Drucken, Unterschreiben und Scannen: nicht immer eine gute Idee

Eine gedruckte, unterschriebene und anschließend eingescannte Unterschrift ist zwar rechtsgültig, gilt aber als die unsicherste Form der elektronischen Signatur. Nach niederländischem Recht (Artikel 3:15a des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches) hat eine elektronische Signatur dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift, sofern das verwendete Verfahren ausreichend zuverlässig . Ein einfacher Scan genügt dieser Anforderung bei wichtigen oder risikoreichen Verträgen keinesfalls. Wer Rechtssicherheit wünscht, sollte ein Signaturverfahren wählen, das der Bedeutung der Vereinbarung entspricht.

Dürfen Sie einen Vertrag ausdrucken, unterschreiben und einscannen?

Ja, das ist zulässig. Das Gesetz erkennt die elektronische Signatur an, und eine eingescannte Signatur fällt darunter. Allerdings sagt die bloße Zulassung nichts darüber aus, ob die Signatur auch funktioniert. Die Kernfrage ist nicht, ob es sich um eine elektronische Signatur handelt, sondern ob die verwendete Methode zuverlässig genug ist, um später nachzuweisen, dass die berechtigte Person tatsächlich zugestimmt hat.

Früher wurden Verträge sofort mit handschriftlicher Unterschrift abgeschlossen, und niemand zweifelte an der Echtheit des Dokuments. Heutzutage drucken, unterschreiben und scannen wir immer häufiger, weil es schnell und einfach geht. Diese Schnelligkeit hat jedoch einen Nachteil: Eine gescannte Unterschrift lässt sich leicht kopieren, einfügen und von der Person, die sie angeblich unterzeichnet hat, trennen. Genau das macht die Beweislage angreifbar, sobald die Gegenseite etwas bestreitet.

Ist eine Unterschrift tatsächlich erforderlich?

Nein. In den Niederlanden gilt für die meisten Verträge die Formfreiheit: Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande und kann grundsätzlich sogar mündlich geschlossen werden. Beispielsweise kann man mündlich vereinbaren, das Auto einer anderen Person zu einem bestimmten Preis zu kaufen. Das einzige Problem ist der Beweis. Bestreitet die andere Partei später, dass ein Vertrag zustande gekommen ist, geht man leer aus.

Deshalb halten wir Vereinbarungen schriftlich fest und lassen sie unterschreiben: nicht weil es gesetzlich immer vorgeschrieben ist, sondern weil die Vereinbarung dadurch nachweisbar wird. Im Falle einer digitalen Variante sprechen wir von einer elektronischen Signatur, die sowohl im niederländischen Recht als auch in der europäischen eIDAS-Verordnung geregelt ist.

Bitte beachten Sie: Für einige Rechtsakte gelten gesetzliche Formvorschriften. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Vertragsart frei gestaltet werden kann, konsultieren Sie einen Rechtsexperten, bevor Sie sich auf eine bloße Überprüfung verlassen.

Die drei Arten der elektronischen Signatur

Das Gesetz und die eIDAS-Verordnung unterscheiden drei Stufen. Je höher die Stufe, desto stärker die Beweislage:

• Standardmäßige elektronische Signatur – beispielsweise eine eingescannte Unterschrift, ein Name am Ende einer E-Mail oder ein Häkchen bei „Zustimmung“. Einfach zu verwenden, aber mit der geringsten Zuverlässigkeit.
• Die fortschrittliche elektronische Signatur – eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet – ermöglicht die Identifizierung und signalisiert nachfolgende Änderungen am Dokument. Stellen Sie sich Signaturdienste mit zusätzlicher Verifizierung vor.
• Qualifizierte elektronische Signatur – die höchste Stufe, basierend auf einem qualifizierten Zertifikat. Gemäß der eIDAS-Verordnung hat diese die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Bei gewöhnlichen und fortgeschrittenen Unterschriften gilt eine handschriftliche Unterschrift nur dann als gleichwertig, wenn das Verfahren unter Berücksichtigung des Verwendungszwecks und aller Umstände des Einzelfalls ausreichend zuverlässig ist. Mit anderen Worten: Der Richter prüft den Kontext. Nur bei einer qualifizierten Unterschrift wird diese Gleichwertigkeit im Voraus festgestellt

Wann ist „hinreichend zuverlässig“ ausreichend?

Die Zuverlässigkeit muss der Bedeutung der Vereinbarung angemessen sein. Beim Kauf eines Fahrrads mag das einfache Scannen einer Unterschrift völlig ausreichen. Bei größeren Anschaffungen oder langfristigen Verträgen mit erheblichen finanziellen Interessen ist jedoch ein höheres Maß an Zuverlässigkeit ratsam. Je größer das Risiko, desto sorgfältiger sollte die gewählte Methode sein.

Welche Unterzeichnungsmethode eignet sich für welchen Vertrag?

Als Faustregel gilt: Die Wahl hängt von der Bedeutung und dem Risiko einer Auseinandersetzung ab

• Geringe Wichtigkeit, geringes Konfliktrisiko (kleine, tägliche Termine): Eine gescannte oder einfache elektronische Signatur ist in der Regel ausreichend.
• Bei Terminen mittlerer Wichtigkeit oder wiederkehrenden Fernzugriffen: Wählen Sie eine erweiterte Signatur über einen professionellen Signaturdienst mit Identifizierung und Prüfprotokoll.
• Bei bedeutenden finanziellen Interessen, langer Laufzeit oder erhöhtem Konfliktrisiko: Erwägen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur, optional ergänzt durch eine Identitätsprüfung.

Wie kann man eine elektronische Signatur zuverlässiger gestalten?

Die Zuverlässigkeit einer digitalen Signatur kann auf verschiedene Weise erhöht werden:

• Verwenden Sie eine sichere Verbindung und einen professionellen Signaturdienst anstelle eines eigenständigen Scans.
• Fügen Sie eine Multifaktor-Authentifizierung , beispielsweise einen SMS-Code, eine Bestätigung über eine Smartphone-App oder einen Token-Generator.
• Falls erforderlich, fordern Sie eine Kopie des Identitätsnachweises an, um die Unterschrift vergleichen zu können (bitte beachten Sie die geltenden Datenschutzbestimmungen).
• Lassen Sie die Unterschrift per E-Mail oder sogar per Einschreiben bestätigen.
• Bewahren Sie die zugehörigen Dokumente (z. B. eine Empfangsbestätigung oder einen Prüfbericht) sorgfältig auf.

Wie weit man gehen muss, hängt von den Umständen ab. Dass es sich dabei aber nicht um eine unwichtige Frage handelt, geht aus einem Urteil des Bezirksgerichts Den Haag hervor.

Auch mit DocuSign gibt es keine rechtsgültige Vereinbarung

In einem Fall vor dem Bezirksgericht Den Haag (Urteil vom 8. Mai 2018, ECLI:NL:RBDHA:2018:6370) bestritt eine Vertragspartei, dass jemals ein Vertrag zustande gekommen sei. Die Gegenpartei behauptete das Gegenteil und legte drei Verträge vor, die über DocuSign , einen Dienst für digitale Signaturen, geschlossen worden waren. Diese enthielten auch eine Abschlussbescheinigung, und alle Verträge waren an die E-Mail-Adresse der Vertragspartei gesendet worden, von der aus diese geantwortet hatte. Der Fall schien zunächst eindeutig.

Der Richter folgte dieser Auffassung jedoch nicht. Es gab zu viele Ungereimtheiten: Die Unterschrift auf dem Vertrag wich von der auf dem Ausweisdokument ab, nicht alle Unterschriften stimmten überein, der Name des Vertragspartners war mehrfach falsch geschrieben, und die Rechnungsadressen stimmten nicht überein. Daher war nicht eindeutig feststellbar, ob diese Person den Vertrag tatsächlich abgeschlossen hatte.

Fazit: Selbst eine Signatur über ein professionelles System wie DocuSign war hier nicht ausreichend sicher. Es kam zu keiner rechtsgültigen Vereinbarung.

Die Lehre für Unternehmer ist klar: Ein digitaler Signaturdienst bietet zwar eine solide Grundlage, ist aber keine Garantie. Der Richter berücksichtigt stets alle Umstände, und selbst geringfügige Unstimmigkeiten können ausschlaggebend sein.

Was bedeutet das, wenn eine Rechnung oder ein Vertrag angefochten wird?

In der Praxis klärt sich die Situation oft erst im Konfliktfall. Wenn ein Kunde die Lieferung verweigert oder die Zahlung mit der Begründung „Ich habe nie unterschrieben“ ablehnt, müssen Sie nachweisen, dass tatsächlich ein Vertrag bestand und wer daran gebunden ist. Eine schwache Unterschrift erschwert dies und kann den Inkassoprozess verzögern oder schwächen.

Eine zuverlässige Unterzeichnungsmethode mit ordnungsgemäßer Dokumentation stärkt Ihre Beweislage erheblich – gerade dann, wenn es am wichtigsten ist. Sollte ein Verfahren ins Stocken geraten, unterstützen Sie unsere Rechtsexperten bei der Beitreibung und prüfen, ob Ihre Dokumentation für eine Weiterverfolgung ausreicht.

Ist es eine gute Idee, die Unterschrift einzuscannen?

Für kleinere, alltägliche Termine genügt in der Regel eine eingescannte Unterschrift. Bei wichtigen Verträgen, Verträgen mit langer Laufzeit oder erhöhtem Streitrisiko ist ein einfacher Scan jedoch oft zu angreifbar. In solchen Fällen lohnt es sich, in ein zuverlässigeres Verfahren zu investieren.

Zuverlässigkeit ist unerlässlich, darf aber die Effizienz nicht unnötig beeinträchtigen. Es gilt, ein gesundes Gleichgewicht zu finden: Wählen Sie für jede Vertragsart eine Unterzeichnungsmethode, die ihrer Bedeutung gerecht wird. Schließen Sie regelmäßig Verträge digital ab? Dann ist es ratsam, Ihre Standardverträge so zu gestalten, dass sie elektronisch und nachweislich zuverlässig unterzeichnet werden können. Unsere Rechtsexperten beraten Sie gerne dazu, beispielsweise im Vertragsrecht , und unterstützen Sie bei Bedarf bei der Anpassung bestehender Verträge

Häufig gestellte Fragen zu gescannten und elektronischen Signaturen

Ist eine eingescannte Unterschrift rechtlich gültig?

Ja, eine eingescannte Unterschrift ist grundsätzlich rechtsgültig und gilt als gängige elektronische Signatur. Ob sie auch einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig ist, hängt davon ab, ob das Verfahren im Hinblick auf den Zweck der Vereinbarung ausreichend zuverlässig ist.

Worin besteht der Unterschied zwischen einer regulären und einer qualifizierten elektronischen Signatur?

Eine Standard-Elektronische Signatur (z. B. ein Scan) ist einfach, aber weniger zuverlässig. Eine qualifizierte Elektronische Signatur basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und hat gemäß der eIDAS-Verordnung die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Hat eine elektronische Signatur die gleiche Gültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift?

Das ist möglich, aber nicht automatisch der Fall. Eine qualifizierte Unterschrift wird wie eine handschriftliche Unterschrift behandelt. Bei einer einfachen oder fortgeschrittenen Unterschrift prüft der Richter, ob die verwendete Methode ausreichend zuverlässig war.

Welche Methode sollte ich für einen wichtigen Vertrag wählen?

Bei Verträgen mit hohem finanziellen Interesse oder erhöhtem Streitrisiko ist eine einfache eingescannte Unterschrift oft unzureichend. In solchen Fällen empfiehlt sich eine erweiterte oder qualifizierte Signatur, optional ergänzt durch Identitätsprüfung und Multifaktor-Authentifizierung.

Was passiert, wenn die Gegenpartei die Unterzeichnung bestreitet?

Dann kommt es auf den Beweis an. Sie müssen glaubhaft machen, dass genau diese Person unterschrieben hat. Eine zuverlässige Unterschriftsmethode mit entsprechender Dokumentation (z. B. einer Empfangsbestätigung) stärkt diese Beweislage erheblich.

Ist eine Signatur über DocuSign immer rechtsgültig?

Nicht automatisch. Ein Dienst wie DocuSign bietet zwar eine gute Grundlage, doch der Richter berücksichtigt alle Umstände. Im Fall vor dem Bezirksgericht Den Haag (2018) wurde eine DocuSign-Signatur aufgrund von Unstimmigkeiten als nicht ausreichend zuverlässig eingestuft, sodass keine rechtsgültige Vereinbarung zustande kam.

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