MKB Juristen entwirft individuelle Rechtsdokumente
Es empfiehlt sich, wichtige Verträge, Geschäftsbedingungen und andere juristische Dokumente nicht selbst zusammenzustellen oder zu kopieren. Wir unterstützen Unternehmer mit begrenztem Budget mit maßgeschneiderten Rechtslösungen, transparenten Kosten im Voraus und verständlichen Erklärungen.
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Ein Arbeitgeber darf Fehlzeiten erfassen, jedoch keine Daten über Art oder Ursache der Erkrankung – er darf diesbezüglich nicht einmal fragen. Es handelt sich hierbei um besondere (gesundheitsbezogene) personenbezogene Daten, die ausschließlich vom betriebsärztlichen Dienst oder dem Betriebsarzt verarbeitet werden dürfen. Ein Unternehmen, das Krankheiten, Beschwerden und Schmerzangaben erfasste (und diese unzureichend sicherte), wurde von der niederländischen Datenschutzbehörde mit einer Geldstrafe von 15.000 Euro belegt.
Die niederländische Datenschutzbehörde (AP) verhängte eine Geldstrafe gegen ein Wartungsunternehmen, das Gesundheitsdaten kranker Mitarbeiter erfasst hatte. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie überhaupt keine Abwesenheitsaufzeichnungen mehr führen dürfen – wir erläutern die Grenzen.
Was ist schiefgelaufen?
Das Unternehmen führte ein Abwesenheitsregister. Die Erfassung von Abwesenheiten ist zulässig, beispielsweise zur Wiedereingliederung oder zur Personalvertretung. Dieses Unternehmen ging jedoch weit darüber hinaus und dokumentierte auch die Abwesenheitsgründe: Krankheitsbezeichnungen, Schmerzangaben und konkrete Beschwerden. Hierbei handelt es sich um besondere personenbezogene Daten, die einem erhöhten Schutz unterliegen. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten und darf nur aufgrund einer gesetzlichen Ausnahme erfolgen – die hier nicht vorlag.
Tatsächlich verbietet das Datenschutzrecht Arbeitgebern, Informationen über Art und Grund von Krankmeldungen zu erfassen; sie dürfen nicht einmal danach fragen. Dies ist ausschließlich dem betriebsärztlichen Dienst oder dem Betriebsarzt gestattet. In sehr seltenen Ausnahmefällen kann eine Abweichung sinnvoll sein – beispielsweise die Dokumentation einer Epilepsieerkrankung, damit Kollegen im Falle eines Anfalls wissen, was zu tun ist –, doch dies ist die Ausnahme.
Besonders verwerflich: Die Registrierung war ohne Authentifizierung online zugänglich. Gerade sensible personenbezogene Daten müssen besonders sorgfältig geschützt werden. Laut AP reichen Benutzername und Passwort nicht aus; eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ist erforderlich. Die AP verhängte eine Geldbuße von 15.000 Euro.
Welche Abwesenheitsdaten dürfen Sie erfassen?
Die DSGVO erlaubt es Scope, notwendige Informationen anzufordern und aufzuzeichnen – Informationen, die erforderlich sind, um das weitere Vorgehen bei der Arbeit festzulegen:
- die geschätzte Dauer der Abwesenheit;
- die Adresse der Pflegeeinrichtung/des Wohnsitzes;
- eine Telefonnummer, unter der der Mitarbeiter erreichbar ist.
Nicht erforderlich (und daher nicht zulässig zu erfragen): Welche Krankheit jemand hat, welche Medikamente er einnimmt oder wie ein Unfall passiert ist. Wenn ein Mitarbeiter dies freiwillig mitteilt, dürfen Sie ihm zuhören, die Informationen jedoch nicht protokollieren. Nur in Ausnahmefällen, in denen die Diagnose unbedingt erforderlich ist, darf sie – unter Einhaltung der entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen – in die Personalakte aufgenommen werden.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich fragen, warum ein Mitarbeiter krank ist?
Nein. Sie dürfen weder nach Art und Ursache der Erkrankung fragen noch diese aufzeichnen. Dies ist ausschließlich dem betriebsärztlichen Dienst oder dem Betriebsarzt gestattet. Freiwillig mitgeteilte Informationen dürfen nicht aufgezeichnet werden.
Welche Abwesenheitsdaten darf ich speichern?
Nur notwendige Daten wie die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit, die Adresse der Pflegeeinrichtung und eine Telefonnummer. Nicht die Diagnose oder die Medikamenteneinnahme.
Wie schütze ich Gesundheitsdaten?
Seien Sie besonders vorsichtig. Benutzername und Passwort reichen nicht aus; die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfordert eine Multi-Faktor-Authentifizierung und entsprechende Zugriffsbeschränkungen.
Abwesenheitserfassung DSGVO-konform gestalten?
Die Datenschutz- und Arbeitsrechtsexperten von MKB Juristen unterstützen Sie bei der korrekten und sicheren Erfassung von Fehlzeiten. Informieren Sie sich über unsere Expertise im Bereich Datenschutz und Datensicherheit oder vereinbaren Sie ein Erstgespräch .
