MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Eine korrekte Rechnung ist gesetzlich vorgeschrieben und finanziell unerlässlich – ohne sie kann der Kunde keine Mehrwertsteuer abziehen, erhält möglicherweise keine Zahlung und riskiert Bußgelder vom Finanzamt. Anforderungen gemäß Art. 35a UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Rechnungsnummer, Datum, Lieferdatum, Betrag und Mehrwertsteuer. Für KMU: Standardvorlage in der Buchhaltungssoftware. Im Folgenden finden Sie obligatorische Angaben, sinnvolle Ergänzungen und mögliche Fallstricke.
Die kurze Antwort
- Gesetzliche Anforderungen: Art. 35a Umsatzsteuergesetz — Name und Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Nummer, Datum, Lieferung, Betrag.
- Sequenznummer: fortlaufend, ohne Lücken.
- Zahlungsfrist: in der Regel 14-30 Tage.
- Buchhaltungssoftware: Moneybird, Yuki und Exact bieten konforme Vorlagen an.
- Aufbewahrungsfrist:7 Jahre (10 Jahre für Immobilien).
Obligatorische Komponenten
- Name und Anschrift: sowohl Absender als auch Empfänger.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: beide Parteien (Format NL000000000B01).
- Handelskammernummer: des Emittenten.
- Rechnungsnummer: fortlaufend, eindeutig.
- Rechnungsdatum: Ausstellungsdatum.
- Lieferdatum: falls abweichend vom Rechnungsdatum.
- Beschreibung: Was geliefert wurde (Produkt/Dienstleistung).
- Menge und Einzelpreis: für Waren.
- Betrag exkl. MwSt.
- Mehrwertsteuersatz und -betrag: Bitte geben Sie den jeweiligen Satz an (21 %, 9 %, 0 %).
- Gesamtbetrag inkl. MwSt.
Weitere Informationen
Nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber klug:
- Zahlungsbedingung: z. B. „innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum“.
- Bankverbindung: IBAN und BIC.
- Zahlungsreferenz: Rechnungsnummer als Beschreibung.
- Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen: „Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, hinterlegt bei…“, gelten für diese Rechnung.
- Rabattregelung:z. B. „2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“.
- Strafe bei Nichtzahlung: Verzugszinsen bei Überschreitung der Zahlungsfrist.
Spezielle Fälle
Mehrwertsteuerbefreit oder 0 %
Vermerk auf der Rechnung:
- „Mehrwertsteuerbefreiung gemäß Art. X UStG“ (z. B. Bildung, Gesundheitswesen).
- „Innergemeinschaftliche Lieferung – MwSt. 0%“ (EU-Export).
- „Umsatzsteuerumkehr“ (Subunternehmer im Baugewerbe, Umsatzsteuer-Umkehrsteuerverfahren).
Angelsächsische Faktorisierung
Für Factoring: Nennung des Factoring-Namens auf der Rechnung (offenes Factoring):
Die Zahlung kann nur an [Factor Name], IBAN … erfolgen.“
Per Vorauszahlung
Bei Vorauszahlungsrechnung: Geben Sie „Vorauszahlung für [Beschreibung]“ an und verrechnen Sie diese mit der geleisteten Vorauszahlung auf der Schlussrechnung.
Seriennummern
Sequenziell, lückenlos. Praktische Systeme:
- 2024-001, 2024-002 (jährlich zurückgesetzt).
- 10000, 10001 (und so weiter über die Jahre).
- F-2024-001 (mit Präfix pro Monatsgruppe).
Keine Lücken – bei Gutschriften: separate Nummernreihen oder fortlaufende Nummerierung.
Häufige Fehler
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist falsch oder fehlt.
- Keine Angabe zur Mehrwertsteuer pro Steuersatz.
- Das Lieferdatum fehlt, wenn das Rechnungsdatum abweicht.
- Die Beträge wurden falsch addiert.
- Lücken in den Rechnungsnummern.
- Keine IBAN oder Zahlungsbedingungen.
- Unklare Leistungsbeschreibung.
Digitale Rechnungsstellung
PDF-Rechnungen per E-Mail sind üblich. Ab 2026 (voraussichtlich): UBL-Format ist für B2G-Kunden in der EU verpflichtend. Buchhaltungssoftware generiert den UBL-Export.
Elektronische Archivierung: Aufbewahrung für 7 Jahre in durchsuchbarem Format. Dies erfolgt automatisch durch die Buchhaltungssoftware.
Ehrliche Empfehlung
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Nutzen Sie Buchhaltungssoftware (Moneybird, Yuki, Exact, Twinfield) – automatisch konforme Vorlagen sind ausreichend. Für Freiberufler: Die Standardvorlage der Handelskammer genügt. Zusätzlich klare Zahlungsbedingungen (14–30 Tage) und Bankverbindung. Bei internationalen Transaktionen: Mehrwertsteuer gemäß der 0%-Regelung angeben und auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen verweisen. Regelmäßige Überprüfung der Rechnungsnummerierung und Abstimmung der Umsatzsteuererklärung.
Weitere Themen: Umsatzsteuererklärung, Zahlungserinnerung und Beauftragung eines Inkassobüros.
Häufig gestellte Fragen
Name und Anschrift beider Parteien, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Handelsregisternummer des Anbieters, Rechnungsnummer, Rechnungs- und ggf. Lieferdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag ohne MwSt., MwSt.-Satz und -Betrag, Gesamtbetrag inklusive MwSt. Gesetzlich vorgeschrieben (Art. 35a UStG).
Üblicherweise 14–30 Tage. Es gibt keine gesetzliche Mindestfrist, aber sofern nichts anderes angegeben ist, gilt eine angemessene Frist. Im B2B-Bereich: Standardmäßig 30 Tage; für Verbraucher 14 Tage. Eine kürzere Frist ist zulässig – je kürzer die Frist, desto höher die Wahrscheinlichkeit einer pünktlichen Zahlung.
Sequenziell und lückenlos. System: 2024-001 (jährlich), 10000+ (fortlaufend) oder F-2024-001 (monatlich). Keine Lücken – für Gutschriften: separate Serien oder fortlaufende Nummerierung. Die Buchhaltungssoftware verarbeitet dies automatisch.
Für umsatzsteuerbefreite Lieferungen: „Umsatzsteuerbefreit gemäß Art. X UStG“. Für EU-Exporte: „Innergemeinschaftliche Lieferung – 0 % MwSt.“ Für das Reverse-Charge-Verfahren: „Umsatzsteuer rückgängig gemacht“. Klar für Kunde und Finanzamt.
Empfohlen: „Für diese Rechnung gelten unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie sind hinterlegt bei … und können hier eingesehen werden.“ Dadurch werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen formell Bestandteil der Vereinbarung.
Standardrechnungen sollten 7 Jahre, Immobilienrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Für die elektronische Archivierung sind ein durchsuchbares Format und eine Datensicherung erforderlich. Buchhaltungssoftware erledigt dies automatisch – speichern Sie die Unterlagen nicht selbst in einem separaten Ordner.
Für KMU: Moneybird (einfach), Yuki (Buchhaltungsintegration), Exact (umfassend), Twinfield (Cloud-Verwaltung). Für kleine Freiberufler: Die Vorlage der Handelskammer genügt. Pak mit automatischer Umsatzsteuermeldung spart Zeit.
