Eine Ermessensregelung für zusätzliche Urlaubstage ist zulässig

Ja, als Arbeitgeber können Sie eine eigene, abweichende Regelung für zusätzliche Urlaubstage treffen. Zusätzliche Urlaubstage – also alle Urlaubstage, die über das gesetzliche Minimum von viermal der vereinbarten Wochenarbeitszeit hinausgehen – fallen nicht unter den europäischen Mindestschutz, sondern unter niederländisches Recht und Ihre eigenen Vereinbarungen. Der Europäische Gerichtshof hat dies in seinem Urteil vom 19. November 2019 (Fall TSN/Fimlab) bestätigt. Sie können daher selbst festlegen, ob diese zusätzlichen Urlaubstage verfallen, ausbezahlt, übertragen oder im Krankheitsfall angesammelt werden – sofern ein anwendbarer Tarifvertrag nichts anderes vorsieht.

Was sind gesetzliche und nicht gesetzliche Feiertage?

Das niederländische Feiertagsrecht kennt zwei Arten von Urlaubstagen, und diese Unterscheidung ist entscheidend dafür, was Sie als Arbeitgeber anordnen dürfen und was nicht.

• Gesetzliche Feiertage. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf mindestens das Vierfache der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit pro Jahr. Bei einer Vollzeitstelle mit fünf Tagen pro Woche entspricht dies 20 gesetzlichen Feiertagen pro Jahr. Dieser Mindestanspruch ist gesetzlich geschützt und darf nicht unterschritten werden.
• Außergesetzliche Urlaubstage. Alles, was Sie zusätzlich zum gesetzlichen Mindesturlaub gewähren – beispielsweise die 5 zusätzlichen Tage, die viele Arbeitgeber auf 25 Urlaubstage bringen – sind außergesetzliche Urlaubstage. Sie sind nicht verpflichtet, diese zu gewähren; die Regelung erfolgt im Arbeitsvertrag, in der Personalrichtlinie oder in einem Tarifvertrag.

Da zusätzliche Urlaubstage über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus freiwillig sind, haben Sie deutlich mehr Spielraum bei der Festlegung der Bedingungen. Dieser Unterschied betrifft praktisch alle Fragen, die Sie sich als Arbeitgeber stellen: Wann verfallen die Urlaubstage, werden sie ausbezahlt und gelten sie auch im Krankheitsfall?.

Gesetzliche versus nicht-gesetzliche Feiertage in Kürze

• Anzahl: Das gesetzliche Minimum beträgt vier Wochen pro Jahr; alles darüber hinaus wird von Ihnen selbst (oder im Tarifvertrag) festgelegt.
• Ablauf/Verjährungsfrist: Gesetzliche Fristen verjähren in der Regel sechs Monate nach dem Jahr ihrer Entstehung; nicht gesetzliche Fristen verjähren erst nach mehreren Jahren.
• Bezahlung während des Arbeitsverhältnisses: gesetzliche Feiertage grundsätzlich nicht, nicht gesetzliche Feiertage ja (nach gegenseitiger Vereinbarung).
• Eigene abweichende Regelungen: sehr eingeschränkt an gesetzlichen Feiertagen, weitgehend möglich an nicht gesetzlichen Feiertagen.

Warum die Regeln für Urlaubstage, die über das gesetzliche Minimum hinausgehen, flexibler sind

Der Hintergrund liegt im europäischen Recht. Das Recht auf bezahlten Urlaub ist ein Grundrecht, verankert in der EU-Grundrechtecharta. Die Europäische Arbeitszeitrichtlinie garantiert daher einen Mindesturlaub von vier Wochen pro Jahr. Der Europäische Gerichtshof hat bereits entschieden, dass Arbeitnehmer, die ihren gesetzlichen Urlaub aufgrund von Krankheit nicht nehmen können, diesen grundsätzlich ins nächste Jahr übertragen können müssen.

Lange Zeit lautete die große Frage: Gelten diese Schutzregeln auch für die zusätzlichen Tage über die Mindestdauer von vier Wochen hinaus?

Das Urteil vom 19. November 2019 (TSN/Fimlab)

Dies wurde im Fall einer finnischen Laborassistentin zu einem kritischen Problem. Aufgrund einer Krankheit konnte sie ihren gesetzlichen Urlaub nicht nehmen. Das finnische Recht erlaubte zwar die Übertragung von Krankheitstagen, verbot dies jedoch für Tage, die das gesetzliche Minimum überschritten. Die Gewerkschaft sah darin einen Verstoß gegen die EU-Grundrechtecharta und brachte den Fall vor den Europäischen Gerichtshof.

Der Gerichtshof entschied, dass die europäische Mindesturlaubsrichtlinie lediglich einen Mindestanspruch von vier Wochen garantiert. Gewähren Mitgliedstaaten oder Tarifparteien über diesen Mindesturlaub hinaus weitere Urlaubstage, können sie die Bedingungen hierfür selbst festlegen. Außergesetzliche Urlaubstage fallen daher nicht unter EU-Recht, sondern unter nationales Recht. Die vom Gerichtshof entwickelten Schutzregeln für gesetzliche Urlaubstage im Krankheitsfall müssen für außergesetzliche Urlaubstage nicht befolgt werden. Auch die EU-Charta verbietet eine solche abweichende nationale Regelung nicht.

Welche Vereinbarungen dürfen Sie hinsichtlich außergesetzlicher Urlaubstage treffen?

Diese Regelung lässt Ihnen als Arbeitgeber viel Freiheit. Es empfiehlt sich, Vereinbarungen schriftlich festzuhalten, beispielsweise im Arbeitsvertrag oder in einem Mitarbeiterhandbuch. Übliche Vereinbarungen umfassen Folgendes:

• Überschüssige Urlaubstage verfallen. Sie können vereinbaren, dass nicht genutzte Urlaubstage am Ende des Jahres verfallen, anstatt ins nächste Jahr übertragen zu werden.
• Tausch oder Anrechnung von zusätzlichen Urlaubstagen. Erwägen Sie, zusätzliche Urlaubstage im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen mit Krankheitstagen zu verrechnen.
• Keine oder nur begrenzte Ansammlung von Urlaubstagen während einer Krankheit. Anders als bei gesetzlichen Urlaubstagen schreibt das Gesetz nicht vor, dass während einer Krankheit zusätzliche Urlaubstage angesammelt werden. Sie können daher Ihre eigenen – und möglicherweise günstigeren – Regelungen diesbezüglich treffen.
• Negativer Urlaubsanspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Sie können Vereinbarungen über einen negativen, über dem gesetzlichen Urlaubsanspruch liegenden Urlaubsanspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Beachten Sie den Unterschied zwischen Verfall und Verschreibung

Die Unterscheidung betrifft auch den Zeitraum, in dem Tage gültig bleiben:

• Gesetzliche Urlaubstage haben eine kurze Verfallsfrist: Sie verfallen grundsätzlich sechs Monate nach dem Kalenderjahr, in dem sie entstanden sind, es sei denn, der Arbeitnehmer konnte sie aus triftigen Gründen nicht nehmen.
• Für außergesetzliche Urlaubstage gilt eine längere Verjährungsfrist von mehreren Jahren. Weitere Vereinbarungen hierzu können im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag enthalten sein.

Wichtig: Gemäß der ständigen europäischen Rechtsprechung sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, Ihre Beschäftigten rechtzeitig über ihre verbleibenden Urlaubstage zu informieren und sie zur Inanspruchnahme dieser Tage aufzufordern. Andernfalls können Urlaubstage, die andernfalls verfallen oder verjähren würden, ungenutzt bleiben – diese Informations- und Fürsorgepflicht gilt sowohl für gesetzliche als auch für nicht gesetzliche Urlaubstage. Eine aktive Urlaubsregelung ist daher kein unnötiger Luxus, sondern verhindert die Anhäufung von Resturlaubsansprüchen.

Achten Sie auf einen anwendbaren Tarifvertrag

Das niederländische Recht lässt Ihnen viel Spielraum, doch ein zwingender Tarifvertrag kann diesen einschränken. So kann ein Tarifvertrag beispielsweise die Anzahl der Tage, die über das gesetzliche Minimum hinausgehen, begrenzen, Berechnungsregeln festlegen oder einen umfassenderen Schutz als das Gesetz bieten. Prüfen Sie daher immer, ob ein Tarifvertrag für Ihr Unternehmen gilt, bevor Sie eine eigene Vereinbarung treffen. Eine Vereinbarung, die einer Bestimmung eines zwingenden Tarifvertrags widerspricht, ist ungültig.

Bringen Sie Ihre Urlaubsregelung in 4 Schritten in Ordnung

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme. Zählen Sie für jeden Mitarbeiter die gesetzlichen und nicht gesetzlichen Urlaubstage sowie die noch ausstehenden Urlaubstage aus den Vorjahren.
2. Prüfen Sie den Tarifvertrag. Stellen Sie fest, ob ein zwingender Tarifvertrag gilt und welche verbindlichen Regelungen er in Bezug auf Urlaub enthält.
3. Vereinbarungen sollten schriftlich festgehalten werden. Regelungen zu Verfall, Zahlung und Ansammlung von Ansprüchen während der Krankheit sollten im Arbeitsvertrag oder im Mitarbeiterhandbuch enthalten sein.
4. Informieren Sie rechtzeitig. Erinnern Sie die Mitarbeiter jedes Jahr aktiv an ihre verbleibenden Urlaubstage, damit diese nicht verfallen und die Verjährungsfristen eingehalten werden.

Häufig gestellte Fragen zu außergesetzlichen Urlaubstagen

Können außerordentliche Urlaubstage verfallen?

Ja. Anders als gesetzliche Urlaubstage können Sie als Arbeitgeber vereinbaren, dass zusätzliche Urlaubstage am Jahresende verfallen oder nicht ins nächste Jahr übertragen werden, sofern im Tarifvertrag nichts anderes festgelegt ist. Dokumentieren Sie dies jedoch unbedingt schriftlich und informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig.

Erwirbt ein kranker Mitarbeiter zusätzliche Urlaubstage?

Das Gesetz schreibt dies nicht vor. Grundsätzlich erwirbt ein kranker Arbeitnehmer weiterhin die gesetzlichen Urlaubstage, aber für außergesetzliche Urlaubstage können Sie eigene Regelungen treffen, z. B. dass diese bei Langzeitkrankheit nicht oder nur in begrenztem Umfang angesammelt werden.

Darf ich zusätzliche Urlaubstage auszahlen lassen?

Zusätzliche Urlaubstage können während des Arbeitsverhältnisses in bar ausgezahlt werden, sofern Arbeitgeber und Arbeitnehmer dies vereinbaren. Dies gilt grundsätzlich nicht für gesetzliche Urlaubstage: Diese sind für die tatsächliche Inanspruchnahme von Urlaub vorgesehen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden die verbleibenden Urlaubstage (sowohl gesetzliche als auch zusätzliche) ausbezahlt.

Worin besteht der Unterschied zwischen dem Ablaufdatum und der Verjährungsfrist für Urlaubstage?

Der Verfall eines Urlaubstages bedeutet, dass dieser nach kurzer Zeit endgültig verfällt. Dies gilt für gesetzliche Urlaubstage, in der Regel sechs Monate nach dem Jahr ihrer Entstehung. Die Verjährungsfrist beträgt mehrere Jahre und gilt für Urlaubstage, die über das gesetzliche Minimum hinausgehen. In beiden Fällen bleibt die Frist nur dann gültig, wenn Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über ihre verbleibenden Urlaubstage informiert haben.

Wie viele zusätzliche gesetzliche Urlaubstage muss ich gewähren?

Gar keine. Sie sind lediglich verpflichtet, das gesetzliche Minimum zu leisten: das Vierfache der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit. Alles darüber hinaus ist freiwillig und liegt in Ihrem Ermessen, es sei denn, ein Tarifvertrag sieht ein Minimum vor.

Gilt die Regelung auch dann, wenn ein Tarifvertrag anwendbar ist?

Nicht ohne Weiteres. Ein verbindlicher Tarifvertrag kann Regelungen zu gesetzlichen und außergesetzlichen Feiertagen enthalten, die Vorrang vor Ihren eigenen Vereinbarungen haben. Prüfen Sie daher immer zuerst den geltenden Tarifvertrag, bevor Sie eine abweichende Regelung einführen.

Sie möchten zusätzliche Urlaubstage auf absolut sichere Weise organisieren?

Möchten Sie eine klare und rechtssichere Urlaubsregelung erstellen oder Ihre Beschäftigungsbedingungen entsprechend anpassen? Unsere Arbeitsrechtler kennen das Gesetz und die Fallstricke von Tarifverträgen und sorgen dafür, dass Ihre Regelung korrekt ist. Möchten Sie zunächst einen konkreten Fall besprechen? Informieren Sie sich über unsere Rechtsberatung für Unternehmer oder vereinbaren Sie direkt ein unverbindliches Erstgespräch für eine kostenlose Beratung.