MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Die Erstellung einer Datenaustauschvereinbarung durch einen spezialisierten Anwalt für KMU-Recht kostet in der Regel zwischen 500 und 1.500 Euro, abhängig von der Komplexität der Datenflüsse und der Rollenverteilung gemäß DSGVO. Sie bezahlen primär für die korrekte rechtliche Einstufung: unabhängige Verantwortliche, gemeinsame Verantwortung (Art. 26 DSGVO) oder Auftragsverarbeiterverhältnis (Art. 28 DSGVO). Ein Fehler bei dieser Einstufung hat Folgen für die Haftung, Meldepflichten und das Risiko von Bußgeldern, die die Kosten für die Erstellung der Vereinbarung übersteigen.
Die kurze Antwort
- Die Erstellung kostet in der Regel zwischen 500 und 1.500 Euro, je nach Komplexität.
- Sie bezahlen für die korrekte GDPR-Qualifikation und einen Vertrag, der der tatsächlichen Geschäftsbeziehung entspricht.
- Für ausschließlich nicht-personenbezogene Daten genügt oft ein gutes Modell.
- Bei personenbezogenen Daten, mehreren Datenströmen oder Übermittlungen außerhalb des EWR zahlt sich eine professionelle Formulierung aus.
- Eine falsche Rollenwahl lässt sich nicht so einfach korrigieren und kann zu Geldstrafen und Haftungsansprüchen führen.
Lassen Sie eine Datenaustauschvereinbarung aufsetzen: Was erhalten Sie dafür?
Wer den Vertrag zunächst aufsetzen lässt, erhält eine Analyse der Datenflüsse. Für jeden Fluss ordnet der Rechtsexperte die Person zu, die den Zweck bestimmt, und die entsprechende Rolle gemäß DSGVO. Daraus ergibt sich die geeignete Form: eine Austauschvereinbarung zwischen unabhängigen Verantwortlichen, eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortung oder, falls eine Partei Daten ausschließlich im Auftrag verarbeitet, ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Diese Klassifizierung ist der wichtigste Teil der Arbeit, da der gesamte Vertrag darauf aufbaut.
Anschließend wird das Dokument wie folgt strukturiert: Rechtsgrundlage, Sicherheitsvereinbarungen, Abschnitt zu Datenschutzverletzungen, Aufbewahrungsfristen und gegebenenfalls die Regeln für Datenübermittlungen außerhalb des EWR. Sie erhalten einen editierbaren Vertrag, den Sie für ähnliche Kooperationen wiederverwenden können.
Die Kosten im Fokus
Der Preis hängt von der Komplexität ab:
- Fertigmodell: das günstigste, geeignet für einen einfachen, unidirektionalen Datenstrom.
- Maßgeschneidert, eine Beziehung: typischerweise 500 bis 1.000 Euro für einen transparenten Austausch zwischen zwei Parteien.
- Komplexe oder mehrere Datenströme: 1.000 bis 1.500 Euro oder mehr im Falle einer gemeinsamen Verantwortung, besonderer Kategorien von Daten oder einer Übermittlung außerhalb des EWR.
- Zusätzlicher Hinweis: Stundensatz für eine laufende Zusammenarbeit oder einen andauernden Streitfall.
Wägen Sie die Kosten gegen das Risiko ab. Die DSGVO sieht hohe Geldstrafen für diejenigen vor, die ihre Rollenverteilung und Sicherheitsvorkehrungen nicht ordnungsgemäß geregelt haben. Im Falle einer Datenschutzverletzung ohne klare Meldevereinbarungen können die Folgen schnell eskalieren. Vor diesem Hintergrund ist ein ordnungsgemäß formulierter Vertrag eine Versicherung, kein Luxus.
Wann sich Outsourcing auszahlt
Outsourcing ist besonders sinnvoll, wenn personenbezogene Daten ausgetauscht werden und die Aufgabenverteilung nicht sofort ersichtlich ist. Sie benötigen außerdem die Gewissheit, dass der Vertrag bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten, mehreren gleichzeitig verarbeiteten Datenströmen oder Übermittlungen außerhalb des EWR korrekt ist. Und wenn Sie in einer Lieferkette mit mehreren Partnern arbeiten, erspart Ihnen ein gut strukturierter Basisvertrag, dass Sie bei jedem neuen Partner das Rad neu erfinden müssen.
Ein praktisches Beispiel: Ein Softwareunternehmen im Gesundheitswesen möchte Nutzungsdaten mit einem Analysepartner zur Produktverbesserung teilen. Da es sich um Gesundheitsdaten handelt, sind besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen, und die Rollenverteilung ist nicht trivial. Das Unternehmen ließ den Vertrag aufsetzen. Der Rechtsexperte stellte fest, dass die Parteien gemeinsam Verantwortliche sind und fügte eine Klausel gemäß Artikel 26 hinzu. In diesem Fall war diese Rechtssicherheit wichtiger als die Einsparung einiger hundert Euro.
Der Prozess Schritt für Schritt
- Aufnahme: Sie beschreiben die Zusammenarbeit, die Datenflüsse und die Ziele beider Parteien.
- Qualifikation: Der Rechtsexperte bestimmt die DSGVO-Rolle und die geeignete Vertragsform für jeden Arbeitsablauf.
- Ausarbeitung: Der Vertrag ist mit einer Rechtsgrundlage, Sicherheitsvorkehrungen und Vereinbarungen bezüglich Datenschutzverletzungen und Datenübermittlungen strukturiert.
- Angleichung: Beide Parteien schlagen Änderungen vor und das Dokument wird überarbeitet.
- Lieferung: Sie erhalten einen unterschreibbaren und wiederverwendbaren Vertrag.
Die Bearbeitungszeit beträgt oft zwischen wenigen Tagen und zwei Wochen, je nachdem, wie schnell beide Parteien ihre Informationen bereitstellen und wie komplex die Datenflüsse sind.
Selbst machen oder machen lassen?
Die Einschätzung ist realistisch. Bei einem einfachen, einseitigen Austausch nicht-personenbezogener Daten ist die eigenständige Durchführung durchaus machbar. Outsourcing lohnt sich, sobald personenbezogene Daten, unklare Rollenverteilung, besondere Datenkategorien oder internationale Datenübermittlungen ins Spiel kommen. Eine Zwischenlösung ist ein einmalig erstellter Standardvertrag, den Sie anschließend für jede Zusammenarbeit individuell anpassen. So zahlen Sie nur einmal für die korrekte Klassifizierung und profitieren strukturell davon.
Ehrliche Empfehlung
Wenn Sie ausschließlich nicht-personenbezogene Daten über einen einfachen, unidirektionalen Prozess austauschen, ist keine schriftliche Vereinbarung erforderlich. Ein bewährtes Modell mit Vereinbarungen zu Zweck, Vertraulichkeit und Sicherheit genügt. In diesem Fall ist Outsourcing überflüssig.
Lassen Sie unbedingt einen Vertrag aufsetzen, sobald personenbezogene Daten weitergegeben werden und die Rollenverteilung nicht sofort klar ist, oder wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Datenübermittlungen außerhalb des EWR betroffen sind. Die Unterscheidung zwischen unabhängigen Verantwortlichen gemäß Artikel 26 und 28 erfordert besondere Aufmerksamkeit, da eine falsche Einstufung Auswirkungen auf Meldepflichten, Haftung und Bußgelder haben kann. Der Aufwand ist im Vergleich zu diesen Konsequenzen gering.
Weitere Hintergrundinformationen finden Sie unter „ Was ist eine Datenaustauschvereinbarung?“ und „ Erstellung einer Datenaustauschvereinbarung“. Sie können ein Dokument über die „Datenaustauschvereinbarung“.
Häufig gestellte Fragen
Die Kosten liegen üblicherweise zwischen 500 und 1.500 Euro, abhängig von der Komplexität der Datenflüsse und der Rollenverteilung gemäß DSGVO. Ein einfacher, einseitiger Datenfluss ist günstiger; gemeinsame Verantwortung oder eine Übermittlung außerhalb des EWR verteuern die Angelegenheit.
Insbesondere für die korrekte DSGVO-Klassifizierung der einzelnen Datenströme und einen Vertrag, der die tatsächliche Geschäftsbeziehung widerspiegelt. Diese Klassifizierung bestimmt die Meldepflichten, die Haftung und das Bußgeldrisiko und ist der wertvollste Teil der Arbeit.
Bei personenbezogenen Daten mit unklarer Rollenverteilung, besonderen Kategorien personenbezogener Daten, mehreren gleichzeitig verarbeiteten Datenströmen oder Übermittlungen außerhalb des EWR ist die Rechtssicherheit hinsichtlich der Form wichtiger als die Einsparungen durch die eigene Erstellung.
Eine Beschreibung der Zusammenarbeit, der Datenflüsse und der Ziele beider Parteien. Dies ermöglicht es dem Rechtsexperten, die DSGVO-Rolle für jeden Datenfluss zu bestimmen und die geeignete Vertragsform auszuwählen.
Oft dauert es einige Tage bis zwei Wochen, abhängig von der Komplexität und der Geschwindigkeit, mit der beide Parteien Informationen bereitstellen. Mehrere oder internationale Datenströme benötigen in der Regel mehr Zeit als ein einzelner, eindeutiger Datenaustausch.
In der Regel ja. Ein einmalig erstellter Basisvertrag, den Sie dann für jede Zusammenarbeit anpassen, ist eine effiziente Zwischenlösung: Sie zahlen einmal für die richtige Qualifikation und können diese anschließend mit ähnlichen Partnern nutzen.
In diesem Fall entspricht der Vertrag nicht der tatsächlichen Beziehung. Dies kann zu fehlerhaften Meldevereinbarungen bei Datenschutzverletzungen, unklarer Haftung und dem Risiko von Bußgeldern bei einer Prüfung durch die niederländische Datenschutzbehörde führen. Eine fehlerhafte Einstufung lässt sich nicht einfach nachträglich korrigieren.
