MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
- Kundenspezifische Verträge, Geschäftsbedingungen und Rechtsdokumente
- Budgetfreundlich und transparent hinsichtlich der Kosten im Voraus
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Die Weitergabe von Kundendaten an eine Marketingagentur ist zulässig, jedoch nur unter strengen DSGVO-Bedingungen: Sie benötigen eine gültige Rechtsgrundlage (in der Regel die Einwilligung für Marketingzwecke), eine klare Datenschutzerklärung und eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit der Agentur. In diesem Zusammenhang sind Sie als Kunde der Verantwortliche und die Marketingagentur der Auftragsverarbeiter. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie dies korrekt gestalten und so Bußgelder und den Verlust des Kundenvertrauens vermeiden.
Kundendaten sind in der Regel personenbezogene Daten
Die meisten Kunden- und Interessentendaten sind personenbezogene Daten, Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschützt sind
- Direkte personenbezogene Daten: Daten, die sich direkt auf eine Person beziehen, wie Name und Adresse.
- Indirekte personenbezogene Daten: Daten, die indirekt zu einer Person führen, wie beispielsweise eine IP-Adresse.
- Besondere personenbezogene Daten: sensible Daten wie Gesundheitsdaten oder religiöse Überzeugungen, für die strengere Regeln gelten.
Sobald Sie diese Art von Daten mit einer Marketingagentur austauschen, handelt es sich um eine Datenverarbeitung, für die die DSGVO gilt.
Sie benötigen eine gültige Rechtsgrundlage
Sie dürfen personenbezogene Daten nicht einfach weitergeben; hierfür ist eine gültige Rechtsgrundlage erforderlich. Die DSGVO nennt sechs Rechtsgrundlagen, darunter Einwilligung, rechtliche Verpflichtung, berechtigtes Interesse und Vertragserfüllung. Für den Datenaustausch zu Marketingzwecken ist in der Regel die Einwilligung des Kunden oder Interessenten erforderlich. Diese Einwilligung muss folgende Kriterien erfüllen:
- werden freiwillig und informiert gegeben;
- seien Sie präzise und unmissverständlich;
- kann jederzeit zurückgezogen werden.
Für besondere Kategorien personenbezogener Daten gelten noch strengere Anforderungen. Wenn Sie Marketingmaßnahmen auf ein berechtigtes Interesse stützen, müssen Sie dieses sorgfältig gegen die Wahrung der Privatsphäre der betroffenen Person abwägen.
Eine Datenschutzerklärung ist unerlässlich
Sie müssen die betroffenen Personen mittels einer Datenschutzerklärung informieren . Dies umfasst unter anderem Folgendes :
- wer der Kontrolleur ist;
- welche Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck;
- wer die Daten erhält (z. B. die Marketingagentur);
- wie lange und wo die Daten gespeichert werden;
- welche Rechte die betroffenen Personen haben (Zugriff, Berichtigung, Löschung).
Die niederländische Datenschutzbehörde (AP) verlangt, dass dies in klarer Sprache erfolgt und leicht zugänglich ist.
Controller und Prozessor: Dokumentieren Sie es
Es ist wichtig, zwischen dem Verantwortlichen (der Zweck und Mittel der Datenverarbeitung festlegt) und dem Auftragsverarbeiter (der die Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet) zu unterscheiden. In diesem Fall ist Ihr Unternehmen der Verantwortliche und die Marketingagentur der Auftragsverarbeiter.
Sie müssen die Vereinbarungen zwischen Ihnen und der Agentur in einer Datenverarbeitungsvereinbarung. In dieser Vereinbarung regeln Sie unter anderem, was die Agentur mit den Daten tun darf und was nicht, die Sicherheit, die Vertraulichkeit, den Einsatz von Unterauftragnehmern und was mit den Daten nach Beendigung der Zusammenarbeit geschieht.
Häufig gestellte Fragen zu Kundendaten und Marketingagenturen
Ist eine Datenverarbeitungsvereinbarung zwingend erforderlich?
Ja. Wenn Sie einen Dritten mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Auftrag beauftragen, schreibt die DSGVO eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung vor. Fehlt diese, verstoßen Sie gegen das Gesetz – selbst wenn ansonsten keine weiteren Probleme mit den Daten auftreten.
Darf ich bestehende Kunden ohne deren Zustimmung kontaktieren?
Für E-Mail-Marketing an Bestandskunden gilt unter bestimmten Bedingungen eine Ausnahme: Sie dürfen diese Kunden bezüglich ähnlicher eigener Produkte kontaktieren, sofern sie sich problemlos abmelden können. Für die Weitergabe an externe Agenturen und für die Kontaktaufnahme mit Neukunden ist jedoch in der Regel eine Einwilligung erforderlich. Beachten Sie außerdem die Cookie- und Tracking-Regeln.
Wer haftet im Falle einer Datenschutzverletzung bei der Marketingagentur?
Als Datenverantwortlicher tragen Sie die letztendliche Verantwortung gegenüber den betroffenen Personen und der niederländischen Datenschutzbehörde (AP). Die Datenverarbeitungsvereinbarung regelt die Pflichten der Behörde und deren Vorgehensweise bei der Meldung von Datenschutzverletzungen, sodass Sie gegebenenfalls Schadensersatz von der Behörde fordern können. Eine gute Vereinbarung liegt daher auch in Ihrem eigenen Interesse.
Hilfe bei der Weitergabe von Kundendaten
Die Rechtsexperten von MKB Juristen erstellen die erforderlichen Dokumente – von Datenschutzerklärungen bis hin zu Auftragsverarbeitungsverträgen – und beraten Sie hinsichtlich der korrekten Rechtsgrundlage und Einwilligung. So können Sie Kundendaten ohne unnötiges Risiko mit Ihrer Marketingagentur teilen. Informieren Sie sich über unsere Expertise im Bereich Datenschutz und Datensicherheit oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
