Im Arbeitsalltag werden Verwarnungen naturgemäß häufiger ausgesprochen. Zum Beispiel, weil Mitarbeiter etwas schneller arbeiten müssen oder weil übermäßig lange Raucherpausen einfach nicht akzeptabel sind. Oft genügt ein erhobener Finger, um die Ordnung wiederherzustellen, und rechtlich hat dies keine Konsequenzen. Soll die Verwarnung jedoch disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen, ist eine offizielle Verwarnung unerlässlich.
Offizielle Warnung für Ihren Mitarbeiter
Eine offizielle Verwarnung ist nicht gesetzlich geregelt. Es gibt keine Vorschriften, die festlegen, wie die Verwarnung auszusprechen ist oder was das Verwarnungsschreiben enthalten muss. Aus Beweisgründen wird sie jedoch stets schriftlich erteilt. So kann die schriftliche Verwarnung auch der Personalakte hinzugefügt werden. Mit einer offiziellen Verwarnung kann ein Mitarbeiter aus verschiedenen Gründen ermahnt werden, beispielsweise wegen häufigen Zuspätkommens oder unangemessenen Verhaltens gegenüber einem Praktikanten.
Eine offizielle Verwarnung hat in der Regel keine weiteren Konsequenzen, außer im Falle eines wiederholten Verstoßes. Sie ermöglicht jedoch ein späteres Eingreifen. Mehrere offizielle Verwarnungen stärken zudem die Position im Falle einer Kündigung . Auch wenn es oft um eine Entweder-oder-Situation geht, in der zwischen einer Verwarnung und einer Disziplinarmaßnahme gewählt werden muss, können beide Maßnahmen grundsätzlich Hand in Hand gehen.
Inhalt der offiziellen Verwarnung an den Mitarbeiter
In jedem Fall ist es wichtig zu wissen, dass eine einzelne offizielle Verwarnung selten zu einer Kündigung . Andererseits gibt es keine Regel, die besagt, wann genügend Verwarnungen ausgesprochen wurden. Letztendlich kommt es immer auf die Umstände und somit auf den Inhalt des Verwarnungsschreibens an.
Daher ist es wichtig, dass Sie die Fakten sehr konkret schildern und genau angeben, was schiefgelaufen ist. Haben Sie diesbezüglich bereits eine Verwarnung ausgesprochen oder ein Gespräch ? Vermerken Sie diese Informationen ebenfalls im Verwarnungsschreiben. Notieren Sie stets das Datum des Vorfalls und das Versanddatum und verweisen Sie auf die relevanten Regelungen. Dies können gesetzliche Bestimmungen sein, aber selbstverständlich können Sie auch einfach auf das Mitarbeiterhandbuch oder das Internetprotokoll. Erwähnen Sie abschließend alle Sanktionen , die Sie gegebenenfalls ergreifen werden. Sie können Belege beifügen, dies ist jedoch nicht verpflichtend. In jedem Fall befinden Sie sich in einer starken Position, solange der Mitarbeiter die Fakten nicht schriftlich bestreitet.
Der Mitarbeiter kann auf eine offizielle Verwarnung reagieren
Es wäre natürlich unfair, bestimmte Vorwürfe mit einer offiziellen Verwarnung zu erheben, ohne dass der Mitarbeiter eine Gegendarstellung vorbringen kann. Daher kann der Mitarbeiter jederzeit schriftlich auf die Verwarnung antworten und seine Einwände darlegen. Dies stellt sicher, dass der Mitarbeiter nicht einseitig und zu seinem Nachteil beurteilt wird. Die Antwort des Mitarbeiters wird in der Personalakte vermerkt. Basierend auf dieser Antwort können Sie entscheiden, die Verwarnung ganz oder teilweise zurückzuziehen. Es ist durchaus möglich, dass der Mitarbeiter einen triftigen Grund für seine Verspätung vorbringen kann; in diesem Fall wäre eine offizielle Verwarnung möglicherweise zu streng.
Grundsätzlich steht es Ihnen frei, die Art der Zustellung der offiziellen Abmahnung selbst zu wählen. Es empfiehlt sich jedoch, den Empfang stets vom Mitarbeiter quittieren zu lassen. per Einschreiben Sollte der Mitarbeiter die Unterschrift verweigern, ist
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