Bei der Zusammenarbeit mit einem Kunden oder der Durchführung eines Auftrags ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Dies gilt auch dann, wenn der Auftrag selbst nichts mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun hat. Für eine solche gelegentliche und begrenzte Verarbeitung ist es selbstverständlich nicht immer notwendig, eine umfassende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung aufzunehmen Allgemeinen Geschäftsbedingungen . Dies geschieht mittels einer Datenschutzklausel, die auch als DSGVO-Klausel bezeichnet wird.
Warum brauche ich eine Datenschutzklausel oder eine DSGVO-Klausel?
In Europa gelten strenge Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Diese ist nur zulässig, wenn eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt. Ein Beispiel für eine solche Grundlage ist die Einwilligung der betroffenen Person. Darüber hinaus dürfen nicht mehr Daten verarbeitet werden, als notwendig sind oder durch die Einwilligung vorgeschrieben werden. Es müssen auch Maßnahmen ergriffen werden, um den Abfluss personenbezogener Daten zu verhindern, auch innerhalb von Partnerschaften. Wer sich nicht an die Regeln hält, muss mit hohen Geldstrafen rechnen. Eine Datenschutzerklärung, eine DSGVO-Klausel oder eine Klausel zur gesetzlichen Datenverarbeitung (AVG/DSGVO) hilft Ihnen, die Vorschriften einzuhalten.
Inhalt der Datenschutzklausel oder DSGVO-Klausel
In der Praxis besteht eine Datenschutzerklärung oder eine DSGVO-Klausel stets aus verschiedenen Bestandteilen. Zunächst legt sie fest, wer welche personenbezogenen Daten erhält, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt und was mit diesen Daten geschehen darf bzw. nicht geschehen darf. Diese Vereinbarungen beziehen sich nicht nur auf die Verarbeitung personenbezogener Daten während der Vertragserfüllung, sondern auch danach. Beispielsweise kann die Löschung personenbezogener Daten innerhalb einer bestimmten Frist nach Vertragserfüllung beantragt werden. In diesem Fall ist die Einhaltung dieser maximalen Aufbewahrungsfrist erforderlich.
Darüber hinaus können Vereinbarungen über den Einsatz von Unterauftragnehmern und die Sicherung personenbezogener Daten getroffen werden. Auch Vereinbarungen über die Bearbeitung von Anfragen, beispielsweise auf Löschung oder Änderung personenbezogener Daten, sollten in Betracht gezogen werden.
Darüber hinaus kann eine Datenschutzklausel Vereinbarungen zu Haftung und Freistellung enthalten. Schließlich ist die Person, die die Einwilligung eingeholt hat, gegenüber der einwilligenden Person verantwortlich. Macht der Drittanbieter einen Fehler mit den personenbezogenen Daten, muss die Person, die die Einwilligung eingeholt hat, den Schaden ersetzen. Das ist natürlich nicht optimal. Mit einer Freistellungsklausel vereinbaren Sie, dass der Drittanbieter – also derjenige, der den Fehler begangen hat – den gezahlten Schadenersatz zurückerstattet. Eine Freistellungsklausel kann sich beispielsweise auch auf Bußgelder der niederländischen Datenschutzbehörde beziehen.
Ausarbeitung einer Datenschutzklausel oder einer DSGVO-Klausel
Die Erstellung einer Datenschutzerklärung oder einer DSGVO-Klausel ist stets eine individuelle Angelegenheit. Es handelt sich um eine Klausel, für die es praktisch keine Standardvorgaben gibt. Faktoren wie die Art der verarbeiteten Daten, die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, die praktischen Gegebenheiten und der Zweck der Datenverarbeitung bestimmen den Inhalt einer Datenschutzerklärung oder einer DSGVO-Klausel. Da die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) die Einhaltung der Vorschriften streng überwacht und empfindliche Bußgelder verhängt und die Erstellung dieser Klausel besonders komplex ist, empfehlen wir Ihnen, dies einem Spezialisten zu überlassen. Wir unterstützen Sie bei allen Fragen zum Datenschutz und erstellen diese Klausel gerne für Sie.
