MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Sportvereine verarbeiten eine erhebliche Menge personenbezogener Daten von Mitgliedern und Freiwilligen und müssen daher die DSGVO einhalten. Wichtig: Daten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden – insbesondere die von ausscheidenden Mitgliedern – und es dürfen nicht mehr Daten verarbeitet werden als nötig. Zudem müssen eine Rechtsgrundlage, Sicherheit und Transparenz gewährleistet sein.
Auch Vereine fallen unter die DSGVO
Zur ordnungsgemäßen Mitgliederverwaltung speichert ein Sportverein personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Kontaktdaten und gegebenenfalls weitere Informationen. Wie andere Organisationen muss auch ein Verein die DSGVO einhalten. Dies gilt auch für Daten von Freiwilligen, Spendern und Teilnehmern an Aktivitäten.
Nicht länger als nötig lagern
Sie dürfen personenbezogene Daten nicht länger als unbedingt notwendig aufbewahren. Dies betrifft vor allem ausscheidende Mitglieder: Kündigt jemand seine Mitgliedschaft, müssen Sie dessen Daten löschen, sobald Sie diese nicht mehr benötigen. Ausgenommen sind Daten, zu deren Aufbewahrung Sie gesetzlich verpflichtet sind (z. B. für administrative Zwecke). Eine gelöschte Datei reduziert Ihr Risiko.
Grundlagen und Datenminimierung
Für die Mitgliederverwaltung besteht in der Regel eine Rechtsgrundlage. Verarbeiten Sie nicht mehr Daten als nötig und gehen Sie sorgsam mit sensiblen Daten um. Besondere Vorsicht ist bei Fotos von Mitgliedern oder Jugendlichen geboten (Bildrechte und Einwilligung).
Sicherheit, Prozessoren und Transparenz
Sichern Sie die Daten angemessen und beschränken Sie den Zugriff. Wenn Sie ein externes Mitgliederverwaltungssystem oder einen Auftragsverarbeiter nutzen, schließen Sie eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung ab. Informieren Sie die Mitglieder in einer verständlichen Datenschutzerklärung darüber, wie ihre Daten verwendet werden. Weisen Sie ehrenamtliche Mitarbeiter, die mit Daten arbeiten, auf die Vertraulichkeit hin.
Häufig gestellte Fragen
Muss ein Sportverein die DSGVO einhalten?
Ja. Ein Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern und Freiwilligen und fällt somit unter die DSGVO.
Was mache ich mit den Daten ausscheidender Mitglieder?
Löschen Sie die Dokumente, sobald Sie sie nicht mehr benötigen, mit Ausnahme derjenigen, die Sie gesetzlich aufbewahren müssen. Bewahren Sie sie nicht länger als nötig auf.
Benötige ich eine Datenverarbeitungsvereinbarung?
Wenn Sie ein externes Mitgliederverwaltungssystem oder einen Zahlungsdienstleister verwenden, ja.
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