MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Die Vertragsautomatisierung ermöglicht es Mitarbeitern, mithilfe vorab genehmigter Vorlagen und Klauseln schnell und einfach selbst korrekte Verträge zu erstellen – anstatt einzelne Dokumente zu kopieren und ständig die Rechtsabteilung einzuschalten. Das spart Zeit, reduziert das Fehlerrisiko und gewährleistet einheitliche, rechtskonforme Verträge. Davon profitieren nicht nur Großunternehmen mit Zehntausenden von Verträgen, sondern auch KMU mit Hunderten von Vereinbarungen. Im Folgenden erfahren Sie, wie es funktioniert und welche Vorteile es bietet.
Warum stellt das Vertragsmanagement eine solche Herausforderung dar?
Studien zeigen, dass große Brokerhäuser durchschnittlich 20.000 bis 40.000 aktive Verträge verwalten. KMU hingegen können problemlos Hunderte bis Tausende von Verträgen betreuen. Mit begrenzten Ressourcen und Budgets ist dies jedoch schwierig effizient umzusetzen – und selbst bei kleineren Vertragszahlen treten Probleme auf. Die Optimierung und Automatisierung des Vertragsmanagements beugt späteren Schwierigkeiten vor.
Das Problem der handschriftlichen Vertragserstellung
Angenommen, ein Vertriebskollege möchte einen Vertrag aufsetzen. Üblicherweise kopiert er den Text eines ähnlichen Vertrags und passt einige Details an. Das Risiko: Der neue Vertrag entspricht nicht den gesetzlichen Bestimmungen, enthält Fehler oder wichtige Lücken – insbesondere dann, wenn der ursprüngliche Vertrag für einen völlig anderen Anwendungsfall gedacht war.
Im besten Fall geht der Entwurf anschließend zur Prüfung an die Rechtsabteilung. Das kostet Zeit und Geld, insbesondere wenn jedes Detail geprüft oder bewertet werden muss. Mit der Vertragsautomatisierung ändert sich dieser Prozess grundlegend.
Was ist Vertragsautomatisierung?
Die Vertragsautomatisierung ist der Prozess, bei dem Verträge automatisch auf Basis vorab erfasster (Kunden-)Informationen generiert werden. Spezielle Software arbeitet mit einer Bibliothek genehmigter Vorlagen und Klauseln. Mitarbeiter erstellen dann lediglich Entwürfe auf Basis dieser Bibliothek und fügen beispielsweise mit einem Klick eine Vergütungs- oder Kündigungsklausel .
Durch die Automatisierung dieser Routineaufgaben werden Verträge schneller und genauer erstellt, mit standardisierter Sprache und einem gleichbleibenden Qualitätsniveau.
Welche Vorteile bietet die Vertragsautomatisierung?
- Zeitersparnis: Die Mitarbeiter entwerfen die Verträge selbst, ohne jedes Mal die Rechtsabteilung einbeziehen zu müssen.
- Weniger Fehler: Im Vertrag erscheinen nur genehmigte und konforme Klauseln.
- Einheitlichkeit: Standardisierte Sprachverwendung in allen Vereinbarungen.
- Skalierbarkeit: Selbst eine große Anzahl von Verträgen bleibt überschaubar.
- Fokus für Juristen: Die Rechtsabteilung hat nun Zeit für komplexe, wirklich wichtige Angelegenheiten.
Worauf sollten Sie bei der Implementierung achten?
- Qualität der Bibliothek: Die Vorlagen und Klauseln müssen rechtlich einwandfrei sein und stets aktuell bleiben – andernfalls vervielfacht die Automatisierung auch die Fehler.
- Wartung: Werden Sie jemanden mit der Wartung der Paragraphenbibliothek im Falle neuer Gesetze beauftragen?
- Grenzen der Selbstbedienung: Festlegung, welche (abweichenden) Verträge weiterhin von einem Anwalt geprüft werden müssen.
- Arbeitsablauf und Genehmigung: Festlegen, wer welchen Entwurf erstellen darf und wer ihn genehmigt.
Häufig gestellte Fragen zur Vertragsautomatisierung
Ist die Vertragsautomatisierung nur etwas für große Unternehmen?
Nein. Auch KMU verwalten oft Hunderte von Verträgen und profitieren von Schnelligkeit, Konsistenz und weniger Fehlern. Sie können den Umfang der Lösung an die Größe Ihres Unternehmens anpassen.
Macht die Automatisierung den Anwalt überflüssig?
Im Gegenteil. Der Rechtsexperte verlagert seinen Fokus von der Prüfung von Standardverträgen hin zum Aufbau und der Pflege einer Klauselbibliothek und der Beurteilung komplexer Fälle. Die Qualität des Systems steht und fällt mit fundiertem juristischem Input.
Wie stelle ich sicher, dass die automatisierten Verträge den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen?
Indem die Bibliothek regelmäßig überprüft und an neue Gesetze und Verordnungen angepasst wird, verhindert ein fester Wartungsplan, dass sich veraltete Klauseln unbemerkt in all Ihren Verträgen ausbreiten.
Hilfe bei der Vertragsautomatisierung
Die Rechtsexperten von MKB Juristen unterstützen Sie bei der Erstellung von Vorlagen und Standardklauseln für Ihre Klauselbibliothek, stellen deren Konformität mit geltenden Gesetzen und Vorschriften sicher und beraten Sie zu Ihren Vertragsabläufen. Informieren Sie sich über unsere Expertise im Vertragsrecht oder vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.
