Wann versendest du eine Erinnerung?
Sie versenden eine formelle Zahlungsaufforderung, nachdem die Zahlungsfrist abgelaufen ist und eine freundliche Mahnung erfolglos blieb. Mit dieser formellen Zahlungsaufforderung setzen Sie dem Kunden eine letzte Zahlungsfrist
und erläutern klar die Konsequenzen bei Nichtzahlung.
Für Geschäftskunden ist eine formelle Zahlungsaufforderung zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber empfehlenswert. Ohne eine solche Aufforderung können Sie in vielen Fällen keine gesetzlichen Zinsen und Inkassokosten geltend machen. Verbrauchern gegenüber
ist eine ordnungsgemäße Zahlungsaufforderung gesetzlich vorgeschrieben, bevor Sie Inkassokosten erheben dürfen.
Was muss in einem Aufforderungsschreiben enthalten sein?
Eine rechtlich korrekte Mahnung enthält mindestens:
– einen eindeutigen Bezug zur offenen Rechnung mit Rechnungsnummer und Betrag
– das Datum des Zahlungsablaufs
– eine verbindliche Zahlungsfrist – in der Regel 5 bis 14 Tage für Geschäftskunden, mindestens 14 Tage für Verbraucher
– einen Hinweis auf die Folgen: gesetzliche (kaufmännische) Zinsen, Inkassokosten und weitere rechtliche Schritte
Senden Sie die Erinnerung am besten sowohl per E-Mail als auch per Einschreiben. So können Sie später nachweisen, dass der Kunde die Erinnerung erhalten hat.
Hinweis für Verbraucher: die 14-tägige Frist
Zahlt ein Privatkunde nicht, sind Sie gesetzlich verpflichtet, ihm ein sogenanntes 14-Tage-Mahnschreiben zu schicken. Darin räumen Sie dem Verbraucher eine Frist von 14 Tagen ein, um kostenfrei zu zahlen. Erst
nach Ablauf dieser Frist dürfen Sie Inkassokosten erheben.
Wenn die Zahlungsaufforderung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann der Richter die Beitreibungskosten ablehnen – selbst wenn der Hauptbetrag zugesprochen wird.
Erinnerung an einen Geschäftskunden
Für Geschäftskunden sind die Regeln weniger streng, doch auch hier ist das formelle Mahnschreiben der entscheidende Punkt im Inkassoverfahren. Ein gut formuliertes Mahnschreiben versetzt den Kunden in Zahlungsverzug, ermöglicht die Geltendmachung gesetzlicher Verzugszinsen (ab 2026: 12,50 %) und bildet die Grundlage für weitere rechtliche Schritte.
Bitte beachten Sie: Geben Sie in der Zahlungserinnerung nicht explizit an, auf welche Erinnerung es sich handelt („erste Erinnerung“, „zweite Erinnerung“). Der Kunde weiß dann, dass weitere folgen werden und hat weniger Grund, schnell zu zahlen.
Wann reicht eine Erinnerung nicht aus?
Wenn der Kunde den Rechnungsinhalt beanstandet, ist eine Standard-Mahnung nicht zielführend. Zunächst ist eine rechtliche Prüfung erforderlich: Ist Ihre Forderung stichhaltig? Befindet sich der Kunde im Zahlungsverzug? Welcher Ton und welche Strategie sind am besten geeignet? Wir erstellen die Mahnung für Sie oder prüfen, ob eine Mahnung oder eine förmliche Zahlungsaufforderung sinnvoller wäre.
