MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Das Eintreiben einer unbezahlten Rechnung folgt einem festgelegten Ablauf: Zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine formelle Zahlungsaufforderung (bei Verbrauchern mit einer 14-tägigen Frist), gefolgt von einer formellen Mahnung inklusive Inkassokosten und Zinsen. Erst wenn dies erfolglos bleibt, übergeben Sie die Forderung an ein Inkassobüro. Die meisten Rechnungen werden innerhalb der ersten drei Schritte beglichen – Schritte, die Sie als Unternehmer problemlos selbst durchführen können. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit dem richtigen Zeitpunkt, dem passenden Tonfall und dem optimalen Zeitpunkt für die Übergabe des Falls.
Ein Webdesigner hatte eine offene Rechnung über 2.400 € bei einem Freelancer. Nach zehn Tagen eine Mahnung, nach drei Wochen eine formelle Zahlungsaufforderung, nach einem Monat eine formelle Mahnung – und schließlich kam das Geld inklusive Inkassogebühren. Der gesamte Aufwand seinerseits: drei E-Mails und ein Anruf. So verlief die Angelegenheit im Folgenden.
Die kurze Antwort
- Erinnerung. Freundlich, kurz nach dem Fälligkeitsdatum. Meistens ist die Rechnung einfach in Vergessenheit geraten.
- Aufforderungsschreiben. Verschärft, mit neuer Frist. Für Verbraucher gilt das obligatorische 14-Tage-Schreiben.
- Mahnschreiben. Formell, mit Angabe der Inkassokosten, Zinsen und der Ankündigung rechtlicher Schritte.
- Geben Sie es aus. Sollten Sie keine Zahlung erhalten, wenden Sie sich an ein Inkassobüro oder einen Anwalt.
- es selbst oder vergeben Sie die Verantwortung an einen externen Dienstleister. Die ersten drei Schritte erledigen Sie selbst; die Aufgabe geben Sie nur im Falle anhaltenden Schweigens oder einer Streitigkeit ab.
Schritt 1: die Zahlungserinnerung
Beginnen Sie freundlich. Versenden Sie kurz nach dem Fälligkeitsdatum – fünf bis zehn Tage später sind üblich – eine Zahlungserinnerung. Gehen Sie von einem Missverständnis aus: eine Rechnung, die untergegangen ist, oder eine Buchhaltung, die im Rückstand ist.
- Bitte beachten Sie die Rechnungsnummer, den Betrag und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum.
- Setzen Sie eine kurze neue Frist, zum Beispiel sieben Tage.
- Fügen Sie die Rechnung erneut als Anhang bei.
Der Tonfall ist neutral und hilfsbereit. Sie möchten bezahlt werden und die Kundenbeziehung aufrechterhalten. In diesem Schritt erheben Sie noch keine Gebühren oder Zinsen.
Schritt 2: die Erinnerung
Keine Antwort? Dann wird der Tonfall geschäftsmäßiger. Sie senden die Erinnerung etwa zwei bis drei Wochen nach dem Fälligkeitstermin. Hier liegt ein wichtiger Unterschied zwischen Konsumenten und Unternehmen.
Für einen Verbraucher: das 14-Tage-Schreiben
Bevor Sie einem Verbraucher Inkassokosten in Rechnung stellen dürfen, müssen Sie ihm ein Mahnschreiben zusenden, das eine Zahlungsfrist von mindestens vierzehn Tagen (beginnend am Tag nach Erhalt) vorsieht und die genaue Höhe der Inkassokosten ausweist. Ist das Schreiben fehlerhaft, verlieren Sie den Anspruch auf diese Kosten. Siehe hierzu das Gesetz über Inkassokosten (WIK).
Bei einem Unternehmen
Für einen Geschäftskunden ist das obligatorische 14-Tage-Mahnschreiben nicht erforderlich. Inkassokosten und gesetzliche Verzugszinsen werden in der Regel ohne gesonderte Mahnung nach Ablauf der Zahlungsfrist fällig, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Das Versenden einer Mahnung dient daher primär der Druckausübung.
Schritt 3: die Summation
Die förmliche Mitteilung ist Ihr letzter eigenständiger Schritt vor der Fallübergabe. Der Ton ist formell und die Mitteilung enthält eine strikte Frist. Sie sollte Folgendes enthalten:
- Die Forderung: Rechnungsnummer, Hauptbetrag und Fälligkeitsdatum.
- Die gesetzlichen (handelsüblichen) Zinsen ab dem Fälligkeitstag.
- Die Inkassokosten richten sich nach der WIK-Skala (15 % auf die ersten 2.500 €, mindestens jedoch 40 €).
- Eine strikte Frist, oft fünf bis zehn Werktage.
- Die Ankündigung, dass Sie die Forderung zur Beitreibung übergeben oder im Falle der Nichtzahlung rechtliche Schritte einleiten.
Eine gut begründete formelle Forderung zeigt oft doch Wirkung: Die steigenden Kosten und die konkrete Bedrohung üben Druck aus. Die Struktur ist Bestandteil der formellen Forderung.
Timing und Tonfall in Kürze
- Tag 5-10 nach Ablauf des Verfallsdatums: Bitte erinnern Sie uns.
- Woche 2-3: formelle Benachrichtigung, geschäftliche Angelegenheiten; für Verbraucher das 14-Tage-Schreiben.
- Woche 4-5: formelles Mahnschreiben mit Angabe der Kosten und Zinsen.
- Als Nächstes: Geben Sie es heraus.
Bleiben Sie im gesamten Prozess konsequent: Jeder Brief bezieht sich auf den vorherigen, und die Fristen steigen logisch an. Willkürliche oder leere Drohungen schwächen Ihre Position.
Schritt 4: Übergabe
Wenn die formelle Zahlungsaufforderung nicht zum Erfolg führt, übergeben Sie die Forderung. Dies kann an ein Inkassobüro, einen Gerichtsvollzieher oder einen Anwalt erfolgen. Die Übergabe ist ratsam, sobald:
- der Schuldner schweigt oder verweigert die Reaktion nach der Aufforderung;
- Die Behauptung ist strittig – im Falle einer Uneinigkeit ist das Versenden einer förmlichen Aufforderung durch den Einzelnen nicht mehr wirksam;
- Der Betrag ist hoch genug, um ein Verfahren zu rechtfertigen;
- Ihnen selbst fehlt die Zeit oder das juristische Wissen für den nächsten Schritt.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen vollständig sind, bevor Sie sie übermitteln: Auftragsbestätigung, Rechnung, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Mahnung, Zahlungsaufforderung, formelle Benachrichtigung und sämtliche Korrespondenz. Je gründlicher Ihre Vorbereitung ist, desto schneller kann das Inkassobüro tätig werden. Mehr zu den Aspekten, die Sie bei der Beauftragung eines Inkassobüros berücksichtigen sollten.
Ehrliche Empfehlung
Bei unstrittigen Rechnungen, bei denen der Kunde einfach nur säumig ist, können Sie die ersten drei Schritte problemlos selbst erledigen. Eine Mahnung, ein formelles Aufforderungsschreiben und eine eindeutige formelle Benachrichtigung nehmen wenig Zeit in Anspruch und klären die meisten Angelegenheiten – dafür benötigen Sie weder ein Inkassobüro noch einen Anwalt. Übergeben Sie den Fall nur dann, wenn der Schuldner nach der formellen Benachrichtigung weiterhin schweigt, die Forderung bestritten wird oder es zu einem Gerichtsverfahren kommt. Achten Sie bei Verbrauchern besonders auf die 14-tägige Frist: Ein Fehler darin kann dazu führen, dass Sie die Inkassokosten verlieren. Im Zweifelsfall bezüglich der Formulierung oder bei einer strittigen Forderung ist eine Rechtsberatung ratsam.
Lesen Sie mehr über das außergerichtliche Verfahren bei gütlicher Schuldenbeitreibung, über die Kostenberechnung bei der Ermittlung der Inkassokostenund über den Zeitpunkt der Fallübergabe bei der Beauftragung eines Inkassobüros.
Häufig gestellte Fragen
In einer festgelegten Reihenfolge: zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann ein formelles Mahnschreiben (für Verbraucher mit einer Frist von 14 Tagen), gefolgt von einer formellen Zahlungsaufforderung mit Inkassokosten und Zinsen, und erst wenn das zu keinem Ergebnis führt, übergeben Sie die Forderung an ein Inkassobüro oder einen Anwalt.
Kurz nach dem Fälligkeitsdatum, üblicherweise fünf bis zehn Tage später. Bleiben Sie freundlich und gehen Sie von einem Missverständnis oder einer vergessenen Rechnung aus. Nennen Sie die Rechnungsnummer, den Betrag und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum und legen Sie die Rechnung erneut bei.
Eine formelle Zahlungsaufforderung an den Verbraucher mit einer Zahlungsfrist von mindestens vierzehn Tagen (beginnend am Tag nach Erhalt der Zahlungsaufforderung) muss die genaue Höhe der Inkassokosten ausweisen. Ohne dieses korrekte Schreiben dürfen Sie keine Inkassokosten vom Verbraucher einziehen. Für Unternehmen ist dieses Schreiben nicht erforderlich.
Die Hauptforderung, die gesetzlichen (handelsrechtlichen) Zinsen ab Fälligkeit und die Inkassokosten nach der WIK-Tarifordnung (15 % auf die ersten 2.500 €, mindestens 40 €). Für Verbraucher erst nach ordnungsgemäßer 14-tägiger Mahnung; für Unternehmen in der Regel sofort.
Bei einer unstrittigen Forderung können Sie die ersten drei Schritte – Mahnung, Zahlungsaufforderung und formelle Benachrichtigung – problemlos selbst erledigen. Die Beauftragung eines Inkassobüros oder Anwalts ist nur dann notwendig, wenn der Schuldner schweigt, die Forderung bestritten wird oder der Fall vor Gericht geht.
Sobald der Schuldner nach Erhalt des Mahnschreibens schweigt oder die Zahlung verweigert, sobald die Forderung bestritten wird oder die Höhe des Betrags ein Gerichtsverfahren rechtfertigt und Ihnen selbst die Zeit oder das Fachwissen fehlt, stellen Sie sicher, dass Ihre Akte vollständig ist, bevor Sie den Fall abgeben.
Die Auftragsbestätigung, die Rechnung, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Mahnung, das Zahlungsaufforderungsschreiben und die formelle Benachrichtigung sowie der gesamte Schriftverkehr mit dem Schuldner. Eine vollständige Akte ermöglicht es einem Inkassobüro oder Anwalt, im Falle einer Gerichtsverhandlung schneller zu handeln.
