Die Anmietung eines Autos von Ihrer eigenen GmbH führt nicht zu einer Befreiung von der Steuerpflicht des geldwerten Vorteils

Nein. Die vorübergehende „Miete“ eines Fahrzeugs Ihrer eigenen BV während eines Urlaubs führt nicht zu einer Befreiung vom geldwerten Vorteil. Steuerlich gesehen steht Ihnen das Fahrzeug auch während der Mietdauer weiterhin zur Verfügung. Die privat gefahrenen Kilometer werden lediglich auf die jährliche Höchstgrenze von 500 Privatkilometern angerechnet. Sowohl die Finanzbehörden als auch die Gerichte haben diese Regelung abgelehnt.

Wie funktioniert der Steuerzuschlag für die private Nutzung eines Firmenwagens?

Wenn Sie einen Firmenwagen oder ein Fahrzeug Ihrer BV privat nutzen, müssen Sie einen Betrag zu Ihrem Einkommen hinzurechnen. Diese Zurechnung entfällt nur, wenn Sie nachweisen können, dass Sie im Kalenderjahr weniger als 500 Kilometer privat fahren. Ob Sie 550 oder 10.000 Kilometer privat zurücklegen, hat keinen Einfluss auf die Zurechnung: Sobald Sie die 500-Kilometer-Grenze überschreiten, wird die Zurechnung fällig. Den Nachweis erbringen Sie mit einem vollständigen Fahrtenbuch.

Die Höhe des geldwerten Vorteils hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter das Datum der Erstzulassung des Kennzeichens, der Listenpreis und der Fahrzeugtyp. Für die meisten Pkw gilt ein fester Prozentsatz des Listenpreises; für einige Elektrofahrzeuge gelten abweichende, befristete Prozentsätze. Diese Prozentsätze und etwaige Schwellenwerte ändern sich regelmäßig pro Steuerjahr; informieren Sie sich daher stets bei der zuständigen Steuerbehörde über die aktuellen Sätze.

Was zählt als privat gefahrene Kilometer?

• Reisen zu privaten Zwecken, wie zum Beispiel Urlaub, Einkaufsbummel und Familienbesuche.
• Der Weg zur und von der Arbeit gilt im Allgemeinen als Geschäftsreise im Sinne der Einkommensteuer.
• Ein Fahrtenbuch ist nur dann absolut sicher, wenn für jede Fahrt Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Abfahrts- und Zieladresse sowie die Information, ob es sich um eine geschäftliche oder private Fahrt handelt, erfasst werden.

Warum führt „Anmietung aus eigener BV“ nicht zu einer Ausnahme?

Da sich der geldwerte Vorteil schnell summiert, greifen Unternehmer mitunter zu kreativen Lösungen. Eine gängige Vorgehensweise besteht darin, das ganze Jahr über weniger als 500 Kilometer privat zu fahren und das Auto während der Ferienzeit formell von der eigenen GmbH zu „mieten“, in der Hoffnung, dass diese Kilometer nicht in die Berechnung einfließen. Die Idee dahinter ist, dass die Bereitstellung des Fahrzeugs vorübergehend endet, sodass die Ferienkilometer nicht zählen.

Dieses Argument ist in der Praxis nicht stichhaltig. Das Kernproblem besteht darin, dass ein Leasingvertrag mit Ihrem eigenen Unternehmen die tatsächliche Bereitstellung des Fahrzeugs nicht beendet. Als Geschäftsführer, Hauptgesellschafter oder Angestellter steht Ihnen das Fahrzeug dauerhaft zur Verfügung, auch während der Wochen, in denen ein schriftlicher Leasingvertrag vorliegt. Darüber hinaus handelt es sich bei einer Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrer eigenen BV um ein Geschäft zwischen verbundenen Unternehmen: Die Finanzbehörden prüfen solche Vereinbarungen besonders genau und achten primär auf die tatsächliche Nutzung, nicht auf den schriftlichen Vertrag.

Wie lautete das Urteil des Richters?

In einem veröffentlichten Fall nutzte ein Geschäftsführer und Hauptaktionär einen Volvo seiner GmbH und führte akribisch ein Fahrtenbuch. Für zwei Urlaubsreisen – nach Österreich und Norwegen – mietete er denselben Wagen ebenfalls von seiner GmbH, schloss einen Mietvertrag ab und bezahlte Kraftstoff und Vignettierung selbst. Er war der Ansicht, dass er für die private Nutzung keine Steuerermäßigung zahlen müsse. Die Steuer- und Zollbehörde sah das anders.

Das Oberlandesgericht Arnheim-Leeuwarden entschied, dass der Leasingvertrag und die privaten Zahlungen nicht das Ende der Fahrzeugnutzung bedeuteten. Die während der Leasingperiode gefahrenen Kilometer mussten daher bei der Berechnung der jährlichen Höchstgrenze von 500 privat genutzten Kilometern berücksichtigt werden. Es gab keine Ausnahme; der Geschäftsführer und Hauptaktionär musste die gefahrenen Kilometer weiterhin addieren und mit den privaten Kilometern verrechnen.

In einem ähnlichen Fall kam das Berufungsgericht in Den Haag zum selben Ergebnis, allerdings auf einem anderen Weg. Dort war die Verrechnung über das Girokonto nicht nachvollziehbar, sodass der Richter problemlos zugunsten der Steuer- und Zollverwaltung entscheiden konnte.

Ein Leasingvertrag mit Ihrer eigenen BV ändert nichts an der steuerlichen Realität: Solange Ihnen das Auto tatsächlich zur Verfügung steht, zählen privat gefahrene Kilometer.

Welche Risiken birgt ein solches Bauvorhaben?

Wer diesen Weg beschreitet und die Grenzen auslotet, geht konkrete Risiken ein:

• Nachträgliche Veranlagung und Abrechnung: Die Steuer- und Zollverwaltung zählt die privat gefahrenen Kilometer doch noch, sodass der steuerpflichtige Vorteil weiterhin fällig wird.
• Keine vollständigen Buchhaltungsunterlagen: Wenn Zahlungen über das Girokonto nicht nachvollziehbar sind, stehen Sie vor einer schwierigen Ausgangslage.
• Scheinvertrag: Ein Leasingvertrag, der nur auf dem Papier existiert, wird aus steuerlichen Gründen in der Realität aufgedeckt.
• Unerwartete Kosten: Eine rückwirkende Korrektur kann sich über mehrere Jahre summieren und gegebenenfalls Steuerzinsen und eine Strafe beinhalten.

Die Beweislast ist für Sie als Unternehmer in diesem Punkt ungünstig verteilt: Sie müssen selbst überzeugend nachweisen, dass Sie die 500 privat gefahrenen Kilometer nicht überschritten haben. Gelingt Ihnen dies nicht, können die Finanzbehörden davon ausgehen, dass das Fahrzeug auch privat genutzt wurde. Ein schriftlicher Mietvertrag schwächt diese Beweislage sogar, anstatt sie zu stärken.

Wann kann man die Steuerzuschläge legal vermeiden?

Die Botschaft lautet nicht, dass die Steuererhöhung unvermeidbar ist, sondern dass die Lösung in den Fakten und nicht in einem theoretischen Konstrukt liegen muss. Konkret bedeutet das:

• Umfassende Reisedokumentation: Nachweislich unter 500 privat zurückgelegten Kilometern pro Kalenderjahr bleiben und jede Reise vollständig dokumentieren. Ein System mit dem Gütesiegel für Reisedokumentationssysteme wird von der Steuer- und Zollverwaltung allgemein als zuverlässig anerkannt.
• Erklärung über die Nichtnutzung zu privaten Zwecken: Wenn Sie Ihr Fahrzeug nicht regelmäßig privat nutzen, können Sie beim Finanzamt eine Erklärung über die Nichtnutzung zu privaten Zwecken beantragen, damit Ihr Arbeitgeber oder Ihre BV den geldwerten Vorteil nicht geltend machen muss. Sie sind weiterhin selbst für den Nachweis verantwortlich.
• Das Fahrzeug darf keinesfalls zur Verfügung gestellt werden: Der geldwerte Vorteil entfällt erst, wenn Ihnen das Fahrzeug tatsächlich nicht mehr zur Verfügung steht – und das ist faktisch korrekt. Ein Leasingvertrag mit Ihrer eigenen BV erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Praktische Schritte für den Geschäftsführer/Hauptaktionär

1. Prüfen Sie im Voraus, ob Sie realistischerweise das ganze Jahr über unter 500 privat zurückgelegten Kilometern bleiben können; falls nicht, rechnen Sie einfach mit dem Steuerzuschlag.
2. Wählen Sie ein zuverlässiges Reisetagebuchsystem und führen Sie täglich Aufzeichnungen darüber, nicht rückwirkend.
3. Stellen Sie sicher, dass alle Abrechnungen mit der BV in der Buchhaltung und im laufenden Konto nachvollziehbar sind.
4. Vereinbarungen bezüglich des Firmenwagens sollten schriftlich und in einer sachlichen Form festgehalten werden, damit sie auch zwischen verbundenen Parteien Bestand haben.
5. Sind Sie sich Ihrer Situation unsicher? Lassen Sie die Struktur und die dazugehörigen Verträge im Vorfeld rechtlich prüfen.

Was sollten Sie sich daraus merken?

Die Justiz und die Steuer- und Zollverwaltung stehen kreativen Methoden zur Steuerhinterziehung kritisch gegenüber. Schließlich lassen sich Steuerrecht und Vertragsrecht nicht einfach zu einem wasserdichten Schlupfloch kombinieren.

Gleichzeitig zeigt dies, wie wichtig rechtssichere Verträge in den Bereichen sind, in denen sie relevant sind. Fährt beispielsweise ein Mitarbeiter einen Lieferwagen, kann der geldwerte Vorteil unter bestimmten Voraussetzungen – jedoch nur bei ausreichender Kontrolle – steuerfrei gestellt werden. In diesem Fall sollte vertraglich festgelegt werden, dass die private Nutzung eingeschränkt oder untersagt ist, die gefahrenen Kilometer kontrolliert und gegebenenfalls vertragliche Sanktionen daran geknüpft werden. Gute Verträge beugen späteren Problemen vor; unsere Rechtsexperten unterstützen Sie dabei aus gesellschaftsrechtlicher Sicht.

Wenn es um Firmenwagen geht, können steuerliche Regelungen schnell zu Problemen führen. Lassen Sie daher die entsprechenden Verträge von einem Rechtsexperten erstellen oder prüfen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Bei Fragen zu einem konkreten Fall stehen Ihnen unsere Rechtsexperten im Rahmen unserer Rechtsberatung für Unternehmer.

Häufig gestellte Fragen zur Anmietung eines Autos von Ihrem eigenen BV und zur Steuerpflicht

Darf ich das Auto von meiner eigenen GmbH mieten, um den geldwerten Vorteil zu vermeiden?

Die Vermietung ist zulässig, führt aber nicht zur Befreiung von der Steuerpflicht des geldwerten Vorteils. Solange Ihnen das Fahrzeug tatsächlich zur Verfügung steht, werden privat gefahrene Kilometer während der Mietzeit einfach auf die jährliche Kilometerbegrenzung von 500 Kilometern angerechnet.

Wie viele Kilometer darf ich privat fahren, ohne Steuern zahlen zu müssen?

Sie dürfen innerhalb eines Kalenderjahres maximal 500 Kilometer privat fahren, ohne dass dafür Steuer anfällt. Bei Überschreitung dieser Grenze werden Sie für das gesamte Jahr steuerpflichtig. Den Nachweis erbringen Sie durch ein vollständiges Fahrtenbuch.

Zählt der Arbeitsweg als private Kilometerleistung?

Für die Einkommensteuer gilt der Arbeitsweg grundsätzlich als Geschäftsreise und zählt daher nicht zu den privat zurückgelegten Kilometern. Bitte beachten Sie, dass für Umwege oder alternative private Routen gegebenenfalls andere Regelungen gelten.

Was macht ein Kilometerprotokoll aussagekräftig?

Ein Fahrtenbuch ist vollständig, wenn für jede Fahrt das Datum, die Kilometerstände zu Beginn und am Ende der Fahrt, die Abfahrts- und Zieladresse sowie der Zweck (geschäftlich oder privat) erfasst sind. Systeme mit dem Gütesiegel für Fahrtenbuchsysteme gelten allgemein als zuverlässig und werden von der Steuer- und Zollverwaltung anerkannt.

Was passiert, wenn mein Kilometerprotokoll fehlerhaft ist?

Sind Ihre Aufzeichnungen unvollständig, kann die Steuer- und Zollverwaltung davon ausgehen, dass Sie mehr als 500 Kilometer privat gefahren sind und Ihnen rückwirkend einen geldwerten Vorteil anrechnen. Über mehrere Jahre können sich zusätzliche Steuernachzahlungen anhäufen, die mit Zinsen und gegebenenfalls einer Geldstrafe verbunden sein können.

Kann ich die Besteuerung des geldwerten Vorteils für einen Mitarbeiter mit einem Lieferwagen vermeiden?

Dies ist unter bestimmten Bedingungen möglich, jedoch nur bei klaren Vereinbarungen und ausreichender Überwachung. Vereinbaren Sie vertraglich, dass die private Nutzung eingeschränkt oder verboten ist, kontrollieren Sie die Kilometerstände und verhängen Sie gegebenenfalls Sanktionen bei Verstößen.

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