MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Die Erstellung einer Datenverarbeitungsvereinbarung durch einen spezialisierten Anwalt für KMU-Recht kostet für Softwareunternehmen in der Regel zwischen 500 € und 1.500 € für eine individuell angepasste Vorlage, die Sie anschließend für alle Ihre Kunden wiederverwenden können. Für SaaS-Anbieter ist dies oft eine sinnvolle Investition: Sie sind der Auftragsverarbeiter und tragen das Risiko, und eine gute Vorlage deckt Ihren gesamten Kundenstamm ab. Im Folgenden erfahren Sie, was der Prozess beinhaltet, welche Informationen Sie bereitstellen müssen und wann sich die Erstellung durch einen Fachmann im Vergleich zur Selbsterstellung lohnt.
Die kurze Antwort
- Kosten: 500 € – 1.500 € für ein individuell angefertigtes Modell von einem Anwalt für KMU.
- Was Sie erhalten: ein wiederverwendbares Modell, das Sie mit jedem Kunden abschließen.
- Prozess: Aufnahme, Erfassung Ihrer Technologie und Unterprozessoren, Entwurf, Überprüfung, Lieferung.
- Lieferzeit: in der Regel ein bis zwei Wochen.
- Wann sinnvoll: bei besonderen Datenkategorien, vielen Unterauftragnehmern, Übermittlungen außerhalb des EWR oder Kunden, die ihre eigenen Anforderungen stellen.
Warum sollte das als Softwareanbieter erstellt werden?
Anders als ein Kunde, der nur gelegentlich eine Datenverarbeitungsvereinbarung unterzeichnet, schließen Sie als Softwareunternehmen diese Vereinbarung mit praktisch jedem Geschäftskunden ab. Daher hat eine gut durchdachte Vorlage weitreichende Auswirkungen: Ein Fehler wirkt sich auf Ihr gesamtes Portfolio aus, und eine solide Vorlage vermeidet Streitigkeiten bei jeder Verhandlung. Aus diesem Grund ist die Erstellung einer Vorlage attraktiver als die Zusammenarbeit mit Parteien, die die Vereinbarung nur selten nutzen.
Darüber hinaus tragen Sie als Auftragsverarbeiter das Risiko. Der Kunde unterzeichnet üblicherweise Ihr Modell. Sollte dieses Modell nicht mit Ihrem Hosting, Ihren Unterauftragnehmern oder Ihren Sicherheitsvorkehrungen übereinstimmen, sind Sie im Falle einer Datenschutzverletzung oder einer Prüfung verantwortlich. Ein Rechtsexperte, der die Perspektive des Auftragsverarbeiters versteht, stellt sicher, dass das Modell rechtlich einwandfrei und umsetzbar ist.
Was der Prozess beinhaltet
Die Erstellung einer Datenverarbeitungsvereinbarung umfasst in der Regel einige Schritte:
- Aufnahme: Der Rechtsexperte erläutert, was Ihre Software leistet, welche personenbezogenen Daten von ihr verarbeitet werden und für wen.
- Technologie und Unterauftragnehmer: Sie stellen Ihr Hosting, Ihre Cloud-Anbieter, Ihre E-Mail- und Backup-Dienste sowie deren Standorte bereit.
- Sicherheit: Beschreiben Sie Ihre tatsächlichen Maßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Datensicherung), damit Artikel 32 wahrheitsgemäß ausgefüllt wird.
- Entwurf: Der Rechtsexperte erstellt die Vorlage mit Anhängen (Verarbeitungsübersicht, Sicherheit, Unterauftragnehmer).
- Überprüfung und Auslieferung: Sie besprechen das Konzept, nehmen Anpassungen vor und erhalten ein wiederverwendbares Endmodell.
Welche Informationen Sie bereitstellen
Je besser Ihre Einreichung, desto präziser das Modell. Bereiten Sie sich in jedem Fall vor:
- Datenübersicht: Welche Kategorien personenbezogener Daten und betroffene Personen von Ihrer Software betroffen sind und ob besondere Kategorien von Daten betroffen sind.
- Liste der Unterauftragnehmer: Alle Parteien, die Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, einschließlich ihrer Niederlassung und des Speicherorts der Daten.
- Datenstandort: Findet alles innerhalb der EU/des EWR statt oder befindet sich ein Teil außerhalb (in diesem Fall ist eine Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung erforderlich)?
- Sicherheitsmaßnahmen: Was Sie tatsächlich umgesetzt haben.
- Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen: damit die Haftungsfrage geklärt ist.
Wie viel kostet es?
Die Preise variieren je nach Komplexität:
- Standardmodell (normale Daten, übliche EU-Unterauftragnehmer): 500 € – 1.000 €.
- Maßgeschneiderte Lösung mit höherer Komplexität (spezielle Datenkategorien, Übermittlung außerhalb des EWR, erweiterte Unterauftragnehmerkette): 1.000 € – 1.500 €.
- Bewertung eines Kundenmodells (wenn ein großer Kunde Ihnen seine eigene Vereinbarung aufzwingt): oft auf Stundenbasis, ein paar hundert Euro.
Wägen Sie dies gegen die Reichweite ab: Sie nutzen dasselbe Modell für Dutzende oder Hunderte von Kunden. Die Kosten pro Kunde sind dann vernachlässigbar gering, während der Schutz umfassend ist.
Selbst verfassen oder erstellen lassen?
Es lohnt sich, einen Vertrag aufsetzen zu lassen, insbesondere in folgenden Situationen:
- Sie verarbeiten besondere Arten von personenbezogenen Daten (Gesundheitsdaten, Finanzdaten), die strengere Sicherheitsvorkehrungen erfordern.
- Sie haben Unterauftragnehmer außerhalb des EWR , was zu Problemen bei der Datenübermittlung führt.
- Große Auftraggeber setzen ihre eigenen Modelle durch , die Sie entweder bewerten oder in Frage stellen müssen.
- Die Haftungsfrage und der Zusammenhang mit Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind komplex.
Wenn Sie einen Standard-SaaS-Dienst mit Standarddaten und üblichen EU-Unterauftragnehmern betreiben, kommen Sie oft mit einem soliden Modell aus, das Sie einmal entworfen oder überprüft haben und dann selbst pflegen.
Praktisches Beispiel
Ein Start-up mit einer Buchhaltungs-App wuchs rasant und schloss für jeden Kunden eine Datenverarbeitungsvereinbarung ab, wobei es eine aus dem Internet heruntergeladene Vorlage verwendete. Als ein Großkunde Fragen zum Datenspeicherort und zu den Unterauftragnehmern stellte, zeigte sich, dass die Vorlage nicht mit der tatsächlichen Cloud-Infrastruktur übereinstimmte. Durch die einmalige Erstellung einer individuellen Vorlage – mit einer aktuellen Liste der Unterauftragnehmer und einem aussagekräftigen Sicherheitsanhang – konnte das Start-up fortan jedem Kunden dieselbe Vereinbarung vorlegen.
Ehrliche Empfehlung
Sie müssen nicht immer einen Anwalt beauftragen. Für einen einfachen SaaS-Dienst mit üblichen personenbezogenen Daten und bekannten EU-Unterauftragnehmern können Sie mithilfe einer zuverlässigen Vorlage problemlos selbst eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung erstellen, sofern Sie die Anhänge wahrheitsgemäß ausfüllen. Die Erstellung einer solchen Vereinbarung lohnt sich, sobald Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, Unterauftragnehmer außerhalb des EWR einsetzen oder Kunden haben, die eigene Anforderungen stellen. Da Sie die Vorlage für alle Ihre Kunden wiederverwenden können, amortisiert sich die einmalige Investition von einigen Hundert Euro fast immer.
Sie möchten mehr erfahren? Sehen Sie sich die Datenverarbeitungsvereinbarung für ein Softwareunternehmen, lesen Sie, wie man eine solche Vereinbarung entwirft und welche Fallstricke es zu vermeiden gilt.
Häufig gestellte Fragen
Üblicherweise kostet eine individuell angepasste, wiederverwendbare Vorlage eines spezialisierten Anwalts für KMU-Recht zwischen 500 € und 1.500 €. Standardvorlagen sind im unteren Preissegment angesiedelt; komplexere Fälle mit besonderen Datenkategorien oder Datenübermittlungen außerhalb des EWR sind teurer.
In der Regel dauert es ein bis zwei Wochen, je nachdem, wie schnell Sie Ihre Datenübersicht, die Liste der Unterauftragnehmer und die Sicherheitsmaßnahmen bereitstellen. Eine vollständige Einreichung beschleunigt den Prozess erheblich.
Eine Übersicht über die verarbeiteten personenbezogenen Daten und die betroffenen Personen, Ihre Liste der Unterauftragnehmer mit Angabe der Datenstandorte, ob alles innerhalb der EU/des EWR abläuft, Ihre tatsächlichen Sicherheitsmaßnahmen und Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Haftungsregelung.
Ja, genau darin liegt der Vorteil. Als Softwareanbieter schließen Sie mit praktisch jedem Geschäftskunden eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung ab. Ein gutes Modell deckt Ihr gesamtes Portfolio ab; lediglich der Anhang bezüglich der verarbeiteten Daten kann sich je nach Kunde geringfügig unterscheiden.
Dies gilt insbesondere für besondere Kategorien personenbezogener Daten, Unterauftragnehmer außerhalb des EWR, komplexe Haftungsfragen oder Kunden, die ihr eigenes Modell vorgeben. Bei einem einfachen SaaS-Dienst mit üblichen Daten und Unterauftragnehmern in der EU können Sie dies oft selbst regeln.
Anschließend werden sie hinsichtlich Risiken für Sie als Auftragsverarbeiter bewertet: unrealistische Fristen, unbeschränkte Haftung oder Anforderungen, die Ihre Technologie nicht erfüllen kann. Dies erfolgt üblicherweise auf Stundenbasis und kostet einige hundert Euro.
Ja. Wenn sich Ihr Hosting, Ihre Subprozessoren oder Ihre Sicherheitsvorkehrungen ändern, müssen Sie das Modell aktualisieren. Insbesondere die Liste der Subprozessoren und der Datenspeicherort müssen stets aktuell sein, da eine veraltete Liste häufig zu Problemen bei einer Prüfung führt.
