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Die Erstellung eines Managementvertrags für einen geschäftsführenden Gesellschafter erfordert die Festlegung der Aufgaben, der damit verbundenen Managementgebühr sowie der Bedingungen für Beginn und Ende der Zusammenarbeit zwischen der persönlichen Holdinggesellschaft und der operativen BV. Der Vertrag muss als echter Dienstleistungsvertrag (Artikel 7:400 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches) und nicht als verdeckter Arbeitsvertrag ausgestaltet sein, da diese Unterscheidung Auswirkungen auf die Steuerbehörden, die Haftung und die Beendigung hat. Im Folgenden werden die erforderlichen Bestandteile und mögliche Fallstricke erläutert.
Die kurze Antwort
- Parteien und Struktur: die Management-BV und die operative BV, Angabe des Managementverhältnisses.
- Aktivitäten: Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten die Holdinggesellschaft über den Geschäftsführer/Hauptaktionär wahrnimmt.
- Vergütung: Höhe der Managementgebühr, Mehrwertsteuerbehandlung und Zahlungsbedingungen.
- Dauer und Beendigung: Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Kündigungsgründe.
- Haftung: Aufteilung der Haftung, Entschädigung und Versicherung.
- Zusätzliche Klauseln: Wettbewerbsverbot, Vertraulichkeit und Bezug zur Aktionärsvereinbarung.
Die Ausarbeitung eines Managementvertrags für einen Geschäftsführer-Hauptaktionär beginnt mit der Qualifizierung
Zunächst muss sichergestellt sein, dass es sich bei der Vereinbarung um einen echten Dienstleistungsvertrag und nicht um einen Arbeitsvertrag handelt. Die Abgrenzung ergibt sich aus dem hierarchischen Verhältnis gemäß Artikel 7:610 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches. Einem geschäftsführenden Hauptaktionär mit maßgeblicher Kontrolle steht keine Weisungsbefugnis und somit auch kein Arbeitsverhältnis zu. Die Formulierung der Vereinbarung darf dieses Bild jedoch nicht untergraben. Vermeiden Sie Formulierungen, die ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis suggerieren, wie beispielsweise feste Arbeitszeiten, Anwesenheitspflicht, Urlaubstage oder die Weiterzahlung des Gehalts im Krankheitsfall.
Vereinbaren Sie stattdessen, dass die Holdinggesellschaft den Auftrag mit einem gewissen Grad an Unabhängigkeit ausführt, die Ausführungsmethode selbst bestimmt und die Vergütung in Rechnung stellt. Dadurch bleibt die Vereinbarung im Rahmen des Auftrags (Artikel 7:400 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches), und Sie vermeiden Streitigkeiten mit den Finanzbehörden oder der UWV (niederländische Arbeitsagentur) über ein fiktives Arbeitsverhältnis.
Aufgaben und Vergütung
Kernstück der Vereinbarung ist die Beschreibung dessen, was die Holdinggesellschaft liefert und was sie im Gegenzug erhält.
- Tätigkeiten. Beschreiben Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten konkret: Tagesgeschäft, Strategie, Geschäftstätigkeit, Finanzen. Geben Sie an, ob der Geschäftsführer auch Geschäftsführer der operativen Gesellschaft ist und welche Befugnisse damit verbunden sind.
- Verwaltungsgebühr. Bitte geben Sie Höhe, Häufigkeit und Zahlungsbedingungen an. Beachten Sie, dass die Gebühr in der Regel um 21 % Mehrwertsteuer erhöht wird, sofern keine steuerliche Einheit mit Mehrwertsteuer besteht.
- Ausgaben. Es wird geregelt, welche Kosten von der Betreibergesellschaft zu tragen sind und wie diese geltend gemacht werden.
- Übliches Gehalt. Die Managementgebühr ist von dem üblichen Gehalt zu trennen, das der Geschäftsführer/Hauptaktionär gemäß Artikel 12a des Einkommensteuergesetzes von 1964 von seiner eigenen Holdinggesellschaft bezieht. Verwechseln Sie die beiden im Vertrag nicht.
Dauer, Beendigung und Ersatz
Anders als bei einem Arbeitsvertrag gelten hier keine gesetzlichen Kündigungsschutzbestimmungen. Umso wichtiger ist es, selbst eine umfassende Regelung zu treffen.
- Dauer. Für einen festgelegten oder unbestimmten Zeitraum mit einem klaren Beginndatum.
- Kündigungsfrist. Eine für beide Parteien angemessene Frist, damit das operative Unternehmen nicht plötzlich ohne Geschäftsführung dasteht.
- Kündigungsgründe. Bei schwerwiegendem Vertragsbruch, Verlust der Anteile oder Insolvenz sollte eine sofortige Kündigung in Betracht gezogen werden.
- Vertretung und Krankheit. Was geschieht, wenn der Geschäftsführer/Hauptaktionär längere Zeit abwesend ist? Wird die Vergütung weitergezahlt und wer übernimmt die Aufgaben?
- Link zum Gesellschaftervertrag. Der Austritt als Gesellschafter zieht häufig auch die Beendigung des Managementvertrags nach sich; stellen Sie sicher, dass diese Dokumente übereinstimmen.
Haftungs- und Zusatzklauseln
Da die Holdinggesellschaft als Geschäftsführer fungiert, ist die Haftung ein wichtiger Aspekt. Hierbei ist die Anwendung von Artikel 2:11 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches zu berücksichtigen, der die Haftung von Geschäftsführern auf den Geschäftsführer und Hauptaktionär persönlich ausdehnt.
- Haftungsverteilung. Legen Sie fest, wofür die Holdinggesellschaft haftet und wofür nicht, und ob die Haftung beispielsweise auf die jährliche Gebühr beschränkt ist.
- Haftungsfreistellung und Versicherung. Schließen Sie eine D&O-Versicherung (Directors' and Officers Liability Insurance) ab und gegebenenfalls eine Haftungsfreistellung durch das Unternehmen.
- Vertraulichkeit. Für geschäftskritische Informationen.
- Wettbewerb und Beziehungen. Anders als bei Angestellten gelten keine gesetzlichen Beschränkungen für Wettbewerbsverbotsklauseln, die Vereinbarungen müssen jedoch angemessen sein, um durchsetzbar zu bleiben.
Praktisches Beispiel
Ein Geschäftsführer und Hauptaktionär gründet neben seiner Holdinggesellschaft eine neue operative Gesellschaft und entwirft eilig selbst einen Managementvertrag. Darin ist festgehalten, dass er fünf Tage pro Woche anwesend ist, Urlaubstage ansammelt und im Krankheitsfall weiterhin Gehalt bezieht. Bei einer Betriebsprüfung stellt das Finanzamt fest, dass diese Formulierungen auf ein Arbeitsverhältnis hindeuten. Nach einer Anpassung, bei der die eigenständige Ausführung des Auftrags durch die Holdinggesellschaft und eine inklusive Mehrwertsteuer in Rechnung gestellte Managementgebühr hervorgehoben werden, fällt der Vertrag wieder unter den Geltungsbereich des Auftrags. Die Korrektur konnte somit verhindert werden.
Ehrliche Empfehlung
Bei einer einfachen Holdingstruktur mit nur einer Person, in der der Geschäftsführer und Hauptaktionär die volle Kontrolle hat, lässt sich mit einer guten Vorlage und etwas gesundem Menschenverstand ein brauchbarer Vertrag aufsetzen; ein Anwalt ist in diesem Fall nicht unbedingt erforderlich. Sobald es jedoch mehrere Aktionäre oder Geschäftsführer gibt, sobald Haftung, Wettbewerb oder die Verteilung von Gebühren sensible Themen sind oder sobald Investoren oder eine Aktionärsvereinbarung ins Spiel kommen, sollte unbedingt ein Vertrag erstellt werden. An diesen Punkten überschneiden sich Gesellschaftsrecht, Steuerrecht und Haftungsrecht, und ein Fehler im Text kann später zu fiktiven Arbeitsverhältnissen, Steuernachzahlungen oder persönlicher Haftung führen. Das ist deutlich teurer, als den Vertrag von Anfang an korrekt aufzusetzen.
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Häufig gestellte Fragen
Die Parteien und die Managementbeziehung, eine konkrete Beschreibung der Tätigkeiten, die Managementgebühr inklusive Mehrwertsteuerbehandlung und Zahlungsbedingungen, die Laufzeit und Kündigungsfrist, die Kündigungsgründe sowie die Haftungsvereinbarungen sollten ebenfalls aufgeführt werden. Darüber hinaus sind Vertraulichkeitsvereinbarungen, etwaige Wettbewerbsverbote und der Bezug zum Gesellschaftervertrag anzugeben.
Stellen Sie sicher, dass es sich bei der Vereinbarung um einen echten Dienstleistungsvertrag handelt (Art. 7:400 BW): Betonen Sie die selbstständige Leistungserbringung, lassen Sie die Vergütung von der Holdinggesellschaft in Rechnung stellen und vermeiden Sie Merkmale eines Arbeitsverhältnisses wie feste Arbeitszeiten, Urlaubstage oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Bei einem geschäftsführenden Hauptaktionär mit maßgeblicher Kontrolle besteht keine hierarchische Beziehung, daher liegt auch kein Arbeitsverhältnis vor.
Nein, das sind zwei verschiedene Dinge. Die Managementgebühr ist die Gebühr, die die operative Gesellschaft (BV) an die Holdinggesellschaft zahlt. Das übliche Gehalt (Art. 12a Einkommensteuergesetz 1964) ist das Gehalt, das der geschäftsführende Hauptaktionär von seiner eigenen Holdinggesellschaft erhält. Die Gebühr stellt eine Einnahme für die Holdinggesellschaft dar; das übliche Gehalt ist eine Steuerpflicht des geschäftsführenden Hauptaktionärs.
Das Gesetz schreibt keine Kündigungsfrist vor, da es sich nicht um einen Arbeitsvertrag handelt. Die Parteien vereinbaren selbst eine angemessene Kündigungsfrist, oft einige Monate, damit die operative BV Zeit hat, die Geschäftsführung neu zu organisieren. Zusätzlich sollten Gründe für eine fristlose Kündigung aufgeführt werden, beispielsweise im Falle eines schwerwiegenden Vertragsbruchs oder des Verlusts von Anteilen.
Ja. Die gesetzlichen Beschränkungen für Wettbewerbsverbote für Arbeitnehmer finden hier keine Anwendung, da es sich um eine Vereinbarung zwischen Unternehmen handelt. Die Vereinbarung muss jedoch hinsichtlich Dauer, geografischem Geltungsbereich und Umfang angemessen sein, um rechtswirksam zu sein. Gegebenenfalls ist die Klausel mit der Gesellschaftervereinbarung abzustimmen.
Geben Sie genau an, wofür die Holdinggesellschaft haftet und ob diese Haftung beschränkt ist, beispielsweise auf die jährliche Vergütung. Beachten Sie Artikel 2:11 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches, der die Haftung der Geschäftsführer auf den geschäftsführenden Hauptaktionär persönlich ausdehnt. Eine Geschäftsführerhaftpflichtversicherung und eine Freistellungserklärung des Unternehmens sind Bestandteil der vollständigen Dokumentation.
Da kein Arbeitsverhältnis besteht, besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Vereinbaren Sie daher ausdrücklich, ob die Managementgebühr im Falle einer vollständigen oder teilweisen Abwesenheit weitergezahlt wird, für welchen Zeitraum und wer die Aufgaben übernimmt. Ohne eine solche Vereinbarung können bei längerer Abwesenheit schnell Streitigkeiten über die Gebühr entstehen.
