MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Was ist ein Beschäftigungsbedingungen-Plan? Es handelt sich um eine Vereinbarung, in der ein Arbeitgeber die Beschäftigungsbedingungen und Betriebsregeln für alle seine Beschäftigten festlegt. Dieser Plan wird oft auch als Personalhandbuch oder Personalordnung bezeichnet. Er besteht neben dem individuellen Arbeitsvertrag und ersetzt diesen nicht. Nur wenn im Arbeitsvertrag auf den Plan Bezug genommen wird – die sogenannte Einbeziehungsklausel –, ist sein Inhalt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verbindlich. Ohne diesen Bezug ist er lediglich eine Informationsbroschüre.
Die kurze Antwort
- Was: ein Tarifvertrag mit Beschäftigungsbedingungen und Verhaltensregeln für alle Mitarbeiter.
- Andere Bezeichnungen: Mitarbeiterhandbuch, Personalrichtlinien, Mitarbeiterleitfaden.
- Wirkung: Bindungswirkung durch eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag.
- Änderung: nur einseitig mit einer schriftlichen Änderungsklausel und einem erheblichen Interesse (Art. 7:613 BW).
- Beteiligung: Viele Abteilungen benötigen die Zustimmung des Betriebsrats (Art. 27 WOR).
- Rangfolge: Ein anwendbarer Tarifvertrag hat Vorrang vor der Verordnung.
Was ist ein Beschäftigungsbedingungen-System in der Praxis?
Die Regelung fasst alle für alle Beschäftigten geltenden Bestimmungen zusammen: Urlaub, Krankheit, Spesenabrechnung, Arbeitszeiten, Nutzung von Firmenressourcen, Fehlzeitenrichtlinien, Verhaltenskodizes und Beschwerdeverfahren. Daher muss nicht jeder Arbeitsvertrag die gleichen zehn Seiten umfassen. Der Arbeitsvertrag enthält dann lediglich die individuellen Vereinbarungen: Berufsbezeichnung, Gehalt, Arbeitszeit, Eintrittsdatum und Vertragsdauer.
Diese Regelung hat einen praktischen Vorteil: Ändert sich die Urlaubsregelung, muss nur ein Dokument anstatt dreißig Arbeitsverträge angepasst werden. Sie birgt aber auch ein Risiko: Da die Regelung für alle gilt, wirkt sich ein Fehler darin unmittelbar auf die gesamte Belegschaft aus.
Der Unterschied zwischen dem Arbeitsvertrag und dem Tarifvertrag
Diese drei Dokumente werden oft miteinander verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Status haben.
- Der Arbeitsvertrag ist die individuelle Vereinbarung zwischen diesem Arbeitgeber und diesem Arbeitnehmer. Er kann grundsätzlich nur mit Zustimmung beider Parteien geändert werden.
- Die Bedingungen des Beschäftigungsprogramms wurden einseitig vom Arbeitgeber festgelegt und gelten kollektiv. Sie treten zwischen den Parteien nur durch den Arbeitsvertrag in Kraft.
- Der Tarifvertrag ist das Ergebnis von Verhandlungen mit den Gewerkschaften. Sofern ein Tarifvertrag gilt, hat er Vorrang. Bestimmungen in den Betriebsordnungen, die zum Nachteil der Arbeitnehmer vom Tarifvertrag abweichen, sind nichtig.
Für KMU bedeutet dies: Prüfen Sie zunächst, ob Sie unter einen allgemein verbindlichen Tarifvertrag fallen. Ist dies der Fall, dient die Verordnung in erster Linie der Ergänzung und Erläuterung des Tarifvertrags und nicht als eigenständige Quelle für Beschäftigungsbedingungen.
Wie wird die Verordnung verbindlich? Die Einbeziehungsklausel
Die Einbeziehungsklausel ist die Bestimmung im Arbeitsvertrag, durch die die Geltung der Bestimmungen erklärt wird. Üblicherweise besagt sie, dass die Bestimmungen zu den Beschäftigungsbedingungen auf den Arbeitsvertrag in ihrer jeweils gültigen Fassung zum Zeitpunkt des Arbeitsbeginns Anwendung finden.
Drei Punkte entscheiden darüber, ob diese Klausel ihre Funktion erfüllt:
- In jedem Arbeitsvertrag muss ein entsprechender Hinweis enthalten sein. Fehlt die Klausel für einen Teil der Belegschaft, gilt die Regelung für diese Gruppe nicht als Beschäftigungsbedingung.
- Nachweisbare Bereitstellung. Der Mitarbeiter muss die Regelung tatsächlich erhalten oder leicht einsehen können. Dokumentieren Sie dies und den Zeitpunkt.
- Eine dynamische Referenz. Bezieht sich die Klausel nur auf die Fassung zum Zeitpunkt des Arbeitsbeginns, treten spätere Änderungen nicht automatisch in Kraft.
Bitte beachten Sie: Auch eine dynamische Einbindungsklausel gibt Ihnen nicht die Freiheit, Änderungen vorzunehmen. Hierfür ist eine separate Änderungsklausel erforderlich.
Änderungen dürfen nicht willkürlich vorgenommen werden: Artikel 7:613 des niederländischen Zivilgesetzbuches
Wenn Sie die Vereinbarung einseitig ändern möchten, benötigen Sie eine schriftliche Änderungsklausel. Gemäß Artikel 7:613 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches können Sie sich nur darauf berufen, wenn Ihr berechtigtes Interesse so zwingend ist, dass das Interesse des Arbeitnehmers nach den Grundsätzen der Angemessenheit und Fairness zurücktreten muss. Dies ist ein echtes Kriterium, keine Formalität. Kosteneinsparungen ohne Begründung genügen dieser Schwelle in der Regel nicht; eine nachweislich wirtschaftlich notwendige Maßnahme mit einer Übergangsregelung hat größere Erfolgsaussichten.
Fehlt eine Änderungsklausel, müssen Sie sich an die Grundsätze eines guten Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses halten: ein angemessener, auf die geänderten Umstände bezogener Vorschlag, dessen Annahme vom Arbeitnehmer vernünftigerweise erwartet werden kann. Selbst dann erfolgt die Annahme nicht automatisch.
Eine dritte Falle sind erworbene Rechte. Gewährt man über Jahre hinweg regelmäßig eine Leistung, die nicht in den Vorschriften vorgesehen ist, wie beispielsweise eine feste Jahresendprämie, kann diese mit der Zeit selbst zu einem Bestandteil des Arbeitsverhältnisses werden. Ihre Abschaffung erfordert dann dieselbe Sorgfalt wie eine Änderung der Vorschriften.
Die Rolle des Betriebsrats
Wenn Sie einen Betriebsrat haben, ist dieser kein beratendes Gremium, sondern ein Mitentscheidungsträger in Bezug auf einen wesentlichen Teil der Betriebsordnung. Artikel 27 des Betriebsratsgesetzes räumt dem Betriebsrat unter anderem das Recht ein, Regelungen zu Arbeitsbedingungen und Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Urlaub, Beurteilungs- und Vergütungssystemen, Einstellungs- und Entlassungsrichtlinien, Beschwerdeverfahren und Personalverwaltungssystemen zu erlassen. Wird eine solche Änderung ohne Zustimmung des Betriebsrats vorgenommen, kann dieser sie innerhalb eines Monats für nichtig erklären, und die Änderung ist unwirksam.
Zwei wichtige Punkte: Eine Zustimmung ist nicht erforderlich, sofern der Sachverhalt bereits in einem Tarifvertrag geregelt ist. Darüber hinaus fallen grundlegende Beschäftigungsbedingungen, wie beispielsweise die Höhe des Lohns, nicht unter Artikel 27 des Betriebsratsgesetzes. Ein Betriebsrat ist ab 50 Beschäftigten obligatorisch; darunter kann die Betriebsräte durch Arbeitnehmervertretung oder eine Betriebsversammlung geregelt werden.
Was ist üblicherweise darin enthalten?
- Arbeitszeiten, Pausen, Homeoffice und Zeiterfassung.
- Urlaub und Freistellungen, einschließlich der Fristen für Inanspruchnahme, Ansammlung und Verfall.
- Krankheit und Fehlzeiten: Krankmeldung, Kontrollbestimmungen und Wiedereingliederung.
- Ausgaben, Reisekosten und Nutzung von Auto, Telefon und Laptop.
- Bildung und Ausbildung, insbesondere obligatorische Schulungen, die kostenlos sein müssen.
- Verhaltenskodex, Integrität, soziale Medien und die Nutzung von Unternehmensressourcen.
- Datenschutz und Verarbeitung personenbezogener Daten.
- Verfahren in Bezug auf Beschwerden, unangemessenes Verhalten und Disziplinarmaßnahmen.
Ehrliche Empfehlung
Sie benötigen keinen Anwalt, um zu verstehen, was eine Betriebsvereinbarung ist, noch um die praktischen Abschnitte zu verfassen. Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Spesenabrechnungsverfahren, Urlaubsanträge und der Umgang mit Firmenvermögen können Sie problemlos selbst schriftlich festhalten. Wenn Sie unter einen Tarifvertrag fallen, der die meisten Themen bereits zwingend regelt, handelt es sich bei Ihrer Betriebsvereinbarung im Wesentlichen um eine Ausarbeitung, und das rechtliche Risiko bleibt gering.
Bitte prüfen Sie drei Punkte: den Wortlaut der Einbeziehungsklausel und der Klausel zur einseitigen Änderung, die Übereinstimmung mit dem Tarifvertrag sowie die Frage, welche Teile der Zustimmung des Betriebsrats bedürfen. In diesen Bereichen hat ein Fehler kollektive Auswirkungen und ist im Nachhinein schwer zu beheben.
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Häufig gestellte Fragen
Ein Tarifvertrag, in dem der Arbeitgeber die Beschäftigungsbedingungen und die Hausordnung für alle Mitarbeiter festlegt, wird auch als Mitarbeiterhandbuch bezeichnet. Er besteht neben dem individuellen Arbeitsvertrag und wird durch eine entsprechende Klausel im Vertrag rechtsverbindlich.
Der Arbeitsvertrag ist individuell und regelt Position, Gehalt, Arbeitszeit und Vertragsdauer. Die Regelung der Beschäftigungsbedingungen ist kollektiv und legt fest, was für alle gleich gilt. Ohne Bezugnahme im Arbeitsvertrag findet die Regelung keine Anwendung.
Die Bestimmung im Arbeitsvertrag, die die geltenden Beschäftigungsbedingungen festlegt, in der Regel auch für spätere Fassungen desselben. Fehlt diese Klausel oder ein nachweisbarer Nachweis über die Übergabe der Bestimmungen, kann der Arbeitnehmer bestreiten, dass die Bestimmungen auf ihn Anwendung finden.
Nur mit einer schriftlichen, einseitigen Änderungsklausel und einem zwingenden öffentlichen Interesse, dem das Interesse des Arbeitnehmers nach Billigkeit und Billigkeit weichen muss (Art. 7:613 BW). Fehlt diese Klausel, müssen Sie einen angemessenen Vorschlag unterbreiten, den der Arbeitnehmer vernünftigerweise annehmen kann.
In vielerlei Hinsicht ja. Artikel 27 des Betriebsratsgesetzes räumt dem Betriebsrat unter anderem ein Zustimmungsrecht hinsichtlich Arbeitszeiten, Urlaub, Fehlzeiten, Leistungsbeurteilungs- und Vergütungssystemen sowie Datenschutzbestimmungen ein. Ohne Zustimmung kann der Betriebsrat die Änderung innerhalb eines Monats für nichtig erklären.
Der Tarifvertrag. Wenn Sie unter einen gültigen Tarifvertrag fallen, sind abweichende Bestimmungen in der Betriebsordnung zum Nachteil des Arbeitnehmers unwirksam. Die Betriebsordnung präzisiert den Tarifvertrag und ergänzt ihn in den durch den Tarifvertrag offengelassenen Punkten.
Nein, es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung einer Verordnung. Es gelten jedoch gesonderte Verpflichtungen, wie beispielsweise die Informationspflicht zu den Beschäftigungsbedingungen (Artikel 7:655 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches) und die Regelungen zum Umgang mit Fehlzeiten gemäß dem Arbeitsgesetz. Eine Verordnung ist der praktikabelste Weg, diese Informationen zentral zu bündeln.
