MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Sie dürfen Mitarbeiterdaten nur dann verarbeiten, wenn dies erforderlich ist und auf einer gültigen Rechtsgrundlage beruht. Aufgrund der hierarchischen Beziehung ist die Einwilligung des Mitarbeiters in der Regel keine geeignete Rechtsgrundlage; häufig stützen Sie sich auf den Arbeitsvertrag, eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse.
Die Personalakte und die DSGVO
Eine Personalakte enthält viele sensible Daten. Die DSGVO verpflichtet Sie zum sorgfältigen Umgang mit diesen Daten: Sie dürfen nur die unbedingt notwendigen Daten verarbeiten, müssen Ihre Mitarbeiter darüber informieren, welche Daten Sie erfassen und warum, und die Akte muss ordnungsgemäß gesichert sein.
Auf welcher Grundlage verarbeiten Sie Ihre Daten?
Für jede Verarbeitungstätigkeit ist eine Rechtsgrundlage erforderlich (Art. 6 DSGVO). Im Arbeitsverhältnis ist dies in der Regel die Erfüllung des Arbeitsvertrags, die Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung) oder ein berechtigtes Interesse. Eine Einwilligung ist selten ausreichend, da ein Arbeitnehmer sie nicht wirklich frei verweigern kann.
Besondere personenbezogene Daten
Gesundheitsdaten, wie beispielsweise Krankheitsabwesenheiten, sind besondere personenbezogene Daten, die einen erhöhten Schutz erfordern. So dürfen Sie beispielsweise Art und Ursache einer Erkrankung nicht erfassen; dies obliegt dem Betriebsarzt. Gehen Sie hier besonders sorgfältig vor.
Speichern und Löschen
Bewahren Sie Mitarbeiterdaten nicht länger als nötig auf. Für einige Daten gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, andere müssen Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses löschen. Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich meine Mitarbeiter um Erlaubnis bitten?
In der Regel nicht als Grundlage: Aufgrund des hierarchischen Verhältnisses wird die Einwilligung oft nicht freiwillig erteilt. Es ist vorzuziehen, sich auf den Arbeitsvertrag, eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse zu stützen.
Darf ich den Grund für die Krankmeldung protokollieren?
Nein. Sie können zwar dokumentieren, dass jemand krank ist und Vereinbarungen bezüglich der Wiedereingliederung treffen, aber die Art oder Ursache der Krankheit liegt in der Verantwortung des Betriebsarztes.
Wie lange darf ich eine Personalakte aufbewahren?
Nicht länger als nötig; für bestimmte Daten gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Löschen Sie die restlichen Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
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