Erstellung eines Freelancerseiner Checkliste für die Beauftragung für den Kunden

Von Scheinselbstständigkeit spricht man, wenn jemand formal als Freiberufler tätig ist, die Zusammenarbeit aber tatsächlich ein Arbeitsverhältnis darstellt. Das Finanzamt kann dieses Verhältnis dann rückwirkend als Arbeitsvertrag einstufen. Die Folge betrifft vor allem Sie als Auftraggeber: Sie sind für die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich, die Sie hätten abführen müssen.

Es ist wichtig, dass die Beweislast bei Ihnen liegt. Sie müssen nachweisen können, dass kein Arbeitsverhältnis bestand. Die Finanzbehörden prüfen dabei nicht nur die vertraglichen Bestimmungen, sondern vor allem die tatsächliche Zusammenarbeit. Eine sorgfältige Überprüfung der Zusammenarbeit mit Selbstständigen beurteilt daher nicht nur die Dokumente, sondern auch die tatsächliche Beziehung.

Die Kernfrage ist, ob ein Unterordnungsverhältnis besteht. Im Urteil im Fall Deliveroo führte der Oberste Gerichtshof eine Reihe von Aspekten an, die gemeinsam abgewogen werden: Art und Dauer der Arbeit, die Art und Weise der Festlegung von Arbeit und Arbeitszeit, die Einbindung in das Unternehmen, ob persönliche Arbeit verpflichtend ist, die Vergütungsmethode und ob der Arbeitnehmer sich wie ein Unternehmer verhält und in wirtschaftlichen Transaktionen als solcher agiert.

Kein einzelner Standpunkt ist für sich genommen ausschlaggebend; es geht um das Gesamtbild. Jemand mit mehreren Mandanten, persönlichen Investitionen und einem gewissen unternehmerischen Risiko ist besser aufgestellt als jemand, der über einen längeren Zeitraum in Vollzeit und unter Aufsicht dieselbe Arbeit wie Ihre festangestellten Mitarbeiter verrichtet. Unsere Rechtsexperten erörtern diese Standpunkte mit Ihnen und übertragen sie auf Ihre konkrete Situation.

Stellt die Steuer- und Zollverwaltung eine Scheinbeschäftigung fest, folgt eine zusätzliche Lohnsteuerfestsetzung. Da die Durchsetzung der Vorschriften wieder aufgenommen wurde, kann diese zusätzliche Festsetzung rückwirkend ab dem Zeitpunkt des Beginns der Durchsetzung erfolgen. Die Beträge können sich erheblich summieren, insbesondere bei langjährigen oder mehreren Beschäftigungsverhältnissen.

Neben steuerlichen Nachberechnungen können auch arbeitsrechtliche Folgen auftreten: Ein als Angestellter eingestufter Selbstständiger hat unter Umständen Anspruch auf Lohnfortzahlung, Rentenansprüche oder tarifvertragliche Rechte. Darüber hinaus kann die Steuer- und Zollverwaltung bei vorsätzlicher oder systematischer Scheinselbstständigkeit Bußgelder verhängen. Da sich die Regelungen und deren Durchsetzung in diesem Bereich ständig weiterentwickeln, empfiehlt es sich, Ihre Anstellung aktuell prüfen zu lassen, anstatt sich auf eine frühere Bewertung zu verlassen.

Ein schriftlicher Dienstleistungsvertrag bildet die vertragliche Grundlage für eine sichere Beauftragung. Darin legen Sie unter anderem fest, dass es sich um eine Verpflichtung zur Erreichung eines bestimmten Ergebnisses handelt, wie der Selbstständige seine Arbeit selbstständig organisiert, dass Vertretung zulässig ist und wie Vergütung und Risiko verteilt werden. So belegen Sie die Unabhängigkeit auch schriftlich.

Ein Vertrag allein genügt jedoch nicht. Die Steuer- und Zollverwaltung prüft, ob die tatsächliche Durchführung dem Vertrag entspricht. Wenn Sie den Freiberufler in der Praxis wie einen Angestellten behandeln, nützt Ihnen selbst der beste Vertrag nichts. Deshalb betrachten wir beides: das Dokument und Ihre Vorgehensweise damit.

Ein Arbeitsverhältnis kann sich allmählich verändern. Was als klar definierte Aufgabe beginnt, kann sich im Laufe der Zeit zu einer Festanstellung in Ihrem Unternehmen entwickeln. Daher ist eine einmalige Beurteilung zu Beginn nicht ausreichend, insbesondere bei langfristigen Einstellungen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die tatsächliche Situation noch den Vereinbarungen entspricht.

Achten Sie außerdem auf den Stundensatz und Anzeichen für Integration, wie beispielsweise einen festen Arbeitsplatz, eine Firmen-E-Mail-Adresse oder die gleichberechtigte Teilnahme an internen Meetings. Unsere Rechtsexperten unterstützen Sie bei der Entwicklung einer Arbeitsmethode, die Ihnen eine strukturell überschaubare Personalbeschaffung ermöglicht, anstatt diese im Nachhinein fallweise anpassen zu müssen.

Wir erstellen für Sie eine individuelle Freelance-Einstellungsprüfung zum Festpreis ab 99 Euro. Die Kosten werden Ihnen im Voraus transparent dargestellt. Sie erhalten zunächst einen Entwurf bzw. eine Bewertung und zahlen erst im Anschluss. Der Endpreis richtet sich nach dem Umfang der Prüfung: Anzahl der Auftragsverhältnisse, Branche und ob Sie auch die zugrundeliegenden Verträge prüfen lassen möchten.

Im Rahmen des kostenlosen Erstgesprächs besprechen wir, wie Sie aktuell mit Freelancern zusammenarbeiten und wo die Risiken liegen, damit die Überprüfung Ihrer tatsächlichen Situation entspricht und Sie genau wissen, welche Einstellungen Aufmerksamkeit erfordern.