MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
- Kundenspezifische Verträge, Geschäftsbedingungen und Rechtsdokumente
- Budgetfreundlich und transparent hinsichtlich der Kosten im Voraus
- Fordern Sie eine kostenlose Beratung oder ein unverbindliches Angebot an
Sie benötigen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, sobald Sie einem Dritten (einem „Auftragsverarbeiter“) gestatten, personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag zu verarbeiten – beispielsweise einem Lohnbuchhalter, einem Cloud-Service-Anbieter (SaaS) oder einem Freelancer mit Zugriff auf Ihr CRM-System. Als Verantwortlicher tragen Sie die letztendliche Verantwortung und legen daher in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung fest, was der Auftragsverarbeiter mit den Daten tun darf, wie lange und wie diese geschützt werden.
Viele Unternehmer tun sich mit der Datenverarbeitungsvereinbarung schwer und glauben oft, sie bräuchten keine. Meist ist das Gegenteil der Fall: Die Verarbeitung erfolgt sehr schnell, und daher ist eine Datenverarbeitungsvereinbarung ebenso schnell erforderlich.
Ihre Daten werden häufig von mehreren Parteien verarbeitet
Wer personenbezogene Daten verarbeitet – beispielsweise Adressen in einem CRM-System – trägt eine große Verantwortung: Die Daten dürfen nicht weitergegeben und nicht länger als nötig aufbewahrt werden. In der Regel arbeiten nicht nur Sie mit diesen Daten: Sie nutzen externe (Cloud-)Dienste und tauschen Daten wie Name, Adresse und Bankverbindung von Mitarbeitern mit Ihrem Lohnbuchhalter aus. Dies birgt Risiken: eine Datenschutzverletzung oder ein nicht ordnungsgemäßer Umgang mit den Daten durch Dritte.
Es wäre falsch, wenn die Verantwortung dann allein beim Lohnbuchhalter läge. Ihre Mitarbeiter vertrauen Ihnen und haben das Recht zu erwarten, dass Sie Daten nur an Stellen weitergeben, die die DSGVO einhalten, und dass Sie diesbezüglich klare Vereinbarungen treffen. Diese Vereinbarungen dokumentieren Sie in einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Controller und Prozessor
Der Verantwortliche (im Beispiel der Arbeitgeber) legt Zweck und Mittel der Datenverarbeitung fest und bleibt jederzeit verantwortlich, auch wenn er die Verarbeitung auslagert. Der Auftragsverarbeiter (der Lohnbuchhalter) verarbeitet die Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Da der Verantwortliche weiterhin haftet, muss er genau festlegen, was der Auftragsverarbeiter tun darf und was nicht. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist immer erforderlich, wenn ein Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten verarbeitet – selbst wenn es sich um eine Tochtergesellschaft handelt.
Wann brauche ich einen, und wann nicht?
Entscheidend ist, ob ein Dritter die Daten verarbeitet:
- Erforderlich: bei SaaS-Diensten (die Daten werden auf dem Server eines anderen Anbieters gespeichert) oder wenn ein Dritter Zugriff auf Ihren Server oder Ihr System erhält, z. B. ein Freelancer mit Zugriff auf Ihr CRM-System.
- Nicht erforderlich: für On-Premise-Software, bei der alle Daten intern bleiben.
Was ist darin enthalten?
Der Inhalt variiert je nach Situation – abhängig von den Aufgaben des Datenverarbeiters und der Art der Daten – was die Erstellung einer solchen Vereinbarung erschwert . Beispiele für Vereinbarungen sind: der Lohnbuchhalter darf die Daten ausschließlich für die Lohnbuchhaltung verwenden (nicht für eigene Marketingzwecke), die Speicherdauer und die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen.
Sowohl der Auftragsverarbeiter als auch der Verantwortliche sind verpflichtet, gemeinsam eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung abzuschließen. Kommen sie dieser Verpflichtung nicht nach, verstoßen beide gegen die Vorschriften und riskieren ein Bußgeld; im Falle einer Datenschutzverletzung können die Folgen und Schadensersatzansprüche noch gravierender sein.
Häufig gestellte Fragen
Wann benötige ich eine Datenverarbeitungsvereinbarung?
Sobald ein Dritter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, beispielsweise ein Lohnbuchhalter, ein Cloud-Dienstleister oder ein Freelancer mit Zugriff auf Ihr System. Gilt nicht für die rein interne (lokale) Verarbeitung.
Wer ist für die Daten verantwortlich?
Der Verantwortliche bleibt auch im Falle der Auslagerung letztlich verantwortlich. Der Auftragsverarbeiter handelt gemäß seinen Anweisungen und im Rahmen der Bestimmungen des Auftragsverarbeitervertrags.
Welchen Risiken gehe ich ohne eine Datenverarbeitungsvereinbarung ein?
Sowohl der Auftragsverarbeiter als auch der Verantwortliche verstoßen gegen die Bestimmungen und können mit einer Geldstrafe belegt werden. Darüber hinaus besteht im Falle einer Datenschutzverletzung das Risiko weitreichenderer Folgen und Schadensersatzansprüche.
Lassen Sie Ihre Datenverarbeitungsvereinbarung aufsetzen
Die Datenschutzanwälte von MKB Juristen erstellen maßgeschneiderte Datenverarbeitungsvereinbarungen . Informieren Sie sich über unsere Expertise im Bereich Datenschutz und Datensicherheit oder vereinbaren Sie ein Erstgespräch .
