Wanneer het personeel kosten maakt voor het werk, hebben zij recht op de terugbetaling daarvan. En dus komen ze maandelijks aankloppen met parkeerbonnetjes, een overzicht van het aantal gereden kilometers, telefoonrekeningen, internetfacturen en talloze andere bewijsstukjes. Wat volgt is een helse berekening, waarna de kostenvergoeding kan worden toegekend. Als werkgever is het dan ook interessanter om gewoon een vaste kostenvergoeding toe te kennen en zo de administratieve druk te verkleinen. Zo’n vaste kostenvergoeding is toegestaan, maar wel niet zonder voorwaarden.
Belastingdienst houdt niet van vaste kostenvergoedingen
Een kostenvergoeding is geen loon, net omdat het gewoon gaat om de terugbetaling van gemaakte kosten. Daarom mag een kostenvergoeding enkel de werkelijke kosten vergoeden. Indien een vaste kostenvergoeding te hoog is, zal de inspecteur dit dan ook als loon bestempelen waarna het ook onderhevig is aan de loonbelasting. Voor controleurs is dat een beetje als prijsschieten, want nog veel ondernemingen zijn wel heel gul met het toekennen van vaste kostenvergoedingen. Net daarom leg je maar beter een omstandig dossier aan dat de toegekende vaste kostenvergoedingen duidelijk verklaart. Hieronder lees je waar je op dient te letten.
Breng het historisch declaratiegedrag in kaart
De eenvoudigste manier is om het personeelslid eerst gedurende enige tijd alle bonnetjes en bewijstukken bij te laten houden en maandelijks een variabele kostenvergoeding toe te kennen. Dit historisch declaratiegedrag resulteert in gemiddelde waarden in functie van de soort en de omvang van de vaste kostenvergoeding. Zo moet het bedrag van de vaste kostenvergoeding kunnen worden uitgesplitst in de diverse kostenposten. Dit moet gebeuren voor de eerste toekenning van de vaste kostenvergoeding. De specificering mag nooit achteraf gebeuren.
Stel een reglement op en voer jaarlijks een steekproef uit
De vaste kostenvergoeding kan een aantal kostenposten dekken, maar daarnaast kunnen er misschien nog wel onverwachtse kosten bestaan. Daarom moet duidelijk worden gespecificeerd welke kosten de vaste kostenvergoeding dekt en voor welke kosten alsnog declaraties kunnen gebeuren. Afspraken hierover neem je op in een reglement. Hierin neem je ook praktische afspraken op.
Dit reglement moet het ook mogelijk maken om steekproeven uit te voeren en de vaste kostenvergoeding regelmatig bij te sturen. Voor dat laatste blijft het noodzakelijk dat de medewerkers nog steeds hun bonnetjes bijhouden, hoewel ze niet in jouw administratie moeten voorkomen. Maak niet alleen de optelsom maar ga bij het uitvoeren van de steekproef ook na of de kosten wel verband houden met het verwerven van het loon. Zorg er ook voor dat de steekproef voldoende groot is, door bijvoorbeeld de bonnetjes van een volledige maand op te vragen.
Stuur vaste kostenvergoedingen bij
Minstens één keer per jaar moet je de vaste kostenvergoeding bijsturen. Een eenmalige steekproef per jaar kan daarbij helpen. Dat bijsturen doe je naar redelijkheid. Voor het grootste deel van de gegevens uit de steekproef volstaat het bijvoorbeeld om het samen met de andere historische declaraties te verwerken en tot een nieuw gemiddelde te komen. Indien echter blijkt dat bepaalde kosten niet langer worden gemaakt, moet je ze natuurlijk ook schrappen. Of eventueel moet je nieuwe kostenposten toevoegen. Noteer steeds waarom je de vaste kostenvergoeding bijstuurt, opdat dit voor de inspecteur helemaal duidelijk is.
Meer weten over vaste kostenvergoedingen?
Het toekennen van een vaste kostenvergoeding zorgt ervoor dat je niet langer alle bonnetjes hoeft te controleren en te verzamelen. Anderzijds moet je het dossier wel voldoende onderbouwen opdat de inspecteur het niet als loon zou beschouwen. Breng daarom het historisch declaratiegedrag in kaart en stel een sterk dossier samen. Het volstaat vervolgens om jaarlijks een steekproef uit te voeren en de vaste kostenvergoeding vervolgens bij te sturen.
Je moet echter niet alleen ten opzichte van de belastingdienst stevig in de schoenen staan. Ook ten opzichte van het personeel maak je maar beter een aantal afspraken. Dit doe je door middel van een aangepast reglement. MKB Juristen stelt dit reglement voor jou op. Bovendien helpen wij jou op weg naar een vaste kostenvergoeding. Meer weten? Mail MKB Juristen en omschrijf duidelijk waar je ons voor nodig hebt.
