Was muss ich organisieren, wenn ein Freiwilliger kommt?

Wenn Sie einen neuen Freiwilligen aufnehmen, sollten Sie vier Dinge regeln: eine Freiwilligenvereinbarung, sichere Arbeitsbedingungen, eine (steuerfreie) Aufwandsentschädigung und die Einhaltung der DSGVO. Freiwillige sind für viele Vereine unverzichtbar, doch ihre Einbindung bringt auch Verantwortung mit sich. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie organisieren müssen.

Entwurf einer Freiwilligenvereinbarung

Eine Freiwilligenvereinbarung (oder ein Freiwilligenvertrag) regelt die Rechte und Pflichten sowohl des Freiwilligen als auch des Vereins. Beispiele:

• Art der Arbeit und der zu erwartende Zeitaufwand;
• jegliche Erstattungen und Versicherungen;
• Vereinbarungen bezüglich Vertraulichkeit und Verhaltensregeln.

Die Vereinbarung schafft Klarheit, beugt Missverständnissen vor und dient als Referenz bei Problemen oder Streitigkeiten. Sie können eine freiwillige Vereinbarung erstellen lassen oder sie selbst verfassen; lassen Sie Ihre Version in jedem Fall von einem Experten prüfen.

Für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen sorgen

Wenn Ihre Freiwilligen gefährliche Tätigkeiten ausüben – wie beispielsweise den Umgang mit Gefahrstoffen oder Arbeiten in der Höhe – müssen Sie das Arbeitsschutzgesetz einhalten und für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen sorgen. Dies gilt auch für schwangere, stillende und minderjährige Freiwillige.

Freiwilligen- und Spesenvergütung

Eine Aufwandsentschädigung für Freiwillige ist eine Anerkennung für ihren Einsatz und ist steuerfrei, solange ein bestimmter Höchstbetrag nicht überschritten wird. Hinweis: Die Höchstbeträge für steuerfreies Engagement werden jährlich angepasst – im Originalartikel waren 190 € pro Monat bzw. 1.900 € pro Jahr für 2023 angegeben; bitte erfragen Sie die aktuellen Beträge beim Finanzamt.

Darüber hinaus können Sie eine Aufwandsentschädigung für die dem Freiwilligen tatsächlich entstehenden Kosten vereinbaren, wie beispielsweise Reise-, Telefon- oder Materialkosten.

Einhaltung der DSGVO

Als Verein müssen Sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Dies bedeutet unter anderem:

• eine gültige Rechtsgrundlage für die Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten von Freiwilligen (z. B. für eine Freiwilligendatenbank);
• Daten nicht länger als nötig aufbewahren;
• Informieren Sie die Freiwilligen darüber, was Sie mit ihren Daten machen.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Freiwilligenvereinbarung obligatorisch?

Rechtlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Es beugt Missverständnissen vor und legt Rechte, Pflichten und Vereinbarungen fest (wie z. B. Vertraulichkeit und Entschädigung).

Wie viel kann ich einem Freiwilligen steuerfrei erstatten?

Bis zu einem jährlich festgelegten Höchstbetrag pro Monat und pro Jahr. Bitte erkundigen Sie sich bei der Steuer- und Zollverwaltung nach den aktuellen Beträgen, da diese variieren können.

Gilt das Arbeitsbedingungengesetz auch für Freiwillige?

Die Arbeitsschutzbestimmungen gelten für risikoreiche Tätigkeiten und für besonders schutzbedürftige Gruppen (Schwangere, Minderjährige). Sie müssen daher für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen sorgen.

Darf ich Daten von Freiwilligen speichern?

Ja, sofern eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt, dürfen die Daten nicht länger als nötig gespeichert werden, und der/die Freiwillige muss informiert werden. Die DSGVO gilt auch für Vereine.

Benötigen Sie Hilfe bei der Rekrutierung von Freiwilligen?

Mit einer guten Freiwilligenvereinbarung, sicheren Bedingungen, angemessener Vergütung und DSGVO-Konformität gewährleisten Sie, dass Freiwillige sich sicher und wohlfühlen können. Wir beraten Sie und erstellen die notwendigen Dokumente.

Informieren Sie sich über unsere Expertise im Arbeitsrecht und Datenschutzoder vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.