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Der wirtschaftlich Berechtigte (UBO) ist die Person, die eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) letztendlich besitzt oder kontrolliert – beispielsweise durch einen Anteil von 25 % oder mehr, 25 % oder mehr Stimmrechte oder faktische Kontrolle. Seit 2020 ist die Eintragung in das UBO-Register bei der Handelskammer (KvK) verpflichtend. Bei Nichteinhaltung droht eine Geldbuße von bis zu 22.500 €. Seit 2022 ist das UBO-Register aufgrund eines Gerichtsverfahrens aus „berechtigtem Interesse“ teilweise öffentlich zugänglich. Im Folgenden erfahren Sie, wer ein wirtschaftlich Berechtigter ist, wie man sich einträgt und was passiert, wenn niemand mehr als 25 % der Anteile hält
Die kurze Antwort
- UBO: natürliche Person mit 25 % oder mehr Anteilen, 25 % oder mehr Stimmrechten oder tatsächlicher Kontrolle.
- Registrierungsvoraussetzung: Eintragung im UBO-Register bei der Handelskammer (seit September 2020).
- Erforderlich für: BV, NV, Stiftungen, Vereine, Fonds, Genossenschaften.
- Geldbuße: bis zu 22.500 € bei Nichtregistrierung oder fehlerhafter Registrierung.
- Bei keinem Anteil über 25 %handelt es sich um einen sogenannten „Pseudo-UBO“ – einen Geschäftsführer, der als UBO registriert ist.
Wer ist der unberechtigte Schuldner?
UBO = natürliche Person (keine juristische Person), die:
- direkt oder indirekt 25 % oder mehr der Aktien .
- direkt oder indirekt 25 % oder mehr der Stimmrechte .
- die tatsächliche Kontrolle durch andere Mittel aus (Vollmacht, Vertrag).
Für Stiftungen: Vorstand + Begünstigte über 25 %.
Indirekt über die Holdinggesellschaft: Weitergabe an die natürliche Person. Beispiel: Karim hält 100 % der Holdinggesellschaft → Holdinggesellschaft hält 100 % der operativen Gesellschaft → Karim ist wirtschaftlich Berechtigter beider Gesellschaften.
Pseudo-UBO, wenn nicht mehr als 25 %
Wenn kein Aktionär mehr als 25 % hält (z. B. 5 Aktionäre mit jeweils 20 %), ist nicht jeder Aktionär ein wirtschaftlich Berechtigter (UBO). In diesem Fall werden die Geschäftsführer als „Pseudo-UBOs“ bezeichnet – ohne tatsächlichen Eigentümerstatus.
Bei Stiftungen, deren Begünstigte nicht mehr als 25 % ausmachen, werden alle Vorstandsmitglieder zu Pseudo-UBOs.
Anmeldepflicht und Fristen
- Bei Gründung einer neuen BV: sofortige UBO-Registrierung nach Eintragung bei der Handelskammer.
- Bestehende BVs: Die Registrierung war vor dem 27. März 2022 erforderlich.
- Änderungen: Innerhalb einer Woche der Handelskammer melden.
- Dokumentation: Kopie des Ausweisdokuments des wirtschaftlich Berechtigten + Eigentumsnachweis.
Was ist registriert?
Gemäß UBO im Register:
- Name, Geburtsdatum, Geburtsland.
- Nationalität.
- Art und Umfang der Beteiligung (in Prozent der Anteile).
- Datum des Eintritts in den Status eines wirtschaftlich Berechtigten.
- Belege (intern bei der Handelskammer).
Teilweise öffentlich zugänglich für diejenigen, die ein „berechtigtes Interesse“ nachweisen können (Journalisten, NGOs, Banken zur Erfüllung ihrer Kundenpflichten).
Wwft und UBO
Die UBO-Registrierung steht im Zusammenhang mit dem Wwft (Gesetz zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung):
- Banken verlangen bei Kontoeröffnung einen Nachweis über die wirtschaftlich Berechtigten.
- Notare überprüfen den wirtschaftlich Berechtigten (UBO) bei jeder Transaktion.
- Buchhalter und Rechtsexperten melden ungewöhnliche Transaktionen über wirtschaftlich Berechtigte.
Für KMU BVs: Ohne korrekte UBO-Registrierung wird die Geschäftstätigkeit schwierig.
Sanktionen
- Bei Nichtanmeldung oder verspäteter Anmeldung: Verwaltungsstrafe bis zu 22.500 €.
- Falsche Angaben: Strafrechtliche Sanktionen möglich.
- Geldwäscheuntersuchung: Automatisch erhöhtes Risikoprofil für AML-Institutionen bei Fehlen eines wirtschaftlich Berechtigten.
Datenschutzaspekt
Im Jahr 2022 urteilte der Europäische Gerichtshof, dass der uneingeschränkte Zugriff auf das Register der wirtschaftlich Berechtigten (UBO-Register) die Privatsphäre verletzt. Seitdem ist das Register in den Niederlanden nur noch teilweise zugänglich – nur noch für diejenigen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können. Der vollständige öffentliche Zugriff ist eingeschränkt.
Ehrliche Empfehlung
Für jeden Geschäftsführer einer BV gilt: Stellen Sie sicher, dass die Registrierung des wirtschaftlich Berechtigten (UBO) aktuell ist. Änderungen (Übertragung von Anteilen, neuer Gesellschafter mit mehr als 25 %) sind innerhalb einer Woche zu melden. Bei Unklarheiten bezüglich des UBO-Status (komplexe Holdingstruktur, internationale Aspekte) konsultieren Sie einen Notar oder Rechtsanwalt für Compliance (250–1.500 €). Dies beugt Bußgeldern vor und gewährleistet reibungslose Abläufe mit Banken und Notaren.
Weitere Themen: Was ist eine BV?, Datenschutzerklärung und Datenpannen.
Häufig gestellte Fragen
Wirtschaftlich Berechtigter – natürliche Person mit mindestens 25 % der Anteile, mindestens 25 % der Stimmrechte oder der tatsächlichen Kontrolle über eine BV. Die Rechte werden direkt über die Holdinggesellschaft an die natürliche Person übertragen. Eintragung im Register der wirtschaftlich Berechtigten bei der Handelskammer ist obligatorisch.
BV, NV, Stiftung, Verein, Fonds, Genossenschaft und ähnliche Rechtsformen. Änderungen sind innerhalb einer Woche zu melden. Bei der Gründung einer neuen BV: unverzüglich nach der Registrierung bei der Handelskammer.
Pseudo-UBO: Alle Direktoren sind ohne tatsächlichen Eigentümerstatus registriert. Bei Stiftungen, deren Begünstigte zu weniger als 25 % beteiligt sind, gelten die Direktoren ebenfalls als Pseudo-UBOs.
Fehlende oder verspätete Anmeldung: Verwaltungsstrafe von bis zu 22.500 €. Falsche Angaben: strafrechtliche Sanktionen möglich. Hinzu kommen indirekte Folgen: Schwierigkeiten bei der Abwicklung von Geschäften mit Banken/Notaren ohne korrekten wirtschaftlich Berechtigten.
Teilweise geschlossen seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (2022). Zugang haben nur diejenigen, die ein „berechtigtes Interesse“ nachweisen können – Banken, Notare, Journalisten, NGOs. Nicht uneingeschränkt öffentlich zugänglich.
Über das Portal der Handelskammer mittels eHerkenning. Pro wirtschaftlich Berechtigtem: Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Art und Umfang der Beteiligung. Zusätzlich eine Kopie des Personalausweises und ein Eigentumsnachweis. Die Eintragung der BV erfolgt durch einen Notar oder Geschäftsführer.
Die UBO-Registrierung ist für die Einhaltung der AML-Vorschriften unerlässlich – Banken, Notare und Wirtschaftsprüfer benötigen einen Nachweis über den wirtschaftlich Berechtigten. Ohne einen korrekten wirtschaftlich Berechtigten gestaltet sich die Geschäftsabwicklung schwierig. Aktualisierungen sollten umgehend gemeldet werden, um eine reibungslose Kundenprüfung zu gewährleisten.
