MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Beauftragen Sie Dritte mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Namen – beispielsweise Cloud-Dienstleister, Steuerberater oder Softwareanbieter –, benötigen Sie eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die Artikel 28 der DSGVO entspricht. Untersuchungen der niederländischen Datenschutzbehörde haben gezeigt, dass viele Unternehmer noch immer mit veralteten oder fehlerhaften Vereinbarungen arbeiten und dadurch unnötigen Bußgeldern und Schadensersatzforderungen ausgesetzt sind.
Die niederländische Datenschutzbehörde (AP) hat die Ergebnisse einer explorativen Studie zur Nutzung von Datenverarbeitungsvereinbarungen im privaten Sektor veröffentlicht. Das Bild ist alles andere als rosig: Viele Unternehmen arbeiten – oft in guter Absicht – mit hoffnungslos veralteten oder gar fehlerhaften Datenverarbeitungsvereinbarungen.
Was ist eine Datenverarbeitungsvereinbarung?
Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung ist gemäß Datenschutzgesetzgebung zwingend erforderlich, sobald ein Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ein anderes Unternehmen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in seinem Auftrag beauftragt. Dies kommt häufiger vor, als man denkt: Man denke nur an einen Cloud-Speicher oder die Auslagerung der Buchhaltung.
Die Auslagerung von Aufgaben entbindet Sie nicht von Ihrer Verantwortung: Sie müssen weiterhin für die ordnungsgemäße Sicherheit und Verarbeitung der Daten sorgen. Daher legen Sie im Auftragsverarbeitungsvertrag unter anderem Vereinbarungen zur Sicherheit, zur zulässigen und unzulässigen Datenverarbeitung sowie zur Einbindung von Unterauftragnehmern fest. Die konkreten Anforderungen sind in Artikel 28 der DSGVO aufgeführt.
Welche Risiken deckte die AP auf?
Wichtigste Schlussfolgerungen der Studie:
- Viele Datenverarbeitungsvereinbarungen entsprechen nicht vollständig der DSGVO, insbesondere nicht den Anforderungen von Artikel 28 Absatz 3 der DSGVO.
- In einigen Fällen datierte die Unterzeichnung nach der Informationsanfrage der AP – ein Hinweis darauf, dass die Vereinbarung zunächst nicht (ordnungsgemäß) bestand und erst später in Ordnung gebracht wurde.
- Viele Verträge beziehen sich noch immer auf das Datenschutzgesetz (Wbp), obwohl die DSGVO bereits seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist. Solche alten Dokumente erfüllen oft nicht die neuen Anforderungen, beispielsweise hinsichtlich der geänderten Informationspflicht.
Ein guter Datenverarbeitungsvertrag ist Spezialarbeit
Viele Controller empfinden den Erstellungsprozess als komplex und verwenden daher veraltete Dokumente oder erfüllen die strengen Anforderungen nicht. Obwohl es sich um eine explorative Studie handelte, zeigt sie, dass Unternehmer in Schwierigkeiten geraten können – mit einem realen Risiko von Schadensersatzansprüchen und Bußgeldern oder Strafen in Höhe von Zehntausenden von Euro.
Häufig gestellte Fragen
Wann benötige ich eine Datenverarbeitungsvereinbarung?
Sobald ein Dritter Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, beispielsweise ein Cloud-Dienst, ein Buchhalter oder ein Softwareanbieter, muss die Vereinbarung Artikel 28 der DSGVO entsprechen.
Ist mein alter Vertrag noch gültig?
Möglicherweise nicht. Vereinbarungen, die sich noch auf das WBP beziehen oder vor Inkrafttreten der DSGVO geschlossen wurden, entsprechen oft nicht mehr den geltenden Bestimmungen. Lassen Sie diese prüfen und gegebenenfalls ersetzen.
Welche Risiken birgt ein fehlerhafter Datenverarbeitungsvertrag?
Zusätzlich zu Schadensersatzansprüchen der Betroffenen riskieren Sie Maßnahmen der AP, die mit Geldstrafen oder Strafzahlungen einhergehen können, die sich auf eine beträchtliche Summe belaufen können.
Lassen Sie Ihre Datenverarbeitungsvereinbarung erstellen oder überprüfen
Die Datenschutzanwälte von MKB Juristen erstellen Ihnen eine DSGVO-konforme Datenverarbeitungsvereinbarung oder prüfen Ihre bestehenden Dokumente. Informieren Sie sich über unsere Expertise im Bereich Datenschutz und Datensicherheit oder vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch .
