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Ja, eine Krankmeldung per WhatsApp kann rechtsgültig sein. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form für die Krankmeldung vor. Entscheidend ist nicht der Kommunikationskanal, sondern ob die Nachricht den Arbeitgeber tatsächlich erreicht hat. Kann nachgewiesen werden, dass der Arbeitgeber die Benachrichtigung erhalten hat, ist eine WhatsApp-Nachricht rechtlich genauso gültig wie ein Anruf. Der Nachweis des Empfangs ist der Kernpunkt, und genau hier liegt in der Praxis oft das Problem.
Warum der Kanal nicht entscheidend ist
Eine Benachrichtigung, beispielsweise über eine Krankmeldung, wird erst wirksam, wenn sie den Empfänger erreicht hat. Dieses Prinzip, die sogenannte Empfangsbestätigung, ist im niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuch (Artikel 3:37 Absatz 3 BW) geregelt. Grundsätzlich ist es für die Gültigkeit unerheblich, ob der Arbeitnehmer anruft, eine E-Mail schreibt, eine SMS sendet oder eine App nutzt. Sobald die Nachricht den Arbeitgeber erreicht, gilt die Benachrichtigung als erfolgt. Ob der Arbeitgeber die Nachricht tatsächlich gelesen, ist in diesem Zusammenhang nicht ausschlaggebend; entscheidend ist allein der Empfang der Nachricht.
Die praktische Frage lautet daher nicht „Ist das über WhatsApp erlaubt?“, sondern „Kann der Empfang der Nachricht nachgewiesen werden?“. Wird der Empfang bestritten, liegt die Beweislast für die Zustellung der Nachricht in der Regel bei der Person, die sich auf die Benachrichtigung beruft. Im Falle einer Krankmeldung ist dies üblicherweise der/die Arbeitnehmer/in: Er/Sie sendet die Nachricht und muss deren Empfang belegen können.
Was die Rechtsprechung zeigt
Dieses Thema wurde bereits in mehreren veröffentlichten Urteilen behandelt. Im Fall einer Krankmeldung per WhatsApp spielte der Empfangsnachweis im Nachrichtenverlauf eine Rolle; das Amtsgericht ging daher davon aus, dass der Arbeitgeber die Meldung erhalten hatte. In einem anderen Fall war es noch einfacher: Der Arbeitgeber hatte auf die WhatsApp-Nachricht geantwortet, womit der Empfang eindeutig festgestellt war.
Bei einer SMS verhielt es sich genau umgekehrt. Bei einer herkömmlichen SMS kann der Absender in der Regel nicht sehen, ob die Nachricht zugestellt wurde. Als der Arbeitgeber den Erhalt der SMS bestritt, konnte der Arbeitnehmer dies nicht widerlegen, und die Krankmeldung wurde als rechtsgültig angesehen. Dasselbe gilt für einen per Post versandten Brief: Der Absender kann die Zustellung nicht ohne Weiteres nachweisen.
Der gemeinsame Nenner: Es geht nicht um das Medium, sondern darum, ob nachgewiesen werden kann, dass die Nachricht zugestellt wurde. Darüber hinaus hängt eine Entscheidung stets stark von den Fakten und Umständen des Einzelfalls ab; aus einer individuellen Entscheidung lassen sich keine sicheren Garantien ableiten.
Häkchen in WhatsApp: Zugestellt bedeutet nicht dasselbe wie gelesen
WhatsApp verwendet Häkchen, um den Status einer Nachricht anzuzeigen. Es ist wichtig, die Unterscheidung klar zu halten:
- Ein graues Häkchen: Die Nachricht wurde vom Gerät des Absenders gesendet.
- Zwei graue Häkchen: Die Nachricht wurde an das Gerät des Empfängers zugestellt.
- Zwei blaue Häkchen: Die Nachricht wurde vom Empfänger geöffnet (gelesen).
Für den Empfangsnachweis ist es besonders wichtig, dass eine Nachricht zugestellt. Blaue Häkchen zeigen zusätzlich an, dass die Nachricht tatsächlich geöffnet wurde, was den Beweis verstärkt. Bitte beachten Sie: Empfänger können die Lesebestätigung (die blauen Häkchen) deaktivieren. In diesem Fall bleibt zwar sichtbar, dass die Nachricht zugestellt wurde, aber nicht, ob sie gelesen wurde. Ein Screenshot des Nachrichtenstatus kann im Streitfall als Beweismittel dienen, wobei der Richter stets die Umstände des Einzelfalls prüft.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gehen Sie vorsichtig mit einer Krankmeldung per WhatsApp um
Haben Sie eine Krankmeldung per WhatsApp erhalten? Mit diesen Schritten können Sie spätere Streitigkeiten vermeiden:
- Bestätigen Sie den Empfang umgehend. Eine kurze Antwort („Gute Besserung, ich rufe Sie gleich an“) dokumentiert den Empfang der Nachricht und beugt späteren Zweifeln vor.
- Bitte beachten Sie Ihre Abwesenheitsrichtlinien. Falls diese eine telefonische Benachrichtigung vorschreiben, weisen Sie den/die Mitarbeiter/in bitte darauf hin und bitten Sie ihn/sie, stattdessen anzurufen.
- Halten Sie den Moment und die Vereinbarungen fest. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und die getroffenen Vereinbarungen bezüglich Verfügbarkeit und Kontaktaufnahme mit dem Betriebsarzt.
- Speichern Sie die Nachricht. Löschen Sie den WhatsApp-Chat nicht; im Streitfall dient er als Beweis für den Nachrichtenaustausch.
- Informieren Sie umgehend den Betriebsarzt oder den betriebsärztlichen Dienst. Das Abwesenheitsmanagement erfolgt nach dem üblichen Verfahren, unabhängig davon, über welchen Kanal die Meldung eingegangen ist.
Was dies für Sie als Arbeitgeber bedeutet
Für Arbeitgeber ist es ratsam, nicht abzuwarten, sondern den Ablauf bei Krankheitsfällen im Voraus festzulegen. Schließlich bestimmen Sie maßgeblich, wie eine Krankmeldung in Ihrem Unternehmen abläuft.
Legen Sie die Regeln in einer Abwesenheitsrichtlinie fest
In einer Richtlinie zum Umgang mit Krankheitsabwesenheit legen Sie fest, wie, wem und auf welche Weise sich ein Mitarbeiter krankmelden muss, beispielsweise telefonisch bei einer benannten Kontaktperson und vor einer bestimmten Uhrzeit. Hält sich ein Mitarbeiter nicht daran, sind Sie in einer stärkeren Position. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zur Kündigung wegen Verstoßes gegen die Krankheitsabwesenheitsrichtlinien.
Reagiere immer auf eine Krankmeldung
Bestätigen Sie jede Krankmeldung kurz, unabhängig vom Kommunikationskanal. Dies verhindert spätere Diskussionen darüber, ob die Meldung eingegangen ist, und klärt sofort, welche Folgeschritte Sie erwarten (z. B. Kontaktaufnahme mit dem Betriebsarzt oder eine Rufbereitschaftsvereinbarung).
Überlegen Sie sich genau, was Sie mit Lesebestätigungen tun möchten
Das Deaktivieren der blauen Häkchen kann verhindern, dass ein Mitarbeiter sieht, dass Sie eine Nachricht gelesen haben. Umgekehrt gilt aber auch: Wenn Sie selbst einen Mitarbeiter anschreiben, können die blauen Häkchen sogar von Vorteil sein. Treffen Sie in dieser Angelegenheit eine bewusste Entscheidung, anstatt die Dinge ihren Lauf nehmen zu lassen.
Eine von Ihren Vorschriften abweichende Meldemethode: Ist das zulässig?
Sie können in Ihrer Abwesenheitsrichtlinie festlegen, wie sich ein Mitarbeiter krankmelden muss, beispielsweise telefonisch bei einer benannten Kontaktperson. Solche Regelungen sind grundsätzlich zulässig, sofern sie angemessen und klar kommuniziert sind. Wichtig zu wissen: Die Nichteinhaltung der Meldemethode führt nicht automatisch zur Arbeitsunfähigkeit. Ein Mitarbeiter, der sich nur per WhatsApp meldet, obwohl Ihre Richtlinie einen Anruf vorschreibt, kann dennoch arbeitsunfähig sein; in diesem Fall dürfen Sie die Meldung nicht einfach ignorieren.
Es ist jedoch möglich, bei Nichteinhaltung der Kontrollvorschriften Maßnahmen zu ergreifen, beispielsweise die Lohnzahlung vorübergehend auszusetzen, bis der/die Beschäftigte die vereinbarten Schritte einhält. Für Lohnabzüge oder, in schwerwiegenderen Fällen, für eine Kündigung gelten strenge Bedingungen. Lassen Sie sich diesbezüglich beraten, bevor Sie finanzielle Konsequenzen aus einer versäumten oder „fälschlicherweise“ eingereichten Krankmeldung ziehen, damit Sie nicht selbst auf den Kosten sitzen bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Krankmeldung per WhatsApp offiziell gültig?
Ja, vorausgesetzt, der Arbeitgeber hat die Benachrichtigung erhalten. Das Gesetz schreibt keine formalen Anforderungen für die Krankmeldung vor. Ein Arbeitgeber kann jedoch in seinen Abwesenheitsrichtlinien ein bestimmtes Verfahren zur Krankmeldung festlegen; hält sich der Arbeitnehmer nicht daran, kann dies Konsequenzen haben.
Wer muss den Eingang der Krankmeldung nachweisen?
Grundsätzlich ist die Person, die sich auf die Benachrichtigung verlässt – im Falle einer Krankmeldung ist dies in der Regel der Arbeitnehmer –, nachweisbar. Der Absender der Nachricht muss belegen können, dass diese den Arbeitgeber erreicht hat. Bei WhatsApp kann hierfür der Zustellstatus oder eine Antwort des Arbeitgebers hilfreich sein.
Darf ich als Arbeitgeber eine Krankmeldung per WhatsApp ablehnen?
Sie können in Ihrer Abwesenheitsrichtlinie festlegen, dass Krankmeldungen auf einem anderen Weg erfolgen müssen, beispielsweise telefonisch. Sie sind dann nicht verpflichtet, eine ausschließlich über WhatsApp eingegangene Benachrichtigung zu akzeptieren, obwohl Ihre Richtlinie etwas anderes vorschreibt. Sie gänzlich zu ignorieren, ist unklug: Schließlich wissen Sie, dass der/die Mitarbeiter/in krankgeschrieben ist.
Gilt eine SMS auch als gültige Krankmeldung?
An sich ja, aber der Beweis ist schwieriger. Bei einer normalen SMS kann man in der Regel nicht sehen, ob die Nachricht zugestellt wurde. Wenn der Arbeitgeber den Empfang der SMS bestreitet, ist das schwer zu widerlegen.
Was passiert, wenn der Mitarbeiter nach seiner Krankmeldung nicht erreichbar bleibt?
Integrieren Sie Verfügbarkeitsvereinbarungen in Ihre Abwesenheitsrichtlinie. Hält sich ein Mitarbeiter ohne triftigen Grund nicht daran, kann dies beispielsweise eine vorübergehende Aussetzung der Lohnzahlung zur Folge haben. Lassen Sie sich in dieser Angelegenheit rechtlich beraten, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.
Soll ich eine WhatsApp-Krankmeldung speichern?
Das ist sinnvoll. Der Nachrichtenverlauf kann in einer späteren Diskussion zeigen, wann die Benachrichtigung eingegangen ist und was vereinbart wurde. Löschen Sie die Konversation daher nicht, solange die Standardkonversation noch läuft.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Abwesenheitsrichtlinie rechtlich einwandfrei ist
Viele Streitigkeiten um Krankheitsurlaub entstehen, weil Vereinbarungen nicht dokumentiert oder unklar sind. Eine aktuelle und rechtssichere Abwesenheitsrichtlinie beugt unnötigen Konflikten vor und stärkt Ihre Position in möglichen Gerichtsverfahren. Gerne prüfen wir Ihre bestehenden Dokumente oder erstellen neue für Sie.
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