MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
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Ein Firmenfahrrad ist steuerlich ganz einfach: Wenn Sie als Arbeitgeber ein Fahrrad zur Verfügung stellen, fällt jährlich ein fester Zuschlag von 7 % des empfohlenen Verkaufspreises (inkl. MwSt.) an. Dieser Zuschlag wird dem steuerpflichtigen Lohn des Mitarbeiters hinzugerechnet und ersetzt das bisherige, umständliche Fahrtenbuch. Dadurch ist das Firmenfahrrad zu einer attraktiven und leicht zugänglichen Zusatzleistung geworden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das System funktioniert, worauf Sie als Unternehmer achten sollten und welche Möglichkeiten Sie haben.
Wie funktioniert der Steuerzuschlag für ein Firmenfahrrad?
Wenn Sie einem Mitarbeiter ein Fahrrad zur Verfügung stellen, geht die Steuer- und Zollverwaltung in der Regel davon aus, dass dieses auch privat genutzt wird. Für diese private Nutzung wird ein Pauschalbetrag von 7 % des empfohlenen Verkaufspreises des Fahrrads inklusive Mehrwertsteuer erhoben. Dieser Betrag wird jährlich zum Gehalt des Mitarbeiters hinzugerechnet, auf dessen Grundlage die Lohnsteuer berechnet wird.
Beispiel: Kostet das Fahrrad laut unverbindlicher Preisempfehlung 2.000 €, beträgt der geldwerte Vorteil 7 % × 2.000 € = 140 € pro Jahr. Für einen Arbeitnehmer mit einem durchschnittlichen Steuersatz von rund 37 % entspricht dies netto etwas über 50 € pro Jahr. Daher ist ein Firmenfahrrad für die meisten Arbeitnehmer steuerlich vorteilhaft.
Der größte Vorteil liegt in der Einfachheit. Nach den alten Regelungen musste ein Mitarbeiter die Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten genau erfassen und die Kosten entsprechend zuordnen. Dieser Verwaltungsaufwand entfällt: Dank der Pauschalvergütung ist die Kilometererfassung nicht mehr erforderlich.
Bitte beachten Sie: Auch das Pendeln mit dem Fahrrad gilt als private Nutzung
Ein wichtiger Unterschied zum Firmenwagen: Bei einem Fahrrad gilt die Fahrt zur Arbeit als private Nutzung. Der 7%ige Zuschlag umfasst daher auch das Radfahren von zu Hause ins Büro. Stellt man dem Mitarbeiter ein Fahrrad für den Arbeitsweg zur Verfügung, kann er grundsätzlich keine steuerfreie Fahrtkostenpauschale mehr für diese Fahrten erhalten. Wägen Sie dies im Einzelfall ab, da die Fahrtkostenpauschale für Vielfahrer unter Umständen sogar vorteilhafter sein kann.
Änderung im Jahr 2026: Manchmal keine zusätzliche Steuerpflicht mehr
Ab 2026 wurde die Regelung in einem wichtigen Punkt präzisiert. Bis dahin galt der Pauschalzuschlag auch dann, wenn das Fahrrad im Wesentlichen nur für den Arbeitsweg genutzt und nur selten zu Hause abgestellt wurde. Seither gilt folgende Regel: Wenn der Arbeitnehmer das Fahrrad nicht an seiner Wohnadresse abstellt oder es dort nur gelegentlich (in der Praxis maximal etwa 10 %) parkt, fällt kein Zuschlag an.
Diese Ausnahme ist insbesondere dann relevant, wenn das Fahrrad beispielsweise auf dem Firmengelände oder an einem dafür vorgesehenen Abstellplatz abgestellt wird. Die Beweislast liegt jedoch vollständig bei Ihnen als Arbeitgeber: Sie müssen nachweisen können, dass das Fahrrad so gut wie nie zu Hause abgestellt wird. Dokumentieren Sie dies daher klar, beispielsweise in einer schriftlichen Nutzungsvereinbarung. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Situation unter diese Ausnahme fällt, lassen Sie dies prüfen, bevor Sie auf den geldwerten Vorteil verzichten.
Eigenes Fahrrad des Mitarbeiters: andere Regeln
Nutzt ein Mitarbeiter sein eigenes Fahrrad, fällt keine Steuer an. In diesem Fall können Sie unter den üblichen Bedingungen eine steuerfreie Kilometerpauschale für Dienstreisen und den Arbeitsweg gewähren, die die Reisekosten abdeckt.
Wenn Sie die Anschaffung, Wartung oder Versicherung eines privaten Fahrrads eines Mitarbeiters erstatten, ist diese Erstattung grundsätzlich steuerpflichtiger Lohn. Sie können diese Erstattung jedoch unter den Freibetrag der Regelung zu berufsbedingten Kosten (WKR) stellen, sodass für den Mitarbeiter keine Steuern anfallen. Beachten Sie dabei die Grenzen des Freibetrags.
Firmenleasing für Fahrräder: Wichtige Punkte für Arbeitgeber
Viele Arbeitgeber entscheiden sich für ein Fahrradleasing-Modell. Der Vorteil: Bei ausreichender Beteiligung lassen sich oft günstigere Konditionen mit Anbietern, Wartungsfirmen und Versicherern aushandeln. Ein Firmenfahrrad passt zudem gut in ein umfassenderes Mobilitätspaket, beispielsweise zusammen mit einem ÖPNV-Abo oder einem Firmenwagen.
Indem Sie das Fahrrad in die Beschäftigungsbedingungen aufnehmen, machen Sie das Angebot für alle Mitarbeiter zugänglich. Dokumentieren Sie die Vereinbarungen klar und deutlich, beispielsweise im Arbeitsvertrag oder im Mitarbeiterhandbuch. Beachten Sie Folgendes:
- Mehrwertsteuerabzug: Der Mehrwertsteuerabzug für Firmenfahrräder ist in vielen Fällen begrenzt. Besprechen Sie dies mit Ihrem Steuerberater.
- Wartung und Reparatur: Klären Sie, wer zuständig ist, und lassen Sie die Wartung vorzugsweise von einem Fachmann durchführen.
- Versicherung und Diebstahl: Geben Sie an, wer versichert ist und was im Falle von Diebstahl oder Beschädigung geschieht, einschließlich der Pflicht, das Fahrrad ordnungsgemäß abzuschließen.
- Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Regelung dessen, was mit einem gemieteten Fahrrad geschieht, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Gute Vereinbarungen beugen späteren Streitigkeiten vor. Möchten Sie sichergehen, dass Ihr Fahrradleasingprogramm in Bezug auf die Arbeitsbedingungen rechtssicher ist? Unsere für Arbeitsrecht unterstützen Sie gerne dabei.
Häufig gestellte Fragen zum Firmenfahrrad
Wie hoch ist der geldwerte Vorteil eines Firmenfahrrads, der steuerlich absetzbar ist?
Der geldwerte Vorteil beträgt 7 % der unverbindlichen Preisempfehlung für das Fahrrad (inkl. MwSt.) pro Jahr. Dieser Betrag wird dem steuerpflichtigen Lohn des Arbeitnehmers hinzugerechnet; die Lohnsteuer wird auf Basis dieses Betrags berechnet.
Muss der Mitarbeiter weiterhin die gefahrenen Kilometer erfassen?
Nein. Aufgrund der Pauschalgebühr ist die Kilometererfassung für Firmenfahrräder nicht mehr erforderlich. Dies vereinfacht die Verwaltung erheblich.
Kann ein Mitarbeiter zusätzlich zum Firmenfahrrad auch eine Fahrtkostenpauschale erhalten?
Grundsätzlich wird für Fahrten, die der Mitarbeiter mit dem Firmenfahrrad unternimmt (einschließlich des Arbeitswegs), keine steuerfreie Reisekostenvergütung gewährt. Bei anderen Verkehrsmitteln oder Fahrten ohne Firmenwagen kann dies unter Umständen möglich sein; dies sollte im Einzelfall geprüft werden.
Gilt die Steuererhöhung auch für ein zweites Firmenfahrrad?
Ja. Wenn Sie einem Mitarbeiter mehrere Fahrräder zur Verfügung stellen, gilt der Zuschlag von 7 % auf das zu versteuernde Einkommen in der Regel für jedes einzelne Fahrrad.
Ist ein Firmenfahrrad für den Arbeitgeber von Vorteil?
Ein Firmenfahrrad ist eine attraktive und vergleichsweise kostengünstige Zusatzleistung für Mitarbeiter, die zu nachhaltiger Mobilität und Gesundheit beiträgt. Ob es steuerlich optimal ist, hängt von der jeweiligen Situation, dem Mobilitätspaket und der Umsatzsteuerregelung Ihres Unternehmens ab.
Sie möchten ein Firmenfahrrad auf legalem Wege beschaffen?
Möchten Sie ein Firmenfahrrad oder ein Fahrradleasing anbieten und dies rechtlich in Ihren Arbeitsbedingungen festschreiben? MKB Juristen erstellt die notwendigen Dokumente für Sie und berät Sie zu den Vertragsbedingungen, wie z. B. dem Arbeitsvertrag und den dazugehörigen Bestimmungen. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch – wir beraten Sie gerne.
