Werknemers hebben recht op vakantie. En dus krijg je zeker in aanloop naar de zomerperiode veel vakantieaanvragen binnen. Deze vakantieaanvragen mag je niet zomaar weigeren, maar soms kan het toch niet anders. Het kan nu eenmaal niet de bedoeling zijn dat de integrale klantendienst gelijktijdig aan de Costa del Sol vertoeft. Daar kunnen klanten niet mee lachen! Wil jij de verlofaanvraag weigeren? Weet dan wel dat dat niet zomaar kan. Onderstaande vier juridische tips zijn niet onbelangrijk.
# 1. Reageer binnen 2 weken
Wil je als werkgever een verlofaanvraag weigeren? Dan moet je spoedig reageren. Je beschikt immers over een termijn van twee weken om op de verlofaanvraag te reageren. Doe je dat niet tijdig, dan ga je akkoord met de verlofaanvraag zoals de werknemer het heeft aangevraagd. In de praktijk moet je binnen een termijn van 2 weken schriftelijk reageren op de verlofaanvraag. Indien het gaat om bovenwettelijke vakantiedagen, kan een cao of een arbeidsovereenkomst wel een andere termijn opleggen. Daarover informeren onze juristen jou graag.
# 2. Motiveer de weigering
Niet alleen moet je binnen een termijn van twee weken schriftelijk reageren, bovendien moet je in de weigeringsbrief jouw argumentering meedelen. En laat er geen misverstanden over bestaan: de rechtspraak is streng. Heel streng.
De verlofaanvraag weigeren is toegelaten wanneer er sprake is van “gewichtige redenen” of van een “zwaarwegend bedrijfsbelang”. De vakantie moet met andere woorden resulteren in een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Bovendien moeten de gevolgen van de verstoring groter zijn dan de gevolgen van het niet inwilligen van het verzoek. Dat is niet snel het geval. Daarom spreek je er best even over met onze juristen.
Je kan natuurlijk ook gewoon de verlofaanvraag weigeren omdat er onvoldoende opneembare vakantiedagen zijn. Maar ook dat moet je schriftelijk meedelen.
# 3. Contractuele bepalingen
In een cao kan er te lezen zijn dat het in een bepaalde periode niet is toegelaten om vakantiedagen op te nemen. Dergelijke afspraken kunnen overigens ook worden opgenomen in individuele arbeidsovereenkomsten. Ook dat zorgt ervoor dat je veel steviger in de schoenen staat. Maar ook indien dat het geval is, moet je nog steeds een schriftelijke en gemotiveerde weigering aan de werknemer bezorgen. Je verwijst in jouw uitgebreide motivering naar dergelijke regels en afspraken.
# 4. Stuur aan op oplossingen
Als werkgever moet je de bedrijfsbelangen steeds vergelijken met de persoonlijke belangen van de werknemer. En net daarom dien je oplossingsgericht te denken. Indien enkel de eerste twee verlofdagen een probleem vormen, moet je bijvoorbeeld niet de integrale verlofaanvraag weigeren. In de gemotiveerde weigeringsbrief geef je best concreet aan voor welke dagen er al dan niet een probleem rijst.
Plan bovendien snel een gesprek in waarbij jullie naar oplossingen zoeken. Zo’n persoonlijk gesprek verkleint niet alleen de kans op een betwisting, maar vergroot bovendien ook het rechtmatig karakter van jouw weigering. Vergeet wel niet om notities te nemen bij het persoonlijk gesprek en een aantal zaken op papier te zetten, opdat er achteraf geen betwistingen boven water hoeven te komen.
MKB Juristen helpt jou verder
Werknemers hebben recht op verlof, terwijl jij je om de bedrijfscontinuïteit zorgen mag maken. Daarom denken wij van MKB Juristen reeds preventief na over de verlofaanvraag. In onze arbeidsovereenkomsten nemen we daarover afspraken op, bijvoorbeeld door een schriftelijke verlofaanvraag expliciet te verplichten. Maar denk daarnaast ook aan het personeelsreglement, waar we de sancties verduidelijken bij een onwettige afwezigheid na een geweigerde verlofaanvraag.
Maar bovendien informeren we jou al even graag over de feitelijke verlofaanvraag en stellen we voor jou een gemotiveerde weigeringsbrief op. Hierbij schakelen we snel, om de korte termijn van 2 weken te respecteren. Zo kan de werknemer zich alvast niet op juridische achterpoortjes beroepen. Meer weten over onze dienstverlening? Maak dan nu een belafspraak.
