mehr als 60 Tagen im Allgemeinen nicht zulässig.
Darüber hinaus gilt seit dem 1. Juli 2022 eine wichtige Regel: Große Unternehmen müssen Rechnungen von KMU und Freiberuflern innerhalb von 30 Tagen begleichen. Eine längere Zahlungsfrist ist nicht zulässig. Bei Zahlungsverzug haftet der Großkunde grundsätzlich kraft Gesetzes für den überfälligen Betrag.
In der Praxis entscheiden sich viele Unternehmer bewusst für ein kürzeres Zahlungsziel. Üblich sind 14 bis 30 Tage; viele Freiberufler nutzen 14 Tage. Je kürzer das Zahlungsziel, desto schneller wird Ihre Rechnung beglichen, vorausgesetzt, Sie halten sich daran.
Passen Sie die Laufzeit dem Zahlungsverhalten an
Berücksichtigen Sie das bisherige Zahlungsverhalten. Sie müssen Kunden, die in der Vergangenheit verspätet gezahlt haben, nicht automatisch ein großzügiges Zahlungsziel einräumen. Indem Sie notorischen Zahlungsverzug mit einem kürzeren Zahlungsziel oder Vorauszahlungsoptionen begegnen, begrenzen Sie Ihr Risiko und können schneller reagieren.
Tipp 3: Sanktionen in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen festlegen
Kunden, die nicht fristgerecht zahlen, müssen sich der Konsequenzen bewusst sein. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Zahlungsbedingungen die Zahlungsfrist berücksichtigen. Erwägen Sie eine Vertragsstrafe (zur Deckung der Inkassokosten) und die Berechnung von Verzugszinsen. Im Geschäftsverkehr können unter bestimmten Voraussetzungen gesetzliche Verzugszinsen anfallen, die deutlich höher sind als die üblichen gesetzlichen Zinsen.
Trauen Sie sich, diese Zinsen und Kosten tatsächlich in Rechnung zu stellen. Gerade Freiberuflern fällt das oft schwer, aber Sie sind der Lieferant Ihres Kunden, nicht sein Kreditgeber. Eine kurze, sachliche Erklärung (Sie müssen schließlich auch Ihre eigenen Verpflichtungen erfüllen) genügt in der Regel.
Bitte beachten Sie: Sanktionen sind nur dann durchsetzbar, wenn Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen rechtlich einwandfrei und nachweislich auf den Vertrag anwendbar sind. Die Bedingungen müssen beispielsweise rechtzeitig bereitgestellt worden sein; andernfalls kann Ihr Kunde sie für ungültig erklären. Lassen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen von einem Anwalt erstellen oder prüfen, damit Ihre Vertragsstrafen und Zinsbestimmungen im Streitfall Bestand haben.
Tipp 4: Implementieren Sie eine aktive Forderungsmanagementpolitik
Ein gesunder Cashflow erfordert konsequente Nachverfolgung. Erstellen Sie im Voraus einen festen Schritt-für-Schritt-Plan, der die Zeitpunkte Ihrer Maßnahmen festlegt, damit die Nachverfolgung nicht vom Zufall oder Zeitmangel abhängt. Eine gute Debitorenmanagement-Strategie beginnt bereits vor der Auslieferung mit einer Bonitätsprüfung bei größeren oder neuen Aufträgen.
Ein praktikabler Inkassoprozess sieht oft so aus:
- Freundliche Erinnerung per E-Mail kurz nach Ablauf der Frist.
- Wenn die Erinnerung keine Antwort bringt, kontaktieren Sie uns bitte telefonisch ; ein persönlicher Kontakt klärt viele Situationen sofort
- Formelle Zahlungsaufforderung (Mängelanzeige) mit einer angemessenen Schlussfrist.
- Inkassomaßnahmen , falls die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Der persönliche Kontakt wirkt: Ein kurzes, freundliches Telefongespräch führt oft zu mehr Erfolg als eine weitere automatisierte E-Mail. Erst nach einem formellen Mahnschreiben mit einer angemessenen Frist können Sie in der Regel Zinsen und Inkassokosten geltend machen und gegebenenfalls weitere Schritte einleiten. Falls Sie dies nicht selbst erledigen können, lassen Sie MKB Juristen ein Mahnschreiben oder beauftragen Sie unsere Inkassospezialisten.
Tipp 5: Belohnen Sie Kunden, die pünktlich bezahlen
Das Forderungsmanagement muss nicht nur aus Sanktionen und starren Zahlungsbedingungen bestehen. Sie können pünktliche Zahler auch belohnen, beispielsweise mit einem kleinen Skonto für Zahlungen innerhalb weniger Tage. Ein Rabatt von wenigen Prozent wiegt den Verwaltungsaufwand und das Liquiditätsrisiko, die mit Zahlungsverzug einhergehen, oft nicht auf.
Erleichtern Sie die Zahlung zusätzlich. Versenden Sie Ihre Rechnung digital und fügen Sie einen iDEAL-Zahlungslink oder einen QR-Code hinzu, damit Ihre Kunden sofort bezahlen können. Je niedriger die Hürde, desto schneller die Zahlung.
Ein Zahlungsrabatt hat Auswirkungen auf Ihre Umsatzsteuer- und Umsatzverwaltung. Stimmen Sie die Umsetzung daher im Voraus mit Ihrem Buchhalter ab.
Häufig gestellte Fragen zur schnelleren Bezahlung
Welche gesetzliche Zahlungsfrist gilt für eine Rechnung?
Sofern keine Vereinbarung getroffen wurde, gilt im Geschäftsverkehr (B2B) in der Regel ein Zahlungsziel von 30 Tagen. Eine längere Frist kann im gegenseitigen Einvernehmen vereinbart werden, jedoch sind im Geschäftsverkehr in der Regel nicht mehr als 60 Tage zulässig. Große Unternehmen müssen Rechnungen von KMU und Freiberuflern innerhalb von 30 Tagen begleichen.
Darf ich bei Zahlungsverzug Zinsen und Inkassokosten berechnen?
Ja. Nach Ablauf der Zahlungsfrist können Sie grundsätzlich Zinsen und außergerichtliche Inkassokosten berechnen. Für Geschäftskunden können gesetzliche Verzugszinsen anfallen. Für Privatkunden gelten gesonderte Regelungen; hier müssen Sie zunächst eine formelle Mahnung mit einer letzten Zahlungsfrist (das sogenannte „14-Tage-Schreiben“) versenden. Lassen Sie sich bezüglich der genauen Beträge und Bedingungen beraten.
Wann darf ich Inkassomaßnahmen ergreifen?
Grundsätzlich erst, nachdem Sie den Kunden mit einer förmlichen Mahnung und einer angemessenen letzten Zahlungsfrist in Verzug gesetzt haben. Erfolgt die Zahlung weiterhin nicht, können Sie weitere Inkassomaßnahmen einleiten. Eine ordnungsgemäße förmliche Mahnung ist daher Voraussetzung für die Geltendmachung von Zinsen und Kosten.
Wie kann ich das Ausfallrisiko im Vorfeld reduzieren?
Bei Neu- oder Großaufträgen führen Sie eine Bonitätsprüfung durch, verwenden Sie klare Geschäftsbedingungen, arbeiten Sie nach Möglichkeit mit (Teil-)Vorauszahlungen und stellen Sie die Rechnung unmittelbar nach Lieferung aus. Vorbeugen ist immer günstiger als nachträgliches Eintreiben.
Was muss auf meiner Rechnung stehen, um Zahlungsprobleme zu vermeiden?
Geben Sie in jedem Fall den korrekten Namen und die Adresse, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, eine genaue Leistungsbeschreibung, den korrekten Mehrwertsteuerbetrag, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Zahlungsbedingungen an. Eine korrekte Rechnung beseitigt jeden Grund für den Kunden, die Zahlung zurückzuhalten.
Brauchen Sie Hilfe, um schneller bezahlt zu werden?
Möchten Sie Ihr Forderungsmanagement rechtssicher gestalten? MKB Juristen erstellt oder prüft Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen , kümmert sich um Mahnungen und unterstützt Sie beim Forderungseinzug, falls ein Kunde nicht zahlt. Haben Sie ein anderes rechtliches Anliegen? Dann informieren Sie sich über unsere Rechtsberatung für Unternehmer.
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