Leistungen, die von Dritten stammen, aber vom Arbeitgeber gewährt werden, entsprechen dem Lohn

Ja: Leistungen, die Ihr Mitarbeiter von Dritten erhält, die Sie als Arbeitgeber aber gewähren oder gestatten, gelten grundsätzlich als steuerpflichtiger Lohn. Dazu zählen beispielsweise Trinkgelder, Zahlungen von Kunden oder Besuchern sowie sonstige Zuwendungen, die sich aus der Arbeit ergeben. Die Definition von Lohn im Rahmen der Lohnsteuer ist bewusst weit gefasst: Sie umfasst praktisch alles, was ein Mitarbeiter aufgrund seiner Anstellung erhält, selbst wenn das Geld nicht direkt von Ihnen stammt. Für Sie als Unternehmer bedeutet dies: Dokumentieren und verwalten Sie diese Leistungen sorgfältig, um Streitigkeiten mit Ihren Mitarbeitern und dem Finanzamt zu vermeiden.

Wann gilt eine Leistung von einem Dritten als Lohn? (Kurzantwort)

Die Kernfrage lautet stets: Erhält der Arbeitnehmer diese Leistung aufgrund seiner Arbeitsleistung? Wenn ja, zählt sie in der Regel als Lohn. In der Praxis werden häufig drei Punkte berücksichtigt:

1. Der Mitarbeiter kommt tatsächlich in den Genuss einer Vergünstigung (Geld oder etwas von Geldwert).
2. Die Leistung ist eine Belohnung für die geleistete Arbeit, kein separates persönliches Geschenk.
3. Zwischen der Leistung und der Beschäftigung besteht ein ausreichender Zusammenhang (kausaler Zusammenhang).

Man kann es sich ungefähr so ​​merken:

• Kündigung: Der Vorteil ergibt sich aus dem Arbeitsverhältnis und Sie als Arbeitgeber gestatten oder gewähren ihn (zum Beispiel Trinkgelder oder Vergütungen von Kunden für Arbeiten, die Teil der Tätigkeit sind).
• Kein (oder fragwürdiger) Lohn: eine rein private, arbeitsunabhängige Schenkung oder Einkünfte aus einer tatsächlich selbstständigen Tätigkeit neben der Anstellung. Ob dies der Fall ist, hängt stark von den Umständen ab.

Da die Grenze mitunter fließend sein kann, lohnt es sich, die Situation beurteilen zu lassen, bevor man Schlussfolgerungen über die Einbehaltung oder Verabreichung zieht.

Was genau beinhaltet der Begriff „Lohn“?

Der steuerliche Begriff des Lohns ist weit gefasst. Er umfasst nicht nur das monatlich überwiesene Geld, sondern grundsätzlich alles, was ein Arbeitnehmer aufgrund seines Arbeitsverhältnisses erhält. Dazu gehören auch Sachleistungen wie ein Firmenhandy, Aktienoptionen oder andere Leistungen.

Diese Leistungen können zwar aus den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, dies ist jedoch keine Voraussetzung. Auch Leistungen, die nicht ausdrücklich im Vertrag aufgeführt sind, können als Lohn gelten, sofern sie aus der Arbeitsleistung resultieren. Wichtig: Die Tatsache, dass eine Leistung von einer anderen Person als dem Arbeitgeber stammt, schließt daher nicht aus, dass es sich um Lohn handelt.

Leistungen Dritter, die vom Arbeitgeber gewährt werden

Eine interessante Kategorie umfasst Leistungen, die nicht von Ihnen als Arbeitgeber, sondern von einem Dritten, beispielsweise einem Kunden, Gast oder Besucher, stammen. Solange Sie diese Leistung gestatten oder gewähren, kann sie dennoch als Teil des Lohns Ihres Mitarbeiters gelten. Dies spielte eine Rolle in einem Steuerverfahren vor dem Bezirksgericht Nordniederlande.

Worum ging es in dem Fall?

In diesem Fall war eine Frau als Küsterin für eine Kirchengemeinde angestellt. Bei den Gottesdiensten im Kirchengebäude servierte sie belegte Brötchen und Snacks und kassierte die Raummiete im Namen der Kirche. Für ihre Bewirtung berechnete sie Gebühren, die von der Menge der verzehrten Speisen abhingen, und investierte selbst in die Küchenausstattung.

Aus diesem Grund wollte sie den Freibetrag für Selbstständige geltend machen, da es sich ihrer Ansicht nach um eine von ihrem Arbeitsverhältnis unabhängige Tätigkeit handelte. Der Steuerprüfer argumentierte jedoch, dass es sich tatsächlich um Lohn aus einer Anstellung handele. Der Streitfall landete vor Gericht.

Wie hat der Richter entschieden?

Das Gericht gab dem Gutachter Recht. Aus dem Arbeitsvertrag ging hervor, dass die Küsterin auch für den Betrieb der Küche und des Buffets zuständig war, was durch eine frühere Stellungnahme des Kirchenvorstands bestätigt wurde. Obwohl die Frau selbst in die Ausstattung investiert hatte, urteilte der Richter, dass keine selbstständige Tätigkeit vorlag: Die Bewirtung gehörte zu ihren Aufgaben als Küsterin.

Besonders bemerkenswert ist, dass der Richter die erhaltenen Zulagen auch als Lohn einstufte. Schließlich stammten diese Zulagen nicht vom Arbeitgeber, sondern von Dritten. Dennoch wurden sie als Lohn eingestuft, da sie vom Arbeitgeber gewährt wurden und auf der geleisteten Arbeit beruhten.

Die Lehre für Unternehmer: Die Bezeichnung, die ein Mitarbeiter (oder Sie selbst) einer Vergütung gibt, ist nicht ausschlaggebend. Entscheidend ist, ob die Leistung aus der Arbeit resultiert und von Ihnen genehmigt oder gewährt wird.

Hinweis: Steuerpflichtiges Einkommen, auch ohne Lohnsteuerabführung durch den Arbeitgeber

Das bekannteste Beispiel für Leistungen Dritter sind Trinkgelder, insbesondere im Gastgewerbe. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, zwischen Ihrer Rolle als Arbeitgeber (Lohnsteuer) und der Pflicht Ihres Arbeitnehmers zur Abgabe seiner eigenen Steuererklärung zu unterscheiden.

• Für den Arbeitnehmer gilt: Trinkgelder stellen grundsätzlich steuerpflichtiges Einkommen dar. Der Arbeitnehmer muss erhaltene Trinkgelder in seiner Einkommensteuererklärung angeben, auch wenn der Arbeitgeber keine Lohnsteuer darauf einbehält.
• Für Arbeitgeber gilt: Wenn Sie den Lohn vollständig getrennt von Trinkgeldern berechnet haben und mindestens den gesetzlichen Mindestlohn oder den im Tarifvertrag festgelegten Lohn zahlen, müssen Sie in der Regel keine Lohnsteuer auf Trinkgelder einbehalten. Zahlen Sie einem Mitarbeiter im Gastgewerbe weniger als den gesetzlichen oder tarifvertraglich festgelegten Lohn, kann die Steuer- und Zollbehörde davon ausgehen, dass die Differenz durch Trinkgelder ausgeglichen wird; dieser Anteil kann dann als Lohn besteuert werden.

In jüngsten Stellungnahmen der Expertengruppe hat die Steuer- und Zollverwaltung erneut den Grundsatz bestätigt, dass Arbeitgeber Trinkgelder, die sie direkt von Dritten (z. B. Kunden) erhalten, nicht einbehalten müssen. In solchen Fällen deklariert der Arbeitnehmer den tatsächlich erhaltenen Betrag selbst. Die Situation ändert sich, sobald die Trinkgelder über den Arbeitgeber abgewickelt werden oder das Gehalt unter den gesetzlichen Mindestlohn fällt. Da diese Regelungen regelmäßig präzisiert werden, empfiehlt es sich, die eigene Situation prüfen zu lassen, bevor man Schlussfolgerungen hinsichtlich des Einbehalts zieht.

Wem gehören die Trinkgelder?

Neben dem steuerlichen Aspekt stellt sich auch die zivilrechtliche Frage: Wem gehören die Trinkgelder? Grundsätzlich gehören sie den Mitarbeitern, selbst wenn sie auf ein gemeinsames Sparkonto eingezahlt oder per Debitkarte oder QR-Code ausgezahlt werden. Arbeitgeber dürfen Trinkgelder grundsätzlich nicht zur Deckung eigener Kosten oder Lohnverpflichtungen verwenden.

In der Praxis dürfen Sie als Arbeitgeber nur dann am Trinkgeld beteiligt werden, wenn Sie vor Ort anwesend sind und mithelfen. Früher beauftragte der Arbeitgeber oft einen Mitarbeiter mit der Verteilung des Trinkgelds, und damit war die Sache erledigt. Da Trinkgelder heute zunehmend digital eingehen, ist die Situation komplexer: Als Arbeitgeber müssen Sie eine faire Verteilung gewährleisten und zudem nachweisen können, dass es sich tatsächlich um Trinkgeld und nicht um Betriebseinnahmen oder steuerpflichtige Löhne handelt.

Warum Sie dies als Unternehmer ordnungsgemäß dokumentieren müssen

Vergütungen von Dritten führen regelmäßig zu Streitigkeiten, nicht nur zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern auch mit dem Finanzamt. Die Einstufung als Lohn kann Folgen für die Lohnsteuer, die Frage der Selbstständigkeit und Ihre Verwaltung haben. Werden Beträge fälschlicherweise nicht als Lohn behandelt, riskieren Sie Nachzahlungen und nachfolgende Streitigkeiten.

Diese Risiken lassen sich minimieren, indem man klare Vereinbarungen schriftlich festhält und sorgfältige Aufzeichnungen führt. Beachten Sie Folgendes:

• Dokumentieren Sie, welche Leistungen oder Kostenerstattungen von Dritten Sie gestatten und unter welchen Bedingungen.
• Ein transparentes System zum Sammeln und Verteilen von Trinkgeldern, insbesondere bei Zahlungen mit Debitkarte und QR-Code.
• Nachweise, die belegen, dass es sich bei den Beträgen tatsächlich um Trinkgelder und nicht um verschleierte Löhne oder Einnahmen handelt.
• Nehmen Sie entsprechende Vereinbarungen in den Arbeitsvertrag oder in ein Mitarbeiterhandbuch, damit sie für alle klar sind.

Eine gute Dokumentation hilft Ihnen nicht nur im Umgang mit Ihren Mitarbeitern, sondern auch, wenn der Prüfer Fragen stellt.

Häufig gestellte Fragen zu Leistungen Dritter und Löhnen

Sind Trinkgelder steuerpflichtig?

Für Arbeitnehmer sind Trinkgelder grundsätzlich steuerpflichtiges Einkommen, das in der Einkommensteuererklärung angegeben werden muss. Ob Sie als Arbeitgeber Lohnsteuer einbehalten müssen, hängt von Ihrer individuellen Situation ab, insbesondere davon, ob das gezahlte Gehalt mindestens dem gesetzlichen Mindestlohn oder dem im Tarifvertrag festgelegten Lohn entspricht. Lassen Sie dies für Ihren konkreten Fall prüfen.

Fallen Vorteile von Kunden oder Besuchern unter den Lohn meines Mitarbeiters?

Das ist möglich. Ergibt die Arbeit einem Dritten einen Vorteil und gestatten oder gewähren Sie als Arbeitgeber diesen, kann er als Teil des Lohns gelten, selbst wenn Sie ihn nicht selbst auszahlen. Das Bezirksgericht Nordniederlande kam in dem besprochenen Fall zu diesem Schluss.

Wann gilt eine Leistung von einem Dritten nicht als Lohn?

Fehlt der Bezug zur Arbeit, so sind rein persönliche Geschenke, die nicht mit der Position in Verbindung stehen, oder Einkünfte aus einer nachweislich selbstständigen Tätigkeit neben der Beschäftigung grundsätzlich ausgeschlossen. Entscheidend sind die Fakten: Je stärker der Vorteil mit der Arbeit verknüpft ist, desto eher wird er zum Lohn.

Wem gehören die Trinkgelder?

Grundsätzlich gehören Trinkgelder den Mitarbeitern, auch wenn sie per Karte, QR-Code oder aus einem gemeinsamen Topf gezahlt werden. Als Arbeitgeber haben Sie in der Regel nur dann Anspruch darauf, wenn Sie selbst im Verkaufsraum arbeiten.

Wie kann ich Streitigkeiten mit den Finanzbehörden über Trinkgelder vermeiden?

Sorgen Sie für klare Vereinbarungen und transparente Aufzeichnungen, die belegen, wie Trinkgelder gesammelt und verteilt werden und dass es sich tatsächlich um Trinkgelder handelt. Dies stärkt Ihre Position, falls der Kontrolleur Fragen stellt.

Spielt es eine Rolle, ob der Mitarbeiter persönlich investiert, beispielsweise in Ausrüstung?

Nicht unbedingt. Im vorliegenden Fall investierte die Angestellte zwar selbst in Küchengeräte, was die Tätigkeit aber nicht zu einer selbstständigen Geschäftstätigkeit machte. Entscheidend war, dass die Arbeit Teil ihrer beruflichen Tätigkeit war.

Gilt dies nur für das Gastgewerbe?

Nein. Trinkgelder sind das bekannteste Beispiel, aber das Prinzip gilt allgemeiner: Jeder Vorteil, den ein Dritter aus der Arbeit erhält und der vom Arbeitgeber gewährt wird, kann als Lohn gelten. Denken Sie auch an feste Kundenhonorare oder strukturelle Boni von Kunden.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Verträge rechtlich wasserdicht sind

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